Kommunikationschecklista för SpeakUp®

Det är inte lätt att lämna känsliga uppgifter. Om du vill att dina medarbetare ska lämna uppgifter när de upptäcker oegentligheter måste du skapa förtroende.

Hur? Håll det enkelt och positivt! 

Om du vill upptäcka oegentligheter i din organisation så tidigt som möjligt måste personer känna sig bekväma med att lämna uppgifter. Gör inte saker och ting mer komplicerade än nödvändigt eller för rättsligt betungande. Var transparent. Personer behöver veta när och hur de ska lämna uppgifter samt vad som händer efter det.

Därför är kommunikation en viktig del när organisationer bestämmer sig för att skapa en rutin för att lämna uppgifter.

SpeakUp är en plattform för uppgiftslämning och är utformad för att möjliggöra en dialog mellan medarbetare och tillförlitliga yrkesverksamma på företaget.

Vi hjälper organisationer att kommunicera kring SpeakUp på ett effektivt sätt genom att dela erfarenhet och bästa praxis som vi samlat på oss under åren.

En sak är säker: varje organisation är unik och du måste komma fram till vad som fungerar för dina medarbetare.

Checklista

Innan vi börjar

  • Ha förståelse för att det inte är lätt att lämna uppgifter. Särskilt i Europa med dess kulturella och historiska bakgrund. Det finns många länder där man helt enkelt fortfarande inte säger ifrån.
  • Ingen kommer heller lämna uppgifter om de inte vet att de kan det. För att motverka detta kan man till exempel använda affischer och videor eller sätta upp klistermärken på badrumsspeglar. Möjligheterna är många, men metoden måste fungera för personerna i din organisation. Tänk på din kommunikationsstrategi. Varför inte involvera en kommunikationsspecialist i ditt projektteam?

 

Grunderna i effektiva SpeakUp-program

  • Informera personer om varför du vill att de ska lämna uppgifter: för att du bryr dig om dina medarbetare och behöver deras hjälp för att göra det rätta.
  • Bestäm vem du riktar dig till. Fråga dig själv följande: riktar du dig bara till dina medarbetare, eller vill du även nå leverantörer och andra tredjeparter? Arbetar dina medarbetare på ett kontor eller på anläggningen? Har alla tillgång till internet eller telefon? Vilka språk talar de?
  • Kommunicera vad som ska rapporteras på ett tydligt sätt. Det handlar om överträdelser av din uppförandekod så försök att ge specifika exempel på situationer som ska rapporteras.
  • Vad nu? Personer vill veta när de kan förvänta sig ett svar, vem som får deras meddelande och hur uppföljningsrutinen ser ut. Informera dem om vad de kan förvänta sig (och låt dem inte vänta på ditt svar längre än en vecka). Var transparent och visa att alla rapporter som görs hanteras seriöst av ett särskilt team.
  • SpeakUp är ett verktyg som fungerar som en sista utväg för att rapportera allvarliga fall om medarbetare inte känner sig bekväma med att lämna uppgifter på annat sätt. Så informera medarbetare om andra sätt att rapportera också. Prata med chefen, HR-avdelningen eller teamet för efterlevnad osv. Informera om alla rapporteringskanaler på ett tydligt sätt med ett flödesdiagram eller annan grafik.
  • Tillhandahåll trygghet. Informera personer om att det är säkert att rapportera något som bekymrar. De kan till och med rapportera anonymt med SpeakUp. Gör inte saker och ting för rättsligt betungande eller mer komplicerade än nödvändigt. Detta skrämmer bort uppgiftslämnare och kan göra så att de inte rapporterar alls.
  • Okej, låt oss inte glömma det rättsliga helt … Inkludera viktig information i din SpeakUp-policy, t.ex. information om uppgiftslämnarens sekretessrättigheter, och glöm inte den anklagades rättigheter. Eller att rapporter inte kan utredas om de lämnats mot bättre vetande. Men ha detta i åtanke: de flesta pratar inte lagspråk. Om medarbetare är rädda för disciplinära åtgärder eller hämnd kommer de inte att rapportera.

Skapa förtroende

  • Vill du vara en ”visselblåsare”? Förmodligen inte. Undvik termen ”visselblåsning” helt och hållet i din kommunikation. Några alternativ är: rapportering av oegentligheter, ta upp misstankar, integritetsrapportering och självklart (vår personliga favorit) lämna uppgifter.
  • Det går inte att skapa förtroende över en natt. Medarbetare och leverantörer kommer och går. Fundera kring en kontinuerlig medvetenhetsplan.
  • Medarbetare lämnar uppgifter om något är fel, vilket innebär att du måste återställa förtroendet efteråt.

Prata med våra experter

Vill du lära dig mer, diskutera idéer eller dela åsikter?

Kontakta oss

Share this page