Sex anledningar till varför du inte vill använda en ombudsman – och ett sätt att använda honom/henne som är fullständigt logiskt

Vissa företag anställer en extern ombudsman som ett sätt att etablera den interna rutinen för oegentligheter. Genom att organisera sig själva på det här sättet försöker de kombinera effektivitet och professionell ärendehantering. Men även om det ser bra ut på papper har modellen begränsad effektivitet i praktiken. Här är vissa saker att ta i beaktande:

1: Anonym rapportering är inte möjlig

Medarbetare som bevittnar oegentligheter på företaget och vill att man gör någonting åt det får ingen annan belöning än ett rent samvete. De tjänar inget annat på att lämna uppgifter och har möjligen allt att förlora på det: om de identifieras kan det leda till hämnd från kollegor eller chefer – och i värsta fall avsked. Det finns bara ett sätt att säkra deras position på: anonym rapportering. Detta kan en ombudsman inte erbjuda i praktiken. Han eller hon kommer att träffa medarbetaren personligen, eller åtminstone kräva att personen ger sig själv till känna. Ja, det kan finnas ett initialt löfte om konfidentialitet, men saker tenderar att bli osäkra under press. Om tillräckligt mycket står på spel för företaget eller om den rättsliga situationen kräver det är det inte säkert att ett löfte om konfidentialitet hålls. Medarbetare är smarta nog att lista ut detta, eller åtminstone misstänka att det förhåller sig på det viset, och kan därför bestämma sig för att inte rapportera, även om fallen är väldigt allvarliga och deras uppgifter kan få avgörande betydelse. Bäst att ta det säkra för det osäkra, trots allt.

2: Att gradvis bygga upp ett förtroende är praktiskt taget omöjligt

Även om ombudsmannen erbjuder anonym rapportering och tar emot samtal från personer som inte identifierar sig själva har han/hon fortfarande inte något verktyg på plats för att kontakta budbäraren vid ett senare tillfälle. Det kommer inte att finnas någon möjlighet till dialog efter det första samtalet och ingen uppföljande kommunikation, vilket innebär att både ombudsmannen och den som ringer är fast i en allt eller inget-situation från början. I praktiken behöver medarbetare tid och lugn och ro för att berätta allt de vet. De vill inte bli satta under press. De delar vad de vill, när de vill – de vill känna att de har kontroll. Det kan ta lite tid att utveckla förtroendet som krävs för att avslöja allt och möjligen gå miste om anonymitet. Sannolikt mer tid än ett enstaka, snabbt och resultatorienterat samtal kan erbjuda.

3: Begränsad tillgänglighet till ombudsmannen ger lite trygghetskänsla

Den typiska ombudsmannen kan nås under arbetstid, vilket är precis den tid på dagen som medarbetare vill undvika. Han eller hon vill hellre checka in efter arbetstid, eller under helgen, i syfte att undvika nyfikna kollegor som bara är några steg bort i det öppna kontorslandskapet. Dessa kollegor kan mycket väl försöka lyssna på hans eller hennes samtal eller bli nyfikna på hemliga möten som de inte är inbjudna till. Dessutom inger det faktum att ombudsmannen finns någon annanstans föga trygghet, särskilt om ombudsmannen även arbetar för en advokatbyrå.

4: Ytterligare en barriär: kontakta en advokatbyrå

”Allt du säger kan och kommer att användas mot dig vid en rättegång”. Den genomsnittliga medarbetaren har på sin höjd att göra med en advokat några gånger i livet, och oftast för att de måste, eller åtminstone under omständigheter som är allt annat än ideala. All respekt för rättsyrket, men de flesta människor ser inte fram emot att vara i kontakt med advokater och kanske även misstror dem. Kan jag råka illa ut för allt jag säger? Kan verkligen allt jag säger användas mot mig? Vems sida står advokaten på, egentligen? Min sida eller företagets? Vad händer om det uppstår en intressekonflikt? Kommer min arbetsgivare att vidarebefordra mitt meddelande till en extern part efter eget intresse, snarare än mitt? Ofta finns det inga tydliga eller betryggande svar på de här frågorna. Om det visar sig att ombudsmannen arbetar för en advokatbyrå kan det vara ytterligare en anledning för medarbetare att inte berätta.

