Fem råd for et rapporteringsprogram for kritikkverdige forhold

Vår forretningssans forteller oss at «erfaring» er en verdifull ressurs når vi tar beslutninger. Når det gjelder rapporteringssystemer og -prosesser for kritikkverdige forhold, eksisterer dette sjelden før du etablerer en slik prosess. Så når du ønsker å få på plass prosessene dine, kan du vurdere disse rådene:

Gjør dette: Forsikre deg om at administrerende direktør har sendt ut retningslinjene for rapportering av kritikkverdige forhold og begrunnelsen som ligger bak dem.

Ikke gjør dette: Uansett kommunikasjon fra administrerende direktør, ikke anta at prosessen vil bli universelt støttet. Det kreves utallige repetisjoner, tålmodighet og fremfor alt finfølelse når du håndterer ulike forretningsenheter.

Gjør dette: Forsikre deg om at prosessen støttes av flere kommunikasjons-e-poster, brosjyrer, plakater og Internett-sider. Det er ikke mulig å overeksponere når det gjelder dette.

Ikke gjør dette: Vær dommer og jury for klager. Etabler et «ryddesenter» for rapporter, få dem faglig undersøkt og deretter følg den gjeldende disiplinære prosessen for å gjennomgå undersøkelsens funn.

Det er flere viktige punkter for å gjøre rapportering om kritikkverdige forhold vellykket

Gjør dette: Erkjenn at din virksomhet består av et mangfold av kulturer, og at klager kan strømme inn mer effektivt fra noen deler enn fra andre på grunn av kulturelle normer. Omfavn dette mangfoldet og ikke straff lave rapporteringsområder åpent for toppledelsen med mindre du kjenner fakta.

Ikke gjør dette: Bruk den tidlige fasen av prosessen på å analysere utfallet eller opprinnelsen til saker eller, for den saks skyld, de «grunnleggende årsakene» til kritikkverdige forhold. Håndter først prosessen effektivt før du begynner å analysere.

Gjør dette: Ansett de riktige personene til å gjennomgå og samhandle med klagere. Et tredjepartsfirma som håndterer innledende rapportering, er nøkkelen til habilitet. Når klagen er kommet inn, er det avgjørende med en passende gjennomgang for å avgjøre gangen videre. Emosjonell intelligens, kunnskap om virksomheten og ledelse kreves i denne rollen.

Ikke gjør dette: Anta at du kan administrere prosessen på et regneark. Start prosessen med visshet om at den vil vokse med 50 % (i samlet antall klager) fra det første året til det andre. Oppbevar passende dokumentasjon for å sikre at databeskyttelses- og personvernproblemer følges.

Gjør dette: Gjennomfør kontinuerlige gjennomganger og justeringer av prosessen avhengig av funnene, uavhengig av om de forekommer i år ett eller år fem. Ha et åpent sinn når det gjelder forbedringer og vær fleksibel.

Ikke gjør dette: Kategoriser innledende klager som «haster» eller «krever øyeblikkelig handling»; slike merkelapper kommer bare til å hjemsøke deg senere hvis du ikke har handlet slik merkelappene antyder. Alle innledende klager skal behandles på samme måte. Først når undersøkelsen er startet og fakta er kjent, kan du klassifisere riktig og informere passende ledelse dersom behovet skulle dukke opp.

Snakk med ekspertene våre

Vil du lære mer, diskutere ideer eller dele meningene dine?

Ta kontakt

Share this page