Cinco coisas a fazer e a evitar num Programa de denúncia de má conduta

O nosso sentido empresarial diz-nos que a «experiência» é valiosa na tomada de decisões. Os sistemas e processos de denúncia de má conduta raramente existem antes de ser estabelecido este processo. Por isso, quando pensar em criar os seus processos, tenha em consideração as seguintes «dicas»:

A fazer: Assegurar que o CEO comunica claramente os processos de denúncia de má conduta, fundamentando a política e explicando o caminho racional que levou à sua criação.

A evitar: Independentemente da comunicação do CEO, não assuma que o processo vá ser universalmente apoiado. Serão necessárias inúmeras repetições, alguma paciência e, acima de tudo, tato ao lidar com as unidades de negócio.

A fazer: Assegurar que o processo é suportado por uma abundante comunicação por e-mail, folhetos, pósteres e páginas da Internet. No que se refere a este assunto, quanto maior for a divulgação, melhor.

A evitar: Lidar arbitrariamente com as reclamações. Estabeleça um centro de mediação de denúncias, assegure que estas são profissionalmente investigadas e, em seguida, siga o seu atual processo disciplinar para analisar as conclusões das investigações.

Existem vários elementos-chave que determinam o sucesso de uma denúncia de má conduta

A fazer: Reconhecer que o seu negócio é culturalmente diverso e que as reclamações podem fluir de forma mais eficiente de algumas partes do que de outras, devido aos padrões culturais. Abraçar esta diversidade e não penalizar abertamente as áreas em que existem poucas denúncias aos superiores hierárquicos a menos que conheça os factos.

A evitar: Passar a fase inicial do processo a analisar os resultados ou origens dos casos ou, nesse sentido, as causas «de raiz» percecionadas da má conduta. Permitir que o processo seja gerido eficazmente antes de começar a analisar.

A fazer: Contratar as pessoas certas para analisar e interagir com os denunciantes. Uma empresa externa para lidar com a denúncia inicial é vital para a imparcialidade. Assim que a reclamação for efetuada, é vital uma análise adequada para determinar os passos seguintes. Este papel requer inteligência emocional, conhecimento da empresa e capacidade de liderança.

A evitar: Assumir que pode gerir o processo numa folha de cálculo. Comece o seu processo, tendo noção de que este vai evoluir em 50% (em reclamações totais) entre o primeiro e segundo anos. Mantenha registos adequados para assegurar a privacidade e a proteção de dados.

A fazer: Fazer análises e ajustes constantes ao processo consoante as suas conclusões, independentemente da altura em que estas forem obtidas. Mantenha uma mente aberta relativamente a melhorias e seja flexível.

A evitar: Categorizar reclamações iniciais como «urgentes» ou requerentes de «ação imediata». Estas designações virão a causar-lhe inconvenientes mais tarde, caso não tenha agido em conformidade. Todas as reclamações iniciais devem ser tratadas da mesma forma. Apenas quando iniciar a investigação e os factos forem conhecidos, pode classificar corretamente e informar a administração responsável, se necessário.

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