10 tips for gransking av SpeakUp-rapporter

Gransking kan være vanskelig. Man skal ta hensyn til rettighetene og sikkerheten til de som er involvert i granskingen, og samtidig balansere konkurrerende rettigheter og interesser – det er en innviklet prosess som skal håndteres proporsjonalt og grundig. Dette er enda mer aktuelt når granskingen utføres som en del av SpeakUp-programmet: konfidensialitet, sikkerhet og tillit danner grunnlaget for ethvert effektivt SpeakUp-program. Én dårlig utført gransking kan ha en ødeleggende effekt på omdømmet og effektiviteten til et program.

I denne bloggen skal Ludo Block, en uavhengig granskingskonsulent fra BLOCKINT, og Evita Slijper-Sips fra People Intouch, som er spesialist på å sette sammen SpeakUp-programmer, gi deg ti nøkkeltips å ha i bakhodet når du organiserer granskingsoppfølging for ditt SpeakUp-program.

Du er i ferd med å lansere SpeakUp-programmet ditt og er klar til å motta informasjon. Noe informasjon kan kreve gransking. Hva nå?

  1. Vær forberedt

Før du lanserer SpeakUp-programmet, må du sikre at organisasjonen også er godt forberedt på at det kommer inn meldinger som krever gransking. Beredskap starter med å ha en granskingsprotokoll på plass som i det minste definerer a) autoriteten og ansvaret for granskingen, b) granskingsprosedyrer og -metoder, c) rettighetene til de involverte, d) tilgang til (person)opplysninger, e) registrering og f) rapportering. Begynn i dag med å skrive et utkast til en protokoll, det kan hende du trenger den i morgen. Når du trenger den, vil du ikke ha tid til å lage et utkast og få det godkjent av f.eks. et samarbeidsutvalg. Et annet nødvendig forarbeid er kartlegging av potensielle tilgjengelige inspektører slik at du vet hvem du skal tilkalle.

  1. Ha en kritisk gjennomgang av behovet for en gransking

Når du faktisk skal håndtere en SpeakUp-rapport, må du tenke før du handler. En gransking er ikke alltid nødvendig for alle rapporter, og det er kanskje ikke alltid det beste alternativet. Prøv å se på rapporten fra forfatterens perspektiv: Hva er det som plager forfatteren, og hva vil være et tilfredsstillende resultat? Er det mulig å løse problemet uten å henge seg opp i formelle prosedyrer? Noen ganger kan en real og ærlig samtale mellom en HR-representant og de involverte være mye mer verdt enn en gransking. Med andre ord: Ha først fokus på å bygge tillit med personen som sier fra før du ser på saken som en etterforsker.

  1. Organiser en hensiktsmessig og effektiv innledende vurderingsprosess

Det unike ved granskinger som del av et SpeakUp-program, er at målet er å verne varsleren. Så jo raskere du kan verifisere og etablere grunnleggende fakta om saken i SpeakUp-rapporten, desto raskere kan du fatte en beslutning om en gransking er nødvendig. Dette betyr mer beskyttelse for personen som leverer SpeakUp-rapporten. Når en gransking er nødvendig, har grunnleggende fakta allerede blitt verifisert, og en gransking kan starte raskt uten unødvendig diskusjon.

  1. Formuler målet ved en gransking tydelig

Når den innledende vurderingen av en innsendt SpeakUp-rapport er at saken skal granskes, er det viktig å dokumentere denne avgjørelsen. Registrer årsakene samt det sentrale spørsmålet og målet med granskingen. Bare et godt formulert spørsmål og en godt formulert oppgave gir et tilstrekkelig rammeverk som inspektøren kan jobbe med, og dette skal inkludere formålet med den endelige rapporten. Er rapporten kun for internt bruk, eller kan den brukes i rettslig sammenheng? Vil eller kan den henvises til myndighetene?

  1. Den beste varslerbeskyttelsen er muligheten til å fjerne henvisninger til en varslerrapport

Hvis en innledende gjennomgang av en mottatt rapport fører til faktiske bevis som støtter SpeakUp-rapporten, skal du vurdere å bruke dette beviset som startpunkt for granskingen. Hvis du kan ta varsleren ut av bildet, er dette den beste beskyttelsen av varsleren. Dette valget må selvsagt diskuteres med personen som sender inn SpeakUp-rapporten.

  1. Ta hensyn til hvem som gransker

Gransking krever et visst sett av egenskaper som ikke alle er utstyrt med. I tillegg krever ikke alle saker samme ferdighetsnivå eller tilnærming: en #metoo-sak kan ikke sammenlignes med en svindelsak. Selv om en intern juridisk rådgiver, regnskapsfører eller HR-leder vanligvis utfører granskingen, er ikke deres opplæring eller stilling en garanti for at de har de ferdighetene som kreves.

NB! Det anbefales ikke å involvere organisasjonens samsvarsansvarlig i interne granskinger, de skal heller jobbe med å promotere samsvar.