5: En utomstående position innebär begränsad räckvidd och längre ledtider

Den externa ombudsmannen finns utanför företaget, både rent fysiskt men även vad gäller företagets affärskunskap och personkännedom, vilket inte är fallet med en intern efterlevnadsavdelning. Så även om han eller hon kan sin sak vad gäller det rättsliga och efterlevnad saknar en extern ombudsman insikt i företaget och den förståelse för kultur, personer och processer som krävs för att agera snabbt och effektivt när ett ärende dyker upp. Han eller hon kan inte ha samma koll på situationen som en som arbetar med rättsliga frågor och efterlevnad på företaget. I praktiken betyder detta att även om rapporterings- och ärendehanteringsfunktioner har lagts ut på entreprenad kommer det krävas en hel del kommunikation mellan ombudsmannen och kundens företag. En trolig följd av detta är tidskrävande inblandning från medarbetare som hanterar rättsliga frågor och efterlevnad på företaget. Det här extra lagret av kommunikation gör det svårare att minimera antalet personer som får kännedom om ärendet på en strikt vid behov-basis.

6: Svårt att erbjuda högklassig hantering av meddelanden världen över

Vanligtvis hyr ett multinationellt företag in en ombudsman från en advokatbyrå med vilken det har goda kontakter på partnernivå i sitt hemland. Men de flesta advokatbyråerna, även om de är en del av internationella kedjor, har partnersamarbeten med inrikesfokus. Med andra ord innebär goda kontakter och duktiga medarbetare i land A ingen försäkran om att duktiga medarbetare kommer att arbeta med ett ärende i land B, C eller D. I dessa länder kan partnersamarbetet ha andra prioriteringar, vilket eventuellt leder till att mindre expertis är tillgänglig. Därtill har de flesta advokatbyråerna inte representanter i alla länder. Istället har de ett varierande antal lösa dotterbolag i länder där de inte bedriver verksamhet själva. Detta påverkar naturligtvis kundengagemanget och tjänstekvaliteten. Dessutom skickas rapporter in på flera olika språk. Varje land kommer att ha sina egna språkkrav, och kvaliteten och kvantiteten för lokala språkalternativ som faktiskt erbjuds per land påverkar också. Detta är en viktig faktor med tanke på att rapportering av oegentligheter oftast görs hos det lokala dotterbolaget snarare än på företagets huvudkontor. Det är därför av största vikt att den lokala meddelandehanteringen håller högsta standard, oavsett var i världen det är. I praktiken kommer flera företag som tillhandahåller ombudsmän få svårt att leverera detta.

Effektivt förena medarbetare och ombudsman

Kort sagt så är det inte alltid enkelt att arbeta med ombudsmanmodellen, men det kan göras.

Det bästa sättet är att tillhandahålla en förbindelse med ett lättåtkomligt, anonymt och tillförlitligt rapporterings- och kommunikationssystem. En välutformad SpeakUp-linje med global räckvidd och en lokal touch kan användas för att samla in meddelanden, vilka sedan kan översättas till valfritt språk vid behov och sedan lämnas (antingen via efterlevnadsavdelningen eller direkt) till ombudsmannen. Sedan kan ombudsmannen följa upp vissa, eller alla, meddelanden. Genom att erbjuda medarbetaren en integritetslinje som första ingång kan rapportering uppmuntras. Dessutom kan kommunikationsprocessen mellan medarbetare och ombudsman struktureras på ett sätt som är åtkomligt, smidigt och tryggt för medarbetaren. Ombudsmannen drar också nytta av systemet eftersom det förenklar kommunikationen med medarbetaren och tillhandahåller honom eller henne bättre alternativ för ärendehantering. God lokal upptäckt kan också göra centraliserad ärendehantering mer användbar genom att minska behovet av en lokala närvaro av ombudsmän överallt. Med rätt system på plats är det möjligt att dra nytta av fördelarna med en ombudsman och samtidigt undvika de vanligaste fallgroparna. Du kanske har gissat vilket system vi rekommenderar vid det här laget.

Prata med våra experter

Vill du lära dig mer, diskutera idéer eller dela åsikter?

Kontakta oss

Share this page