Como cumprir a Diretiva europeia relativa à denúncia de infrações?

Este memorando fornece mais informações sobre como cumprir a futura Diretiva europeia relativa à denúncia de infrações (a “Diretiva”) e a sua relação com a SpeakUp®.

Objetivo da Diretiva
Proporcionar e promover uma forma segura de as pessoas se pronunciarem sobre a má conduta no seu ambiente de trabalho.

Datas relevantes

  • Entrada em vigor: 17 de dezembro de 2019
  • Transposição para o direito nacional: a 17 de dezembro de 2021
  • Conformidade para organizações com mais de 249 funcionários: 17 de dezembro de 2021
  • Conformidade para organizações com 50 a 249 funcionários: 17 de dezembro de 2023

Quais entidades?

  • Setor privado: organizações com mais de 50 funcionários
  • Organizações públicas: todas as organizações, mas são possíveis isenções para municípios com menos de 10 000 habitantes ou menos de 50 funcionários

Âmbito
Qualquer relatório sobre uma violação ou potencial violação do direito da União Europeia.

Quem será protegido?
Todos os tipos de potenciais denunciantes, anónimos ou não, estão protegidos contra represálias e têm de ser apoiados. Os denunciantes podem ser, por exemplo, funcionários, estagiários, trabalhadores independentes, empregados de um fornecedor, antigos funcionários, parceiros comerciais ou mesmo terceiros que estejam estreitamente ligados a um denunciante, como colegas ou familiares.

Canais de comunicação necessários
As organizações têm de informar adequadamente os potenciais denunciantes (de uma forma clara, facilmente acessível e de fácil compreensão) sobre os procedimentos e canais seguintes:

  • Canal de denúncia interno: por exemplo, SpeakUp®. Um canal eficaz e eficiente para um funcionário bem informado, sem receio de retaliações.
  • Canal de denúncia externo: autoridade nacional ou da UE competente, por exemplo, a Câmara dos Denunciantes dos Países Baixos. Um canal independente e autónomo para um funcionário ou ex-funcionário que não tenha confiança nos canais internos ou devido à indisponibilidade de procedimentos/canais internos.
  • Comunicação pública: por exemplo, comunicação social. Para (a) um funcionário que não esteja satisfeito com o acompanhamento interno/externo de uma denúncia, (b) um funcionário que pretenda denunciar um perigo iminente ou manifesto para o interesse público, ou (c) um funcionário que receie represálias.

Execução coerciva
É da responsabilidade dos Estados-Membros definir as sanções aplicáveis às pessoas singulares e coletivas que, por exemplo, dificultem a comunicação de informações ou que retaliem contra os denunciantes.

SpeakUp®: canal de denúncia interno em conformidade
A SpeakUp® proporciona um ambiente seguro para a comunicação (anónima) e a comunicação fiável sobre a má conduta.

Requisitos da Diretiva Diretiva europeia relativa à denúncia
  • Concebido, estabelecido e operado de forma segura (art.º 9.1.a)
    O SpeakUp® foi concebido para estar em conformidade com os princípios de privacidade com base na conceção e minimização de dados. Isto significa que não são recolhidos propositadamente dados pessoais sobre a pessoa que apresenta a denúncia. Os dados pessoais nunca saem deste ambiente seguro. O método único do SpeakUp® é completamente certificado e auditado trimestralmente: norma ISAE 3000 Tipo II, com base nas normas ISO27001/2.
  • Confirmação de receção da denúncia, no prazo de 7 dias (art.º 9.1.b)
    Pode ser imediatamente enviada uma confirmação de receção de denúncia ao denunciante através do SpeakUp®.
  • Pessoas/departamento designados (art.º 9.1.c)
    No SpeakUp®, é possível designar uma pessoa/departamento para ser totalmente responsável pelo tratamento e acompanhamento das denúncias.
  • Acompanhamento diligente de denúncias anónimas e não anónimas(art.º 9.1.d-e)
    O SpeakUp® foi concebido para acomodar um acompanhamento diligente por parte dos utilizadores autorizados, que podem comunicar diretamente com os denunciantes, quer optem ou não pelo anonimato.
  • Feedback atempado, no prazo de 3 meses (art.º 9.1.f)
    O SpeakUp® permite um feedback atempado ao denunciante e notifica quando tiverem decorrido 3 meses sem que tenha sido tomada qualquer medida (por exemplo, informação sobre investigação ou encerramento do caso).
  • Informações sobre denúncias externas (art.º 9.1.g)
    As informações sobre denúncias externas (a nível dos Estados-Membros ou da União Europeia) podem ser incluídas na sua política SpeakUp®.
  • Denúncias por escrito e/ou oralmente (art.º 9.2)
    O SpeakUp® permite realizar denúncias através da web e por chamada telefónica.
  • Confidencialidade garantida (art.º 16)
    O SpeakUp® baseia-se num modelo de autorização estrito e proporciona aos denunciantes um canal confidencial e anónimo para denunciar condutas incorretas e comunicar apenas com os utilizadores autorizados.
  • Conformidade com o RGPD (art.º 17)
    O SpeakUp® está totalmente em conformidade com o RGPD. O SpeakUp® é certificado com o Selo Europeu de Privacidade.
    O SpeakUp® elimina automaticamente os dados pessoais que não são relevantes para o tratamento de uma denúncia.
  • Conservação dos registos das denúncias (art.º 18)
    O SpeakUp® permite a conservação dos registos das denúncias. As denúncias serão registadas e encontra-se implementado um sistema de alerta sobre os períodos de retenção de dados.

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