Desafios práticos na implementação da Diretiva da UE relativa à denúncia de infrações

Parte 3 – Requisitos para consultores gerais e diretores de conformidade

Na parte 1 e parte 2 desta série de três artigos de blogue, analisámos o que mudou (e o que não mudou) com a nova Diretiva da UE relativa à denúncia de infrações (EU 2019/1937) (a «Diretiva»). Analisámos também os comportamentos que se esperam dos denunciantes à luz da diretiva.

Neste artigo, vamos analisar as ações necessárias por parte dos consultores gerais e dos diretores de conformidade para cumprirem a diretiva. Iremos também destacar os passos práticos seguintes para cumprir a diretiva.

Criatividade dos Consultores gerais e diretores de conformidade

As funções jurídicas e de conformidade apreciarão a clareza de partes da diretiva e serão também capazes de ver várias vantagens que esta proporciona.

A Diretiva permite que, primeiro, a denúncia seja feita a nível interno. Não se trata de um requisito, mas existe o dever por parte dos Estados-Membros de «incentivar» esta prática (artigo 7.º, n.º 2), reconhecendo assim que as reclamações são frequentemente mais bem tratadas pelas próprias organizações e tão próximo dos problemas quanto possível. As autoridades, espero, terão a coragem de fazer retroceder os casos que não tenham passado por um processo interno adequado, assumindo que o problema poderia ter sido resolvido dessa forma. Resumidamente, temos uma boa oportunidade de tratar devidamente dos problemas antes de envolvermos as autoridades e de nos sujeitarmos ao escrutínio público. Atualmente, não nos é possível saber de que forma isto vai evoluir, uma vez que os Estados-Membros vão ainda definir como vão implementar a diretiva.

As organizações devem «avisar» da receção de uma denúncia dentro de sete dias (artigo 9.º, n.º 1, alínea b)) e, em seguida dar «retorno de informação» ao denunciante num prazo, relativamente curto, de três meses (artigo 9.º, n.º 1, alínea f)). Na maioria dos problemas, isto é exequível, mas incrivelmente apertado para casos mais complexos, que podem demorar bem mais de um ano para alcançarem uma resolução. Mesmo que o «retorno da informação» signifique apenas “manter o contacto” com o denunciante, estas comunicações devem ser muito bem geridas.

Todos os esforços por trás da diretiva são presumidamente orientados para casos mais complexos e não para as habituais denúncias, que apenas necessitam de ser processadas. Os observadores terão de reconhecer a flexibilidade do termo «retorno de informação» e a inclusão de «medidas previstas» (artigo 5.º. n.º 13).

Os consultores gerais e diretores de conformidade deverão continuar a mostrar criatividade ao revelarem as questões de forma natural ao longo do processo. Poderão fazê-lo por meio de auditorias regulares, análises ou avaliações de risco. Existirão outros meios de estabelecer conclusões e de lidar com estas sem revelar a identidade do denunciante (ou mesmo a existência de uma queixa).

Os consultores gerais e diretores de conformidade devem ser criativos ao assegurar que a responsabilização se mantém na via em que os problemas serão melhor tratados. O melhor uso por parte dos gestores das ferramentas de tratamento de casos ou dos recursos de conformidade é muito desafiante do ponto de vista administrativo, mas pode ser necessário se quisermos captar e processar devidamente todos os casos que surjam na organização.

Ao nível cultural, precisamos que os colaboradores trabalhem em conjunto com os seus gestores para tratarem dos problemas e não torná-los mais graves que o necessário. É claro que existe uma válvula para alívio de alguma pressão que não possa ser tratada localmente, devido ao fraco desempenho dos gestores ou porque são demasiado significativos para serem devidamente tratadas. A formação dos gestores no tratamento destas questões deve manter-se uma prioridade para as equipas de conformidade.

O que se segue?

