10 tips när du utreder SpeakUp-rapporter

Det kan vara svårt att utreda. Att hantera de inblandades rättigheter och säkerhet i en utredning och balansera konkurrerande rättigheter och intressen är en invecklad process som bör hanteras proportionellt och noggrant. Det gäller i synnerhet när utredningar genomförs som en del av ditt SpeakUp-program: konfidentialitet, säkerhet och tillförlitlighet är oumbärliga i alla fungerande SpeakUp-program. Endast bristfälligt hanterade utredningar kan påverka programmets rykte och funktion negativt.

I den här bloggen tillhandahåller Ludo Block, en oberoende utredningskonsult på BLOCKINT, och Evita Slijper-Sips från People Intouch, specialist på att utforma SpeakUp-program, tio viktiga tips för hur du kan organisering uppföljning av utredningar för ditt SpeakUp-program.

Du är på väg att lansera ditt SpeakUp-program och redo att ta emot information. En del information kan kräva en utredning. Vad ska du tänka på?

  1. Var förberedd

Se till att organisationen är väl förberedd om information kommer fram som kräver en utredning innan du sjösätter ditt SpeakUp-program. Förberedelserna börjar med ett utredningsprotokoll som minst, definierar a) auktoritet och ansvar för utredningen, b) utreder procedurer och metoder, c) rättigheter för inblandade, d) åtkomst till (person)uppgifter, e) registerhållning och f) rapportering. Utforma ett protokoll redan idag, du kan behöva det imorgon. Tänk på att det tar tid att utforma det och få det godkänt av till exempel en företagsnämnd. Det är också nödvändigt att på förhand kartlägga potentiella utredare, så att du vet vem du ska ringa.

  1. Granska behovet av en utredning noggrant

När du arbetar med en SpeakUp-rapport är det viktigt att du tänker igenom allt innan du drar slutsatser. En utredning är inte svaret på alla rapporter och kanske inte ens det bästa svaret alls. Försök att se rapporten utifrån uppgiftslämnarens perspektiv; vad är det egentligen som stör personen och vad hade varit ett önskvärt resultat? Är det möjligt att lösa problemet utan att fasta i formella procedurer? Ibland kan ett genuint och ärligt samtal mellan en HR-representant och berörda individer vara värdefullare än en utredning. Med andra ord: fokusera först på att bygga upp tillit med personen som lämnar uppgifter, innan du antar utredarrollen.

  1. Organisera en lämplig och effektiv första bedömningsprocess

Målet att skydda visselblåsaren är unikt för utredningar inom SpeakUp-programmet. Så ju snabbare du kan identifiera och bekräfta grundläggande fakta i SpeakUp-rapporten, desto snabbare kan du fatta ett beslut om en utredning är berättigad, vilket stärker skyddet för personen som lämnade in SpeakUp-rapporten. När en utredning är berättigad har grundläggande fakta redan bekräftats vilket gör att utredningen kan påbörjas snabbt utan onödig diskussion.

  1. Ange målet med en utredning på ett tydligt sätt

När den preliminära bedömningen av en inlämnad SpeakUp-rapport resulterar i ett beslut om att utreda är det viktigt att dokumentera beslutet, tillsammans med anledningarna och utredningens huvudfrågeställning och mål. En välformulerad frågeställning och uppgift krävs för att ge utredaren något att arbeta efter och detta ska omfatta syftet med den eventuella rapporten. Är rapporten endast för internt bruk eller kan den användas för rättsliga åtgärder? Kommer eller kan den skickas till myndigheterna?

  1. Det ultimata ”visselblåsarskyddet”: det är möjligt att ta bort referenser i en visselblåsningsrapport

Om en preliminär granskning av en mottagen rapport leder till konkreta bevis som stödjer SpeakUp-rapporten kan du överväga att använda bevisen som startpunkt för utredningen. Det ultimata skyddet för visselblåsaren är att hålla hon/han utanför. Men beslutet måste diskuteras med personen som lämnade in SpeakUp-rapporten.

  1. Betänk vem som utreder

En utredning kräver en uppsättning färdigheter som kanske inte alla har. Olika fall kräver olika färdigheter eller tillvägagångssätt: ett #metoo-fall kan till exempel inte jämföras med ett bedrägeri. Utredningar bedrivs oftast av en intern jurist, revisor och HR-chefen, men det finns inget som garanterar att dessa personer har färdigheterna som krävs. Vi rekommenderar att du involverar organisationens efterlevnadsansvarig(a) i interna utredningar om du vill att de ska främja efterlevnad på ett effektivt sätt.

