Anonimiteit, een vereiste voor een laagdrempelige meldregeling, blijkt niet altijd haalbaar. Procedures en wetmatige afhandeling kunnen ertoe leiden dat de vertrouwenspersoon gedwongen wordt de identiteit van de melder bloot te geven. Dit schaadt niet alleen het recht van die betreffende melder, het heeft ook een vernietigend effect op het vertrouwen in de interne meldregeling. Meldingen zullen des te meer uitblijven.
Praktische beperkingen verhogen de drempel: alleen bereikbaar tijdens kantooruren, een ontmoeting is dikwijls op afspraak en collega’s zijn snel op de hoogte van de geplande afspraak.
Er zijn verschillende manieren waarop een organisatie een procedure voor het melden van misstanden kan inrichten. Voor het succes van een meldprocedure is het cruciaal dat de drempel om te melden zo laag mogelijk is. Immers, iedere weerstand kan ervoor zorgen dat een belangrijke melding uitblijft en het management niet kan reageren. Veel organisaties hebben een vertrouwenspersoon ingesteld om meldingen te ontvangen. Aan het gebruik van een vertrouwenspersoon kleeft echter een aantal nadelen waardoor dit niet als een laagdrempelige meldmogelijkheid kan worden gezien:
De beperkingen waarmee de vertrouwenspersoon werkt: een vertrouwenspersoon is vaak een parttimefunctie, toebedeeld aan een medewerker die reeds een ander takenpakket beheert. Een melding komt meestal onverwachts en ongelegen. Van de vertrouwenspersoon kan bovendien niet verwacht worden dat hij/zij de kennis heeft om meldingen adequaat af te handelen uiteenlopende van seksuele intimidatie tot complexe fraudes.
Verdere afbreuk aan vertrouwelijkheid: vaak zijn de aanstellingen van vertrouwenspersonen van tijdelijke aard; posities schuiven vaak door. Dit houdt in dat degene bij wie jij vorige maand vertrouwelijk een melding hebt gedaan, vandaag in een positie zit waar die informatie niet thuishoort.
Vertrouwenspersonen zitten vaak ‘te dicht’ op de melder: ze bevinden zich in dezelfde organisatie, op dezelfde afdeling en zijn niet onafhankelijk genoeg van de organisatie en het management.
Soms wordt er, mede wegens het laatstgenoemde, gekozen om te werken met een vertrouwenspersoon buiten de organisatie. Dit vergroot weliswaar de afstand ten opzichte van de melder, maar kan tegelijkertijd ook weer een drempelverhogend werken. Bovendien moet een extern vertrouwenspersoon altijd eerst contact opnemen met mensen binnen de organisatie omdat diepgaande kennis ontbreekt.
Voor zowel potentiële melders als voor de organisatie zien wij het gebruik van een vertrouwenspersoon niet als de optimale oplossing. Om de genoemde nadelen op te vangen heeft People Intouch het SpeakUp® systeem ontwikkeld. Deze interne meldlijn is 100% anoniem, 24/7 beschikbaar en zorgt ervoor dat meldingen zonder tussenkomst van anderen bij de daarvoor aangewezen persoon binnen de organisatie terecht komen.