Lista de verificação de comunicação SpeakUp®

Fazer denúncias nem sempre é fácil. Se quer que as pessoas denunciem casos de má conduta, necessita de criar confiança.

Como? Mantenha tudo simples e positivo! 

Se pretende detetar casos de má conduta na sua organização na fase mais precoce possível, as pessoas devem sentir-se encorajadas a falar. Não complique demasiado as coisas nem as torne muito jurídicas. Seja transparente. As pessoas têm de saber quando e como devem falar e o que acontece em seguida.

É por isso que a comunicação é um elemento-chave no sucesso das organizações que decidem implementar um processo de denúncia.

SpeakUp é uma plataforma de denúncia de infrações, concebida para mediar um diálogo real entre os colaboradores e profissionais fiáveis da empresa.

Ajudamos as organizações a comunicar eficazmente sobre SpeakUp, ao partilharmos a nossa experiência e as melhores práticas que vimos a desenvolver há anos.

Uma coisa é certa: todas as organizações são diferentes e é necessário refletir sobre o que funcionará melhor para a sua equipa.

Lista de verificação

Antes de começarmos

  • Reconheça que fazer uma denúncia não é fácil. Principalmente, na Europa, devido ao histórico cultural e histórico, existem muitos países em que denunciar alguém é algo que «não se faz».
  • Ninguém irá denunciar se não souberem que têm essa possibilidade. Desde pósteres a vídeos ou mesmo autocolantes do teste do espelho que podem aliás ser mesmo colocados nos espelhos das casas de banho. Tudo é possível, mas tem de funcionar bem para as pessoas na sua organização. Pense na sua estratégia de comunicação. Por que não envolve um especialista em comunicação na sua equipa de projeto?

 

Fundamentos de programas SpeakUp eficazes

  • Diga às pessoas o motivo por que quer que elas denunciem: porque se preocupa com as suas pessoas e precisa da ajuda delas para fazer o que está certo!
  • Determine o seu público Pergunte a si mesmo: está a servir apenas os seus colaboradores ou quer também abranger fornecedores e outros intervenientes? Os seus colaboradores trabalham num escritório ou noutro local? Todos têm acesso a Internet e telefone? Que idioma falam?
  • Comunique claramente o que deve ser denunciado. Trata-se de infrações ao seu código de conduta, por isso, tente dar exemplos específicos de situações que devem ser denunciadas.
  • E agora? As pessoas querem saber quando podem esperar uma resposta, quem recebe a sua mensagem e como funcionam os procedimentos seguintes. Diga-lhes o que podem esperar (e não os deixe à espera de resposta durante mais de uma semana). Seja transparente e mostre que qualquer denúncia feita será tratada com seriedade por uma equipa dedicada.
  • SpeakUp é uma ferramenta de último recurso para reportar casos graves que as pessoas não se sentem à vontade para fazer de outra forma. Por isso, informe as pessoas sobre as outras opções que podem utilizar para fazer denúncias: falar com o superior hierárquico, o departamento de RH ou a equipa de conformidade, etc. Comunique claramente todos os canais de denúncia com um gráfico ou outro auxílio visual.
  • Providencie conforto. Informe as pessoas de que é seguro fazer uma denúncia. É inclusivamente possível fazer denúncias anónimas com o SpeakUp. Não torne as coisas demasiado jurídicas nem as complique demasiado. Isto demoverá os denunciantes, sendo possível que nem sequer cheguem a fazer a denúncia.
  • E não esqueçamos o aspeto legal. Inclua informações importantes na sua política SpeakUp como, por exemplo, acerca dos direitos do anunciante à privacidade e não se esqueça dos direitos dos acusados. Inclua também a informação de que as denúncias não serão investigadas se forem feitas em má fé. Mas tenha em consideração que a maioria das pessoas não percebe linguagem jurídica. Se as pessoas temerem medidas disciplinares ou retaliação, simplesmente, não irão fazer denúncias.

Criar confiança

  • Quer ser um «denunciante»? Provavelmente, não. Evite o termo «denunciante» na sua comunicação. Em alternativa, use: reportar má conduta, manifestar preocupações, relatórios de integridade e, claro (o nosso favorito), falar livremente.
  • A criação de confiança não acontece de um momento para o outro. Os colaboradores e fornecedores vão sendo alterados. Pense em criar um plano de consciencialização constante.
  • As pessoas falam livremente quando algo não está correto, por isso, necessita também de restaurar essa quebra de confiança!

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