Seks årsaker til at du ikke vil bruke en ombudsmann – og én måte å bruke ham på som er fornuftig

Noen selskaper utnevner en ekstern ombudsmann for å sette opp den interne prosedyren for kritikkverdige forhold. Ved å organisere seg slik, tar de vanligvis sikte på å kombinere effektivitet og profesjonell saksbehandling. Selv om modellen ser bra ut på papiret, har modellen imidlertid begrenset praktisk effektivitet. Her er noen alvorlige forbehold:

1: Anonym rapportering er ikke mulig

Ansatte som er vitne til kritikkverdige forhold i selskapet og ønsker at det skal gjøres noe med det, får ingen belønning for å rapportere om det, bortsett fra egen gode samvittighet. De har ikke noe materielt å tjene på å si fra og muligens alt å tape: å identifisere seg kan føre til gjengjeldelse fra kolleger eller ledelse – eller til og med oppsigelse. Det er bare én måte å sikre stillingen deres fullt ut: anonym rapportering. I praksis er dette noe en ombudsmann ikke kan tilby. Han eller hun vil møte den ansatte personlig eller i det minste kreve at vedkommende gir seg til kjenne. Ja, det kan være et løfte om konfidensialitet i første omgang, men ting har en tendens til å bli noe utflytende under press. Hvis det står mye på spill for selskapet, eller den juridiske situasjonen krever det, kan det hende at et opprinnelig løfte om taushetsplikt ikke holdes. Ansatte er smarte nok til å skjønne dette, eller i det minste mistenke det, og kan derfor bestemme seg for å holde seg unna rapportering overhodet, selv når saker er på det mest alvorlige, og deres innspill vil være uvurderlige. Bedre føre var enn etter snar, tross alt.

2: Det er praktisk talt umulig å bygge tillit gradvis

Selv om ombudsmannen tilbyr anonym rapportering og godtar samtaler fra personer som ikke identifiserer seg, har han/hun fortsatt ikke noe verktøy på plass for å komme tilbake til budbringeren på et senere tidspunkt. Ingen dialog vil være mulig utover den innledende samtalen, og det vil ikke være noen oppfølgingskommunikasjon, noe som betyr at både ombudsmannen og den som rapporterer, befinner seg i en alt-eller-ingenting-situasjon fra starten. I praksis trenger ansatte tid og trygghet for å melde fra om alt de vet. De ønsker ikke å bli satt under press. De deler det de vil når de vil; de vil føle at de har kontrollen. Det kan ta litt tid å utvikle tilliten som trengs for å avsløre alt og muligens si fra seg anonymiteten. Sannsynligvis mer tid enn hva som gjennomsnittlig brukes på en enkeltstående, rask og resultatorientert samtale.

3: Begrenset tilgjengelighet av ombudsmenn skaper liten følelse av trygghet

Den typiske ombudsmannen kan nås i kontortiden – som er nettopp det tidspunktet på dagen den ansatte ønsker å unngå. Han eller hun vil heller ta kontakt etter arbeidstid eller i helgen for å unngå nysgjerrige kolleger bare noen få skritt unna i kontorlandskapet. Det kan hende at disse kollegene hører samtalen eller kan bli nysgjerrige på møter utenfor arbeidsstedet som ikke er blitt annonsert. Videre kan det at en ekstern ombudsmann er lokalisert et annet sted, være en fattig trøst for den ansatte, spesielt hvis ombudsmannen også tilfeldigvis sitter hos et advokatfirma.

4: En ekstra barriere: kontakte et advokatfirma

«Alt du sier, kan holdes mot deg i en rettssak.» Den gjennomsnittlige ansatte har med advokater å gjøre bare et par ganger i livet, og stort sett av nødvendighet, eller i det minste under omstendigheter som ikke er ideelle. De fleste ser ikke frem til å ta kontakt med advokater og kan til og med mangle tillit til dem (med all respekt for advokatyrket). Kan jeg få problemer for alt jeg sier? Kan alt jeg sier faktisk brukes mot meg? På hvilken side er advokaten egentlig? Min side eller selskapets? Hva om det foreligger en interessekonflikt? Vil arbeidsgiveren min sluse meldingen min til en ekstern part i deres egen interesse, snarere enn i min? Ofte er det ingen entydige eller betryggende svar på disse spørsmålene. Så hvis ombudsmannen tilfeldigvis jobber hos et advokatfirma, kan dette være en grunn til at arbeidstakeren ikke sier fra.

