调查 SpeakUp 举报信息的 10 条建议

调查可能是很棘手的事情。调查中需要留意当事人的权利和安全,并平衡相互冲突的权利和利益。这是个复杂的过程,应该妥善并认真地处理。当调查被纳入 SpeakUp 计划中时,情况更是如此:保密性、安全性和可信度是任何合理开展的 SpeakUp 计划的重要支柱。管理不佳的调查可能会对该计划的声誉和有效性产生毁灭性的后果。

在这篇博客中,BLOCKINT 的独立调查顾问 Ludo Block 以及 People Intouch 的 SpeakUp 计划开发专家 Evita Slijper-Sips 为你提供了 10 条关键建议,你在为 SpeakUp 计划安排调查跟进工作时需要留意这些建议。

你即将启动 SpeakUp 计划,并准备接收信息。有些信息可能需要接受调查。那该怎么做呢?

  1. 做好准备

在启动 SpeakUp 计划之前,确保本组织也做好了充分的准备,以便处理可能需要接受调查的信息。准备工作首先要制定调查协议,该协议至少应确定:a) 调查者的权力和责任;b) 调查程序和方法;c) 相关人员的权利;d) 针对(个人)数据的访问权限;e) 记录保存;以及 f) 报告。马上就开始起草协议吧,因为你明天可能就需要用到。事到临头需要协议时,就没有时间去起草并与相关人员(诸如职工委员会)等协商了。另外,预先要摸清你可以派遣哪些调查员,这样你就知道该找谁了。这是必要的准备工作。

  1. 严格审查调查的必要性

在处理实际的 SpeakUp 举报事宜时,要三思而后行。调查并不能解决所有的举报事宜,甚至可能根本不是最佳解决办法。试着从举报人的角度来看待举报,真正困扰她或他的问题是什么,怎样的结果才会令人满意?在解决这个问题时,是否可以不拘泥于正规程序?有时候,人力资源专家与当事人进行推心置腹的谈话会比调查有用得多。换句话说:不要立即陷入调查员的思维模式,首先要注重与接触者建立信任。

  1. 安排快捷有效的初步评估过程

SpeakUp 计划中的调查环节的独特之处就在于它旨在保护举报人。因此,你越能尽快地核实和确定与 SpeakUp 举报内容相关的基本事实,就越能尽快地决定是否需要进行调查,这就会更好地保护提交 SpeakUp 举报信息的人员。在需要进行调查时,这些基本事实已经被核实过,因此,你可以迅速地开始调查,而无需进行不必要的讨论。

  1. 明确地制定调查的目的

如果针对已提交的 SpeakUp 举报信息进行初步评估以后决定对此事进行调查,则必须将这个决定记录在案,包括调查的理由、其核心问题以及目的。只有妥善制定的问题和任务才能为调查员提供完善的行动框架,这应该包括最终报告的目的。报告是仅供内部使用,还是可以用于法律行动?是否会或能否将报告提交给当局? 

  1. 最好的“举报”保护措施:完全不提及举报事宜是可能的

如果对收到的举报信息进行初步审查后,发现具体的证据能够支持 SpeakUp 举报信息,则可以考虑从这些证据本身着手来进行调查。谢绝举报人的参与能够最好地保护举报人。显然,需要与提交 SpeakUp 举报信息的人员讨论这种做法。

  1. 考虑由谁来进行调查

调查需要同时使用某些技能,然而,并不是每个人都具备这些技能。此外,并非所有案件都需要相同的技能组合或方法:#metoo 案件不能与欺诈案相提并论。尽管内部法律顾问、内部审计师和人力资源经理是执行调查的常见人选,但他们接受的培训或职位并不能保证他们确实具备所需的技能。

注意:如果你想让本组织的合规官员继续有效地促进合规性,则不建议让他们参与内部调查。

  1. 针对相关人员的谨慎责任

在大多数根据 SpeakUp 举报信息所开展的调查中,也有人员(或多人)不知何故就被指控犯下不法行为。目前社会上注重为举报者提供便利,这可能导致被告很快被推定为有罪。人们很快就会认为,如果举报人需要获得重重保护,那么他或她肯定有十足的证据。然而,组织不仅对举报人负有谨慎责任,当然也对被指控犯下不法行为的人员负有谨慎责任。

SpeakUp 的举报信息即使是出于善意,也未必就是真实和准确的。举报者在举报时可能观察有误或不够全面,甚至更常见的情况是,举报者可能将这些事实错误地认定为不法行为。

无罪推定是刑事司法中的重要原则,在调查涉嫌不法行为的自然人时,这项原则也应同等重要。因此,在确定了事实以后,被告人不仅应该有机会作出陈述(对指控作出回应),而且也有权对调查结果草案发表意见。以往的调查经验表明,只有将调查结果放在适当的背景下,完整的故事才会显示出其所有的细微差别。

  1. 外包还是不外包?

在决定是否将所举报事宜的调查工作外包给他人时,需要考虑到两个关键因素。第一个因素是潜在的利益冲突。如果举报信息中指控高级管理层成员存在不法行为,此时,组织应考虑到,由该管理层授权进行的内部调查是否会构成(他人眼中的)利益冲突。由监事会下令进行的外包调查可以避免这种(他人眼中的)冲突。

决定是否将调查外包给他人的第二个因素就是在数量和质量上体现出来的调查能力。并非每个组织都能具备内部调查资源,有时候聘用他人进行调查要有效得多。

但即便组织具备内部的调查资源,问题在于他们是否有能力调查各种不同的指控。处理职场骚扰与厘清腐败阴谋有很大的不同,这两种情况都需要专门的技能和经验。

  1. 限制分发最终报告

调查报告必然会包含相关人员的重要细节以及属于组织的专有信息。因此,应该事先与相关人员(包括提交 SpeakUp 举报信息的人员)沟通,阐明他们是否会收到完整的调查报告。提供 1 份总结信息,在其中详细介绍调查内容、关键调查成果以及组织采取了哪些行动来纠正和/或改善这种情况,就能够适当并充分地回复 SpeakUp 举报者了。制定明确的反馈准则有助于避免误解和管理预期。

  1. 慎重地考虑措辞

SpeakUp 计划旨在通过直言不讳的方式尽早建立透明度,从而可以尽早预防或发现道德不端行为。考虑到这个目的,因此必须提供让员工感到信任并鼓励他们直言不讳的环境。出于这个原因,我们建议你在沟通 SpeakUp 计划时不要使用法律术语、复杂的正规流程步骤、例外情况、复杂的范围限制、权利和义务,以及“告密者”等可怕的标签。在这种情况下,应考虑在你的沟通、计划、程序和后续工作中使用“调查”或“调查员”这种措辞是否合适。也许,“考察”、“事实认定”或“打听”等措辞比“调查”更符合你的组织(或国家)文化。

我们希望,你可以从以上建议着手,学习如何为你的 SpeakUp 计划安排调查跟进工作。我们明白,每个组织都各不相同,不同的司法管辖区可能需要遵守不同的方法和法律。如有任何其他问题,请随时联系作者。请联系 Evita (evitasips@peopleintouch.com),以便解答你在制定和实施 SpeakUp 计划方面的所有问题;请联系 Ludo (BLOCKINT.nl) ,以便解答与调查有关的所有问题(协议、培训、支持和实际调查)。

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