不当行为举报计划的五个注意事项

我们的商业意识促使我们明白在做决定时,“经验”是非常可贵的。在建立不当行为举报系统和流程而之前,几乎毫无经验可谈。因此,在设置贵公司的流程时,请牢记以下“注意事项”

须知:确保首席执行官已发出不当行为举报流程的明确函件,以支持相关政策以及其背后的理由。

禁忌:无论首席执行官是否发出函件,不要假设员工会普遍支持该流程。在与业各务部门打交道时,需要无尽的重复和耐心,而最重要的则是灵活变通。

须知:确保有大量通讯电子邮件、传单、海报和互联网页面来支持该流程。涉及此事时,不存在过度曝光的问题。

禁忌:裁决或参与裁决投诉。建立举报信息交流所,让他们进行专业调查,然后按照您目前的惩戒流程审查调查结果。

成功举报不当行为的几个关键要素

须知:认识到贵企业拥有多元文化,鉴于文化惯例的差异,相比其他地区的投诉,某些地区的投诉可能会处理得更高效。接受这种多样性,除非您了解真相,否则不要公开要求高级管理层追究某些地区的低举报率。

禁忌:在流程的早期阶段,分析案例的结果或起源,或者,分析不端行为的可感“根本原因”。在开始分析之前,先对流程进行有效管理。

须知:雇用恰当人员来审查和与投诉者互动。处理原始举报的第三方公司是保证公正性的关键。收到投诉以后,必须立即进行适当的审查,以确定后续行动。履行该职能需要情商、商业知识和领导力。

禁忌:假设您可以在电子表格上管理流程。在启动流程时,要知道,从第一年到第二年,您收到的投诉会增加 50%(总投诉量)。妥善保存记录,从而确保注重数据保护和隐私问题。

须知:不管是在第一年还是第五年,都要根据调查结果不断审核和调整流程。积极寻求改进,并保持灵活变通。

禁忌:把初始投诉归类为“紧急”或“立即行动”,如果您没有遵循标签上的建议,这些标签就会在以后长期困扰您。应以相同的方式处理所有原始投诉。只有在启动调查并且了解到事实后,您才能正确分类,并酌情通知适当的管理层。

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