不使用监察员(ombudsman)的六个原因 — 以及一个完全合理地使用监察员的方式

某些公司会任命外部监察员来建立内部不当行为程序。做出这类安排时,他们通常旨在兼顾效率和专业案例处理能力。但是,尽管在理论上看起来不错,但这个模型的实际效果却很有限。以下是若干需要考虑的重要事项:

1:无法进行匿名报告

如果员工目睹公司不当行为并希望对此采取措施,此时,除了问心无愧之外,他们不会因为举报获得任何奖励。他们发声之后不仅得不到任何重要回报,还可能失去一切:表明身份可能会导致同事或管理层的报复,甚至被解雇。只有一种方法可以百分之百保住他们的职位:匿名举报。实际上,这是监察员无法提供的。他/她将亲自会见该员工,即便没有亲自见面,至少也会要求该员工透露身份。最初可能的确有保密承诺,但在遇到压力时,事情往往容易生变。如果公司面临的风险足够高,或者法律形势要求,则当事人可能不会遵守先前的保密承诺。员工们当然明白这个道理,或者至少会心存疑虑,因此,即便案件极其严重,即便他们提供的信息将大有价值,他们也仍然可能决定完全隐瞒此事。毕竟小心驶得万年船。

2:逐步建立信任几乎是不可能的

即使监察员确实提供匿名举报,并接受不表明身份人士的来电,日后他/她仍然没有合适的工具来回复信息提供者。除了最初的来电,不可能进行对话,也没有后续的沟通,这意味着监察员和来电者从最开始就陷入了极端的境地。事实上,员工需要从容并轻松地吐露他们所知道的信息。他们不希望承受压力。他们希望自主分享并掌控主动权。可能需要花些时间来培养披露全部真相所需要的信任感并逐步透露身份。极有可能需要更多的时间,而不是一次性、快速并注重结果的普通来电。

3:监察员的时间有限,这几乎对员工没有帮助

通常只有在办公时间才能联系到监察员,而员工恰恰希望避开这个时间。他们宁愿在下班后或周末去举报,以避开开放式办公室里近在咫尺的好奇同事。这些同事很可能会倾听他们的通话,或者可能会对避开他人并且未作解释的会谈感到好奇。再者,尽管外部监察员在其他地方办公,但这并不能让员工安心,如果该监察员碰巧也在律师事务所工作的话,则尤其如此。

4:其他障碍:联系律师事务所

“您说的任何话都可能在法庭上对您不利。” 普通员工在生活中难得和律师打交道,而且大多是出于不得已,或者至少是在不太顺利的情况下。尽管尊重法律职业,大多数人并不希望接触到律师,甚至可能不信任他们。我会因自己说的话而毁了自己吗?我说的所有话当真可能对我不利吗?律师到底在维护谁的利益?我这边还是公司那边?如果存在利益冲突会怎样?我的雇主会为了自身利益而不考虑我的利益,把我的信息传递给外部方吗?这些问题往往没有明确或令人欣慰的答案。因此,如果监察员碰巧在律师事务所工作,这也可能导致员工不愿迈出步伐。

5:外部职位意味着接触机会有限和更长的完成周期

与内部合规部门相比,外部监察员与公司是分开的,这不仅指办公地点,而且体现在对于公司的了解程度和人脉关系上。因此,尽管外部监察员具有高超的法律和合规技能,但可能无法详尽地了解公司以及公司文化、人员和流程,因此无法迅速有效地对案例采取行动。外部监察员不可能像内部法律或合规专业人员那样掌握情况。实际上,这意味着即便将举报和案例管理职能外包给第三方,监察员和客户公司之间也需要进行大量沟通。这可能会导致公司法律和合规人员耗费大量时间。由于这种额外的沟通,因而更难于根据严格的知情权来尽量限制案例知情者的数量。

6:难以提供世界一流的全球信息处理能力

通常,跨国公司会从律师事务所聘请监察员,并且该公司与该事务所在母国建立了良好的合作关系。然而大多数律师事务所(尽管不少号称国际连锁)都会尽力寻找本土的合作企业。换言之,在 A 国具备的良好人脉和顶尖人才几乎无法保证在 B 国、C 国或 D 国也部署有顶尖人才。在这些国家,其合作企业可能有其他优先事项,并可能只具备较少的专业知识。此外,大多数律师事务并非在世界上所有国家都设立代表。相反,他们在未直接经营业务的国家拥有数量各不相同的松散附属机构。显然,这增加了客户投入和服务质量的变数。再者,报告将以不同语言提交。每个国家都有自己的语言要求,而且每个国家实际提供的当地语言的质量和数量可能会增加这种变数。这是个重要因素,因为不端行为举报主要在当地子公司层面而不是在公司总部进行。因此,无论在世界的哪个角落,必须按照最高标准处理本地信息。在实践中,大多数申诉服务提供商都会发现很难做到这样。

有效地连接员工和监察员

考虑到所有这些因素,因此,与监察员合作的模式有时候并没有我们通常想象的那样容易,但合作还是可能的。

那就是确保监察员也可以访问匿名并且可靠的举报和通信系统。精心设计的 SpeakUp 可以覆盖全球,卻有地方化的联系方式以收集消息,并能够在随后酌情将其翻译为任何语言,然后(通过合规部或直接)转发给监察员。在这之后,监察员可以跟进部分或全部信息。向员工提供诚信专线并将其作为最初的切入点,这样就可以鼓励举报行为。此外,在规划员工和监察员之间的沟通过程时,应确保其使用便利、方便并且不会对员工构成威胁。监察员也将从这个系统中受益,因为它更便于与员工沟通,并为他提供了更好的案例管理方案。良好的本地监测可能也更有利于实现集中式案例处理,从而减少申诉服务提供商在各地设立当地办事处的需求。总而言之,部署合适的系统以后,便有可能利用监察员的优势,并在同时避免大多数常见的问题。您现在可能已经猜到了我们要推荐的系统!

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