SpeakUp® 沟通清单

勇敢发声并不容易。想让员工大胆指出不端行为,您需要建立信任。

怎么做? 保持简单、正向! 

如果您想尽早检测贵组织的不端行为,就应该鼓励员工发声。不要把事情搞得太复杂,或总是牵涉到法律。透明化。员工需要知道什么时候发声,如何发声,以及接下来会发生什么。

因此,当某个组织决定创建举报程序时,沟通是成功的关键因素。

SpeakUp 是不端行为举报平台,旨在促进员工与公司可信专业人士之间的真诚对话。

我们会分享多年以来积累的经验和最佳实践,从而帮助各个组织有效地交流举报事宜。

毫无疑问,每个组织都各不相同,所以您需要考虑适用于贵公司员工的措施。

清单

开始之前

  • 要认识到,发声并不容易……特别是在欧洲,由于其文化和历史背景,许多国家仍然认为要做到勇敢发声还“差很遠”。
  • 如果没有人知道自己可以发声,就不会有人发声……从海报到视频,乃至于贴在洗手间镜子上的镜子测试贴纸,这些都可以成为措施。所有措施皆有可能,但是必须要适用于贵组织中的员工。请想想您的沟通策略。为何不让沟通专家加入您的项目团队?

 

有效 SpeakUp 计划的基础

  • 告诉员工您为何希望他们勇敢发声:因为您关心员工,需要他们协力做正确的事情!
  • 确定受众,问您自己:您是只为您的员工服务,还是也想联系供应商和其他第三方?您的员工在办公室还是在现场工作?每个人都能上网或打电话吗?他们使用什么语言?
  • 清楚传达应该举报的内容。它涉及到违反行为准则的行为,所以要尽力举出具体例子,以便阐明应该报告哪些情况。
  • 现在做什么? 员工想知道他们什么时候能得到回复,谁将收到他们的信息,以及后续程序是如何运转的。让他们知道会发生什么(他们等待回复的时间不应超过 1 周)。保持透明,并表明所有举报都将由专门的团队慎重处理。
  • 如果员工不敢勇敢发声,SpeakUp 是报告重大案例的最后途径。因此,告知员工还可以选择其他的举报途径!与经理、人力资源部门或合规团队等谈话。用流程图或其他直观方式清晰地传达所有举报渠道
  • 营造安全感。告诉员工举报问题是安全的。他们甚至可以用 SpeakUp 匿名报告。不要让这个流程过多牵涉到法律问题,也不要将其复杂化。这样会吓跑举报人,他们可能根本不会举报。
  • 对了,还是不要忘记合法性……将重要信息囊括在您的 SpeakUp 政策中,例如关于举报人隐私权的信息——还有不要忘记被指控者的权利!否则,如果举报时居心不良,就无法进行调查。但请记住:大多数人都不会将“法律”挂在嘴边。如果员工害怕受到纪律处分或报复,他们就根本不会举报。

建立信任

  • 您想成为“揭发者”吗?很可能不想。在您的交流中,请完全避免使用“揭发”这个字眼。可以使用的措辞包括:不端行为举报、引发关注、诚信报告,当然还有(我们个人最喜欢的)勇敢发声!
  • 建立信任不是一朝一夕的事情。员工和供应商会不断发生变动。请考虑持续宣传计划
  • 如果出现问题,员工会发声,但您也需要修复破坏信任的行为

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