5: En stilling utenfor huset betyr begrenset rekkevidde og lengre ventetid

Sammenlignet med en intern avdeling for etterlevelse, er den eksterne ombudsmannen atskilt fra selskapet – fysisk, men også når det gjelder selskapets kunnskap om rutiner og personer. Selv om vedkommende uten tvil er effektiv med tanke på juridisk kompetanse og ferdigheter innen etterlevelse, kan det hende at en ekstern ombudsmann ikke har detaljert selskapsinnsikt og forståelse av kulturen, menneskene og prosessene i selskapet for å handle raskt og effektivt i saker. Vedkommende kan ikke ha full kontroll over situasjonen i samme grad som en intern jus- eller etterlevelsesfaglig ansatt kan ha. I praksis betyr dette at selv om rapporterings- og saksbehandlingsfunksjonene er satt ut, vil det være nødvendig med ganske mye kommunikasjon mellom ombudsmannen og klientselskapet. Tidkrevende involvering av selskapets ansatte i juridisk avdeling og avdeling for etterlevelse er et sannsynlig resultat. Dette ekstra kommunikasjonsleddet gjør det vanskeligere å begrense antallet personer som er informert om saken på «behov for å vite»-basis.

6: Vanskelig å tilby håndtering av meldinger i verdensklasse globalt

Vanligvis ansetter et multinasjonalt selskap en ombudsmann fra et advokatfirma som det har gode kontakter med på partnernivå i hjemlandet. Men de fleste advokatfirmaer, selv om de er en del av internasjonale kjeder, har lokale partnerskap. Med andre ord gir gode kontakter og fordeling av den beste kompetansen i land A ingen garanti for at den beste kompetansen blir satt på saken i land B, C eller D. I disse landene kan partnerskapet ha andre prioriteringer, noe som kan føre til at mindre kompetanse er tilgjengelig. Dessuten har ikke de fleste advokatfirmaer representanter i alle land i verden. I stedet har de et varierende antall løse tilknytninger i landene der de ikke opererer selv. Dette øker selvsagt variasjonen i kundeengasjement og kvalitet på tjenesten. Dessuten blir rapportene sendt inn på forskjellige språk. Hvert land vil ha sine egne språklige krav, og kvaliteten og mengden lokale språkalternativer som faktisk tilbys per land, kan bidra til denne variasjonen. Dette er en viktig faktor med tanke på at rapportering om kritikkverdige forhold stort sett gjøres på lokalt datterselskapsnivå i stedet for ved selskapets hovedkontor. Det er derfor viktig at den lokale meldingshåndteringen holder de høyeste standarder, hvor som helst i verden. I praksis vil de fleste ombudsmannstjenesteleverandører synes det er vanskelig å levere noe sånt.

Effektiv kobling av ansatt og ombudsmann

Alt i alt er det å bruke ombudsmannsmodellen ikke alltid like enkelt som man kanskje antar, men det kan fungere.

Måten å gjøre det på er å tilby tilgang til et tilgjengelig, anonymt og pålitelig rapporterings- og kommunikasjonssystem. En velutformet SpeakUp-linje med global rekkevidde og et lokalt preg kan brukes til å samle inn meldinger som deretter kan oversettes til et hvilket som helst språk og deretter videresendes (enten via avdeling for etterlevelse eller direkte) til ombudsmannen. Etter dette kan ombudsmannen følge opp noen eller alle meldingene. Ved å tilby den ansatte en integritetslinje som et første inngangspunkt, kan rapportering oppmuntres. I tillegg kan kommunikasjonsprosessen mellom ansatt og ombudsmann struktureres på en måte som er tilgjengelig, praktisk og ikke skremmende for den ansatte. Ombudsmannen vil også dra nytte av systemet, da det gjør kommunikasjonen med den ansatte mye enklere og gir vedkommende bedre saksbehandlingsalternativer. God lokal oppdagelse kan også gjøre sentralisert saksbehandling smidigere og redusere behovet for at en ombudsmannstjenesteleverandør må ha lokal tilstedeværelse overalt. Alt i alt er det, med riktig system på plass, mulig å høste fordelene av en ombudsmann samtidig som man unngår de vanligste fallgruvene. Nå har du kanskje gjettet hvilket system vi anbefaler!

Snakk med ekspertene våre

Vil du lære mer, diskutere ideer eller dele meningene dine?

Ta kontakt

Share this page