实施《欧盟举报指令》时的实际难题

第 3 部分- 针对总法律顾问和首席合规官的要求

在本系列三篇博客的第 1 部分第 2 部分中,我们查阅了新的《欧盟举报指令》(EU 2019/1937)(“《指令》”或“EUWBD”)发生了哪些变化,以及哪些内容仍然保持不变。我们还查看了举报者在该《指令》下应该采取的行为。

下面我们将稍稍更深入地探讨,为了满足该《指令》要求,总法律顾问和首席合规官需要采取哪些行动。我们还将概述必要的实用后续措施,以便满足该《指令》的要求。

总法律顾问和首席合规官的创造力

法律与合规部门将会认同该《指令》内容的明确性,并将能够看到它所提供的若干优势。

该《指令》允许首先进行内部举报。这不是强制性要求,但成员国有责任“鼓励”这样做(第 7(2) 条)。这就是承认,最好往往由组织自身来处理投诉,并尽可能接触到相关问题。我希望当局能够勇敢地退回那些未经内部程序充分处理的案件,假设问题可以在内部得以解决。简而言之,在当局参与之前,在公众监督之前,我们就应有明确的机会来妥善地处理相关问题。鉴于成员国尚未详细说明他们将如何实施该《指令》,目前还不清楚此事具体会如何发展。

各个组织必须在七天以内“确认”收到举报信息(第 9(1)(b) 条),然后在相对较短的时间(三个月)内向举报人“提供反馈”(第 9(1)(f) 条)。这对于大多数问题来说是可行的,但对于复杂的案件来说却短得离谱,因为复杂的案件可能需要用心处理 1 年以上才能取得成果。即便“反馈”仅仅意味着与举报人“保持联系”,进行这种沟通时也需要异常谨慎。

该《指令》背后的所有努力,可能都是针对复杂的案件,而不是那些只需要简单处理的普通举报。旁观者不得不承认“反馈”这个措辞背后的灵活性,以及它包含的“设想的行动”(第 5(13) 条)。

总法律顾问和首席合规官需要继续发挥创造力,在业务过程中自然地揭露问题。也许可以通过定期审计、审查或风险评估等其他方法,在不暴露举报人身份(甚至不暴露已有人举报的事实)的情况下来确定调查结果并进行处理。

总法律顾问和首席合规官也需要发挥创造力,确保问责制仍然有效,以便最好地处理问题。要想让管理者更好地利用案件处理工具或集中的合规资源,在行政管理方面而言确实具有挑战性,但如果我们真心想要记录并妥善处理组织中出现的所有案件,可能就需要这样做。

在文化上,我们需要员工与管理者共同处理问题,而不是把问题闹大。当然,如果由于管理者表现不佳或因为事情太大而无法妥善处理,导致本地应付不了压力,则应具有释放压力的渠道。要培养管理人员学会处理问题,这仍旧应该是合规团队的重点工作。

接下来怎么办?

各个组织需要根据自己的情况、风险和需求来评估该《指令》。我们认为以下几个例子属于重点工作:

  • 基本要求
    • 确保贵方拥有恰当的不端行为举报系统。不要害怕改变系统,这种体验可能会带来自由。采取足够的努力来满足该《指令》的要求,并考虑是否需要更上层楼,例如根据贵组织在未来可能需要的东西。
  • 治理与政策
    • 通过政策将“具体细节”正式落实到位,并确保你的系统与这些决策相符。
    • 需要围绕复杂的问题进行讨论,例如:匿名、举报人和主体(被告)的权利、保护举报人免遭报复的正式步骤、数据保护措施以及与其他法律要求的张力。应该制定清晰透明的程序,以便将问题上报给管理层、首席执行官、审计委员会和董事会。
    • 确保尽早协调,以免出现意外,这些意外也许会出现在紧张的调查过程中。应尽早决定责任归属和问责制。
    • 从战略上考虑自我保护问题。你何时需要保护自己的组织?诽谤是举报的反面——你何时需要采取立场?何时采取立场会让你失去善意?
    • 就像所有的政策,需要采取控制措施来确保它们按照预期的方式运行。在合规控制框架中,可以增加哪些内容?考虑上报、审批、职责分离等。你还可以确保沟通团队积极地监测公共领域新出现的案例。
  • 合作
    • 让重要人员参与举报过程和不报复政策的各个环节。与贵组织的所有领导和管理人员、人力资源部门、数据保护官、工作委员会和工会密切合作。让员工与其代表参与到讨论中来,这也许是解决问题的最有效手段。
  • 宣传
    • 培训项目应包括该《指令》的详细信息,该《指令》针对应提供哪些信息具备很强的规范性。
    • 同样,沟通项目也应满足正式要求,并可能需要根据贵组织的独特文化和风险采取额外的努力。
    • 针对执行管理层(或会承受风险的职能部门)等主要群体,困境培训可以真正让人们思考未来的挑战。
  • 以往案例
    • 该《指令》不具有追溯力,但人们可能会看到,有可能会牵涉到以往的案例(第 4.2 条允许举报过去的工作关系)。你需要确保,即便在过去,你也将事情处理得很可靠,很缜密。
    • 根据该《指令》审查以往的重要案件可能有助于提前防范此类风险。
  • 观察
    • 上述内容存在若干不确定因素,显然需要进行研究和观察。
    • 同样不明朗的是,国家措施是否会(或已经)比该《指令》更加严格。英国的独特地位也有待观察。
    • 数据保护措施和举报人权利之间的紧张关系在某些司法辖区显得比其他司法辖区更为强烈。
    • 某些人认为另一项法规(即《通用数据保护条例》)过于乐观、不切实际、并且在部分程度上无法执行。《数据处理协议》充斥着大量无用的信息,没有资源来解决所有的问题。除非得到很好的实施和执行,否则该《指令》可能面临同样的指责。
    • 判例法有待完善,并需要指导该《指令》的实际运用情况。针对执行情况尤其如此,有待通过处罚来看到它的威慑力。

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