Vijf Do’s en Dont’s voor een meldingsprogramma voor wangedrag

Ons zakelijk inzicht vertelt ons dat ‘ervaring’ een waardevol goed is bij het nemen van beslissingen. Als het gaat om meldingssystemen en -processen voor wangedrag dan bestaat dit zelden voorafgaand aan het opzetten van een dergelijk proces. Houd dus bij het opzetten van de processen rekening met de volgende “Do’s & Dont’s”:

Do: Zorg ervoor dat de CEO duidelijke communicatie over het rapportageproces voor wangedrag heeft gestuurd ter ondersteuning van het beleid en de achterliggende gedachte.

Don’t: Ongeacht de communicatie van de CEO, moet u er niet van uitgaan dat het proces alom zal worden ondersteund. Ontelbare herhalingen, geduld en vooral tact zijn vereist in de omgang met de afdelingen binnen het bedrijf.

Do: Zorg ervoor dat het proces wordt ondersteund door overvloedige communicatiemails, flyers, posters en internetpagina’s. Het is niet mogelijk om dit te overbelichten.

Don’t: Rechter en jury worden bij klachten. Stel een uitwisselcentrum in voor meldingen, laat ze professioneel onderzoeken en volg vervolgens uw huidige disciplinaire procedure om de bevindingen van de onderzoeken te beoordelen.

Er zijn verschillende belangrijke elementen die het melden van wangedrag succesvol maken

Do: Erken dat uw bedrijf cultureel gezien divers is en dat sommige klachten efficiënter zijn dan andere vanwege culturele normen. Omarm deze diversiteit en benadeel gebieden met weinig meldingen niet openlijk bij het senior management, tenzij u de feiten kent.

Don’t: Besteed het eerste deel van het proces aan het analyseren van de resultaten of de oorsprong van de gevallen oftewel de vermeende “grondoorzaken” van wangedrag. Laat het proces eerst effectief verlopen voordat u begint met de analyse.

Do: Huur de juiste mensen in voor de beoordeling en het contact met de melder. Een derde partij die de initiële rapportage verzorgt, is de sleutel tot onpartijdigheid. Als de klacht eenmaal is binnengekomen, is een passende beoordeling om de volgende stappen te bepalen van cruciaal belang. Emotionele intelligentie, kennis van het bedrijf en leiderschap zijn vereist in deze rol.

Don’t: Stel dat u het proces kunt beheren op een spreadsheet. Begin uw proces in de wetenschap dat het van jaar één tot jaar twee met 50% (in totaal aantal klachten) zal groeien. Houd een passende administratie bij om ervoor te zorgen dat kwesties op het gebied van gegevensbescherming en privacy worden bijgehouden.

Do: Voortdurend beoordelingen doen en aanpassingen van het proces doorvoeren afhankelijk van uw bevindingen, ongeacht of deze in jaar één of jaar vijf plaatsvinden. Blijf openstaan voor verbeteringen en wees flexibel.

Don’t: Categoriseer de eerste klachten als “urgent” of “onmiddellijke actie”, dergelijke labels komen anders later aan het licht als u niet heeft gehandeld zoals de labels suggereren. Alle initiële klachten moeten op dezelfde manier worden behandeld. Pas als het onderzoek is begonnen en de feiten bekend zijn, kunt u een correcte indeling maken en het juiste management informeren als dat nodig is.

Praat met onze experts

Meer weten, ideeën bespreken of meningen delen?

Contact opnemen

Share this page