As organizações deverão avaliar a diretiva de acordo com as suas próprias circunstâncias, riscos e necessidades. Indicamos abaixo alguns exemplos daquilo que consideramos prioritário:

  • Os requisitos básicos
    • Certifique-se de que tem o sistema de denúncia de má conduta correto implementado. Não tenha medo de mudar de sistema. Esta pode ser uma experiência libertadora. Faça o suficiente para cumprir os requisitos da diretiva e pense se pretende ir mais longe, por exemplo, com base no que a sua organização pode vir a necessitar no futuro.
  • Administração e políticas
    • Implemente a estrutura formalmente por meio de políticas e garanta que o seu sistema está pronto para corresponder a estas decisões.
    • É necessário debater assuntos complexos como o anonimato, os direitos do denunciante e do acusado, os passos formais para proteção dos denunciantes contra retaliação, a proteção de dados e as tensões com outros requisitos legais. Deverão existir procedimentos absolutamente claros para escalar para os gestores, o presidente executivo, o comité de auditoria e o conselho de administração.
    • Assegure que todos se encontram em consonância a fim de evitar surpresas a meio de uma investigação complicada, por exemplo. A autonomia e responsabilização devem ser especificadas desde cedo.
    • Pense estrategicamente na auto-preservação. Quando é que deve proteger a sua própria organização? A difamação é o verso da moeda das denúncias. Quando deve tomar uma posição? E em que casos é que o facto de tomar uma posição o fará perder a benevolência?
    • Como acontece em todas as políticas, são necessários controlos para assegurar que estas se encontram a funcionar conforme pretendido. O que pode ser acrescentado à nossa estrutura de controlo de conformidade? Pense em progressão, aprovações, segregação de deveres. etc. Poderá também querer assegurar que as equipas de comunicação estão a monitorizar ativamente o domínio público a fim de detetar casos emergentes.
  • Colaboração
    • Envolva as pessoas certas no processo de denúncia e nos aspetos da não retaliação. Trabalhe de perto com todos os líderes e gestores na sua organização, RH, responsáveis pela proteção de dados, representantes dos trabalhadores e sindicatos. Incluir os funcionários e os seus representantes na discussão é talvez o meio mais eficaz de antecipar problemas.
  • Sensibilização
    • Os programas de formação devem incluir detalhes sobre a diretiva, que é bastante normativa no que respeita à informação que deve ser disponibilizada.
    • Do mesmo modo, os programas de comunicação devem cumprir os requisitos formais e provavelmente ir mais além, de acordo com a cultura e riscos específicos da sua empresa.
    • Uma formação baseada em possíveis dilemas para grupos chave como a gestão executiva (ou funções sujeitas a riscos) pode realmente fazer com que as pessoas pensem mais seriamente sobre os eventuais desafios.
  • Casos do passado
    • A diretiva não é aplicada retroativamente. Mas existe a possibilidade de os casos se prolongarem (o artigo 4.º, n.º 2, permite denúncias de violações ocorridas em relações profissionais que tenham entretanto terminado). É necessário assegurar que tratou as questões de forma credível e rigorosa, mesmo as que ocorreram no passado.
    • Uma análise a casos significativos do passado à luz da diretiva poderá ajudar a antecipar estes riscos.
  • Note
    • Foram destacadas acima algumas incertezas e a necessidade de pesquisa e observação é notória.
    • O que fica por analisar é se as medidas nacionais irão (ou já vão) além da diretiva. A posição única do Reino Unido continua em aberto.
    • As tensões entre a proteção de dados e os direitos do denunciante serão mais sentidas em algumas jurisdições do que em outras.
    • Outra legislação, o RGPD, foi considerado demasiado otimista, não prático e parcialmente inaplicável. Os acordos de tratamento de dados foram inundados com informações inúteis, sem os recursos para abordarem todo o processo. A diretiva pode enfrentar o mesmo problema a menos que seja bem implementada e aplicada.
    • Será necessário desenvolver jurisprudência para orientar a aplicação da diretiva, principalmente, no que respeita à garantia do seu cumprimento e ao efeito dissuasor das sanções aplicáveis.

Fale com os nossos especialistas

Quer saber mais, debater ideias ou partilhar opiniões?

Contacte-nos

Share this page