  1. Aktsomhetsplikt overfor de involverte

I de fleste granskingene basert på en SpeakUp-rapport, finnes det også involverte personer som på et nivå beskyldes for å ha gjort noe galt. Fokuset i dagens samfunn på å legge til rette for varslere kan føre til en situasjon hvor den anklagde raskt blir stemplet som skyldig. Folk tenker ofte at dersom en varsler har behov for mye beskyttelse, er anklagen fra vedkommende antagelig berettiget. Men organisasjonen har ikke bare aktsomhetsplikt overfor varsleren, men også i høyeste grad overfor personen(e) som anklages for å ha gjort noe galt.

SpeakUp-rapporter, selv om de sendes inn i god tro, er ikke alltid sanne og presise. Faktaene som rapporteres, kan ha blitt observert ukorrekt eller ufullstendig og – noe som skjer enda oftere – innsenderen av rapporten kan ha feiltolket disse faktaene som forseelser.

Formodningen om uskyld er et viktig prinsipp i strafferetten og skal være like viktig i enhver gransking hvor fysiske personer beskyldes for å ha gjort noe galt. Etter at fakta er etablert, skal den tiltalte derfor få muligheten til ikke å bare gi en forklaring (som svar på tiltalen), men også til å kommentere de foreløpige resultatene. Erfaringer fra granskinger viser at bare når resultatene settes i riktig kontekst, kommer alle sidene i hele historien frem.

  1. Å outsource eller ikke outsource.

To nøkkelelementer spiller en rolle i avgjørelsen om granskingen av en rapport skal outsources. Det første elementet er potensiell interessekonflikt. Hvis rapporten påstår at medlemmer av toppledelsen har begått forseelser, skal organisasjonen vurdere om en intern gransking som rapporterer til den samme ledelsen, vil utgjøre (eller oppfattes som) en interessekonflikt. En slik (oppfattet) konflikt kan unngås ved at bedriftsforsamlingen ber om at granskingen outsources.

Det andre elementet i avgjørelsen om en gransking skal outsources, er tilgjengeligheten av granskingskapasitet, både med hensyn til kvantitet og kvalitet. Ikke alle organisasjoner har mulighet til å opprettholde interne granskingsressurser, noen ganger er det mye mer effektivt å leie inn slike ressurser.

Men selv om organisasjonen kan opprettholde interne granskingsressurser, er det ikke sikkert de har kapasitet til å granske et bredt utvalg av ulike anklager. Håndtering av trakassering på arbeidsplassen er noe ganske annet enn å nøste opp i en korrupsjonssak, og begge situasjoner krever spesialiserte ferdigheter og erfaringer.

  1. Begrens distribusjonen av den endelige rapporten

Granskingsrapporter inneholder, av natur, viktige detaljer om personene som er involvert samt beskyttet informasjon som tilhører organisasjonen. Det er fornuftig på forhånd å formidle til de involverte, inkludert personen som sendte en SpeakUp-rapport, at de kommer til å motta eller ikke motta en fullstendig rapport over granskingen. En oppsummering som forklarer hva som ble gransket, hva hovedresultatene var og hvilke tiltak som organisasjonen har iverksatt for å utbedre og/eller forbedre situasjonen, kan være en korrekt og tilstrekkelig tilbakemelding til innsenderen av SpeakUp-rapporten. Ha på plass tydelige retningslinjer for å gi tilbakemelding; det kan bidra til å unngå misforståelser og håndtere forventninger.

  1. Vurder terminologien nøye

Formålet med SpeakUp-programmet er å opprette tidlig åpenhet ved å si fra slik at etiske forseelser kan forhindres eller oppdages så tidlig som mulig. Med dette i tankene er det svært viktig å tilby et miljø hvor de ansatte opplever tillit og som inviterer dem til å si fra. Derfor anbefaler vi at kommunikasjonen på SpeakUp-programmet ikke inneholder juridisk sjargong, kompliserte og formelle behandlingstrinn, unntak, kompliserte omfangsbegrensninger, rettigheter og plikter, og skremmende merkelapper som «varsler». I denne konteksten kan du vurdere om ord som «gransking» eller «inspektør» er passede i kommunikasjonen, programmet, prosedyrene eller under utredningen. Kanskje ord som «undersøkelse», «fakta-leting» eller «forespørsel» i stedet for «gransking» passer bedre for din organisasjonskultur eller nasjonale kultur.

Vi håper at tipsene ovenfor har gitt deg litt starthjelp for hvordan du organiserer utredningsgranskingen for SpeakUp-programmet ditt. Vi forstår at alle organisasjoner er ulike hverandre, og at ulike jurisdiksjoner kan kreve ulike tilnærminger og ulike lover som skal følges. Ta gjerne kontakt med forfatterne hvis du har flere spørsmål. Ta kontakt med Evita (evitasips@peopleintouch.com) for eventuelle spørsmål om introduksjon og organisering av ditt SpeakUp-program, og ta kontakt med Ludo (BLOCKINT.nl)  for spørsmål om alt annet som er relatert til granskingen (protokoll, opplæring, støtte og faktiske granskinger).

Snakk med ekspertene våre

Vil du lære mer, diskutere ideer eller dele meningene dine?

Ta kontakt

Share this page