Een echte SpeakUp®-case
Zaak over het melden van wangedrag
De bezorgdheid van werknemers over hun persoonlijk welzijn creëert obstakels voor het melden van wangedrag. Deze organisatie gaat een stap verder dan de anonimiteit om hun meldende medewerkers te beschermen.
Harald is administratief medewerker op de financiële afdeling van de Turkse tak van een multinationale industriële onderneming. Het hoofdkantoor van de onderneming is in Duitsland gevestigd. Harald werkt al vele jaren bij het bedrijf en is een expert geworden binnen zijn vakgebied. Hij herkent transacties zeer snel en kan nieuwe, reguliere of andere transacties identificeren. Hij is ook goed bevriend met collega’s van andere afdelingen die hem op de hoogte houden van het reilen en zeilen van hun afdelingen.
Op een gegeven moment merkte Harald dat, hoewel sommige transacties er gewoon uitzagen, ze niet overeenkwamen met de informatie die zijn collega’s hem hadden gegeven. Nadat hij deze transacties nader had bekeken, ontdekte Harald nog meer tegenstrijdigheden. Ze konden teruggeleid worden naar bepaalde personen hoger in de organisatie. Toen hij opmerkingen hoorde van collega’s van andere afdelingen over hoe deze mensen hun uitgavenpatroon hadden veranderd, vond Harald dat hij zijn zorgen moest melden. De gevoeligheid van zijn zorgen en een ernstige dreiging van vergelding zorgden ervoor dat hij hierin zeer terughoudend was. Het feit dat hij rechtstreeks bij het hoofdkantoor een anonieme melding kon doen, steunde hem echter in zijn beslissing om door te zetten en ‘de klok te luiden’.
“Het feit dat hij rechtstreeks bij het hoofdkantoor een anonieme melding kon doen, steunde hem in zijn beslissing.”
Het hoofdkantoor van de organisatie besloot de zaak te onderzoeken. Er werd uiterste voorzichtigheid in acht genomen om geen lokale medewerkers te alarmeren die betrokken zouden kunnen zijn. Het hoofdkantoor raakte er steeds meer van overtuigd dat dit een serieus geval en slechts het topje van de ijsberg kon zijn, na verschillende interacties met Harald via het SpeakUp-systeem. Om een zaak op deze manier te kunnen onderzoeken, moest het bedrijf kunnen communiceren met de anonieme werknemer om voldoende informatie te krijgen die het onderzoek zou rechtvaardigen. Dit is waar SpeakUp by People Intouch nuttig bleek te zijn. Er werd een intern auditteam naar Turkije gestuurd om de zaak te onderzoeken. Het interne auditschema werd aangepast om het op een gewone audit te laten lijken. De ontdekking van de eerste belastende feiten gaf een nog stevigere basis voor verder, diepgaander onderzoek.
Het hoofdkantoor deelde Harald later mee dat het auditteam voldoende bewijs had verzameld en dat het alle verwijzingen zou in de administratie zou verwijderen naar het feit dat de zaak was gemeld door een klokkenluider.
“Elke verwijzing naar het feit dat de zaak was aangemeld door een klokkenluider werd uit het dossier verwijderd.”
Dit is de ultieme bescherming voor een klokkenluider. Niet alleen kon Harald anoniem blijven, maar zelfs het feit dat er ooit een klokkenluider bij betrokken was geweest, werd gewist. Naar onze mening heeft dit bedrijf volledig begrepen wat wangedrag melden inhoudt. Namelijk: het oplossen en corrigeren van het probleem in plaats van het focussen op de klokkenluider.