Waarom is dit een belangrijke vraag? Niet alleen de reputatie van het bedrijf staat op het spel, maar uw bestuursleden lopen ook het risico (persoonlijk) aansprakelijk te worden gesteld als er wangedrag ontaardt in een schandaal. Als het bestuur de controle niet heeft, stellen ze zich bloot aan mogelijke gevangenisstraffen en boetes.
Wat bedoelen we dan met ‘de controle hebben’ op bestuursniveau? Stelt u zich een ernstige zaak van seksuele intimidatie voor waarbij een hooggeplaatste medewerker betrokken is en die geheel buiten het zicht van het hoofdkwartier plaatsvindt. In deze situatie is het noodzakelijk dat de bestuursleden zo snel mogelijk relevante informatie ontvangen, zodat zij hun verantwoordelijkheid kunnen nemen en ernaar kunnen handelen.
Hoe kan men wangedrag onder controle houden?
Op de eerste plaats moet u uw mensen de kans geven om zich uit te spreken over wangedrag om relevante informatie te ontvangen. De meeste bedrijven hebben meerdere meldingskanalen: naar de manager kunnen gaan, naar compliance/juridische afdeling/HR gaan of, voor zeer gevoelige gevallen, (anoniem) melden via een meldingssysteem voor wangedrag. Vooral die zeer gevoelige zaken moeten direct naar het hoofdkantoor worden gestuurd.
Wanneer iemand een melding doet via een meldingssysteem voor wangedrag, dan begint het echte werk. Hoe kunt u ervoor zorgen dat gevoelige informatie bij de juiste mensen terechtkomt?
We stellen voor om voor de triage-opstelling te gaan, of zoals we het graag noemen, ‘centrale intake-decentrale afhandeling’.
Zo werkt het in het kort: alle meldingen van wangedrag worden in eerste instantie ontvangen door een speciaal, klein (bestaande uit twee of drie personen) intake comité op het hoofdkantoor. Zij doen de eerste beoordeling: kan een zaak lokaal worden behandeld of is de kwestie zo gevoelig dat onmiddellijke escalatie naar het hoger management of een ethische commissie vereist is?
Teruggaan naar de #metoo door een hooggeplaatste persoon: gevoelige, bedrijfskritische informatie mag niet voor iedereen in uw organisatie beschikbaar zijn. Het moet worden behandeld op een strikte “need-to-know” basis. Het draait allemaal om de controle van informatie.