  1. Omsorgsplikt gentemot inblandade

I de flesta utredningarna som baseras på en SpeakUp-rapport finns det personer involverade som anklagas för oegentligheter. Strömningen i samhället till stöd för visselblåsare kan även leda till en situation där anklagade personer snabbt antas vara skyldiga. Personer som ser en visselblåsare få så mycket skydd antar snabbt att han eller hon måste ha rätt. Men organisationen har inte bara en omsorgsplikt gentemot visselblåsaren; även personerna som anklagas för oegentligheter måste skyddas.

SpeakUp-rapporter, även om de lämnas i god tro, är inte alltid sanna och korrekta. De fakta som rapporteras kan ha observerats på ett felaktigt sätt eller så kan de vara tagna ur sitt sammanhang – och ännu vanligare – den som lämnade in rapporten kan ha feltolkat saker.

Oskuldspresumtionen är en viktig princip inom straffrätt och ska vara lika viktig i alla utredningar där personer misstänks för oegentligheter. När fakta har fastställts ska den anklagade få en möjlighet att inte bara lämna en redogörelse (svara på anklagelserna) utan även lämna kommentarer kring fynden. Erfarenhet från tidigare utredningar visar att hela berättelsen avslöjas först när fynden placeras i rätt sammanhang.

  1. Lägga ut på entreprenad eller inte?

Två saker är avgörande för huruvida en rapportutredning ska läggas ut på entreprenad eller inte. Den första är potentiella intressekonflikter. Om medlemmar av företagsledningen anklagas för oegentligheter i en rapport ska organisationen överväga om en intern utredning under samma ledning innebär en intressekonflikt. Med en utredning som läggs ut på entreprenad och som beställs av tillsynsmyndigheten kan man undvika en sådan förmodad konflikt.

Den andra delen för huruvida en utredning ska läggas ut på entreprenad eller inte är tillgången på utredningskapacitet, både vad gäller lämpliga personer och resurser. Alla organisationer har inte möjlighet till interna utredningsresurser, ibland är det effektivare att ha utredningskapacitet efter behov.

Men även om organisationen har intern utredningskapacitet är frågan huruvida de klarar av att utreda olika typer av anklagelser. Det är stor skillnad på att utreda trakasserier och att nysta upp ett korruptionsbedrägeri, och de kräver olika färdigheter och kunskap.

  1. Begränsa rörligheten för slutrapporten

Utredningsrapporter innehåller till sin natur betydande uppgifter om inblandade personer samt skyddad information som tillhör organisationen. Det är rimligt att på förhand informera de inblandade, inklusive personen som lämnade in en SpeakUp-rapport, om huruvida de kommer att få ta del av den fullständiga utredningsrapporten eller inte. En sammanfattning som detaljerar vad som utretts, vilka de viktigaste fynden var, och vilka åtgärder organisationen har vidtagit för att korrigera och/eller förbättra situationen kan vara en fullt tillräcklig form av feedback till den som lämnat in SpeakUp-rapporten. Tydliga feedbackriktlinjer kan hjälpa till att undvika missförstånd och hantera förväntningar.

  1. Fundera kring lämpliga ordval

Syftet med ett SpeakUp-program är att skapa tidig insyn genom uppgiftslämning så att etiska oegentligheter kan förhindras eller upptäckas så tidigt som möjligt. Med detta i åtanke är det extremt viktigt att erbjuda en miljö som dina medarbetare känner förtroende för och som bjuder in till att lämna uppgifter. Av den här anledningen råder vi dig att inte använda juridiska termer, komplicerade formella processteg, undantag, komplicerade omfattningsbegränsningar, rättigheter och skyldigheter och avskräckande beteckningar som ”visselblåsare” när du pratar om SpeakUp-programmet. Fundera kring om termen ”utredning” eller ”utredare” är lämplig i kommunikation, program, procedurer och uppföljning. Kanske en term som ”undersökning”, ”faktaletande” eller ”förfrågan” är bättre än ”utredning” i din organisation eller i din kulturella kontext.

Vi hoppas att tipsen ovan ger dig en grund för hur du kan följa upp utredningar för ditt SpeakUp-program. Vi förstår att ingen organisation är den andra lik och att olika områden kan kräva olika tillvägagångssätt och olika lagar att följa. Kontakta gärna oss författare om du har frågor. Kontakta Evita (evitasips@peopleintouch.com) för frågor som rör introduktion och organisering av ditt SpeakUp-program och Ludo (BLOCKINT.nl) för frågor som rör allt som hör till utredningarna (protokoll, utbildning, support och faktiska utredningar).

Prata med våra experter

Vill du lära dig mer, diskutera idéer eller dela åsikter?

Kontakta oss

Share this page