SpeakUp®-sjekklisten for kommunikasjon

Det er ikke alltid lett å si fra. Hvis du vil at folkene dine skal si fra om kritikkverdige forhold, må du bygge tillit.

Hvordan? Hold det enkelt og positivt! 

Hvis du ønsker å oppdage kritikkverdige forhold i organisasjonen din så tidlig som mulig, bør folk føle seg oppmuntret til å si fra. Ikke kompliser ting eller gjør det for juridisk. Vær åpen. Folk må få vite når de skal si fra, hvordan de skal si fra og hva som skjer videre.

Det er grunnen til at kommunikasjon er et sentralt element for å lykkes når organisasjoner bestemmer seg for å sette opp et opplegg for å si fra.

SpeakUp er en rapporteringsplattform for kritikkverdige forhold, konstruert for å legge til rette for reell dialog mellom ansatte og pålitelige fagpersoner i bedriften.

Vi hjelper organisasjoner med å kommunisere om SpeakUp effektivt ved å dele vår erfaring og beste praksis som vi har opparbeidet gjennom årene.

Én ting er sikkert: Hver organisasjon er forskjellig, og du må tenke på hva som vil fungere for dine folk.

Sjekkliste

Før vi begynner

  • Erkjenn at det ikke er lett å si fra. Særlig i Europa, med sin kulturelle og historiske bakgrunn, er det mange land der det å si fra rett og slett er noe man «ikke gjør».
  • Ingen vil si fra hvis de ikke vet at de har mulighet til det. Fra plakater til video til speilklistremerker som kan festes på baderomsspeil. Alt er mulig, men det må fungere for menneskene i organisasjonen din. Tenk på kommunikasjonsstrategien din. Hvorfor ikke involvere en kommunikasjonsspesialist i prosjektgruppen din?

 

Grunnleggende i effektive SpeakUp-programmer

  • La folk få vite hvorfor du vil at de skal si fra: fordi du bryr deg om folkene dine og trenger deres hjelp til å gjøre det rette!
  • Bestem deg for hvem ditt publikum er. Spør deg selv: Retter du deg bare mot de ansatte, eller vil du også nå leverandører og andre tredjeparter? Jobber dine ansatte på et kontor eller ute? Har alle Internett- eller telefontilgang? Hvilket språk snakker de?
  • Formidle tydelig hva som skal rapporteres. Det handler om brudd på retningslinjene dine, så prøv å gi konkrete eksempler på situasjoner som bør rapporteres.
  • Hva nå? Folk ønsker å vite når de kan forvente svar, hvem som mottar meldingen og hvordan oppfølgingsprosedyren fungerer. La dem få vite hva de kan forvente (og ikke la dem vente på svar lenger enn en uke). Vær åpen og vis at enhver rapport som blir laget, vil bli håndtert seriøst av et dedikert team.
  • SpeakUp er et siste utvei-verktøy for å rapportere alvorlige tilfeller hvis folk ikke føler seg komfortable med å si fra på annen måte. Så informer folk om andre alternativer for å rapportere også! Snakk med lederen din, HR-avdelingen eller etterlevelsesteamet osv. Kommuniser tydelig i alle rapporteringskanaler med et flytskjema eller annet visuelt hjelpemiddel.
  • Gi støtte. Gi folk beskjed om at det er trygt å rapportere en bekymring. De kan til og med rapportere anonymt med SpeakUp. Ikke kompliser ting eller gjør det for juridisk. Dette vil skremme bort rapportører, med fare for at de ikke rapporterer i det hele tatt.
  • Ok, la oss ikke glemme det juridiske. Ta med viktig informasjon i SpeakUp-retningslinjene dine, for eksempel om rapportørens personvernrettigheter, og ikke glem de anklagedes rettigheter! Eller at rapporter ikke kan undersøkes hvis de leveres i ond tro. Men husk: De fleste snakker ikke et juridisk språk. Hvis folk frykter disiplinære tiltak eller gjengjeldelse, vil de ikke rapportere i det hele tatt.

Bygge tillit

  • Har du lyst til å være en «varsler»? Sannsynligvis ikke. Unngå begrepet «varsling» fullstendig i kommunikasjonen. Alternativer er: rapportering om kritikkverdige forhold, reise bekymringer, rapportering om integritet og selvfølgelig (vår personlige favoritt) si fra!
  • Å bygge tillit skjer ikke over natten. Ansatte og leverandører kommer og går. Tenk på en kontinuerlig bevissthetsplan.
  • Folk sier fra om noe er galt, så du må også gjenopprette det tillitsbruddet!

Snakk med ekspertene våre

Vil du lære mer, diskutere ideer eller dele meningene dine?

Ta kontakt

Share this page