Uitspreken is niet gemakkelijk. Als u wilt dat uw medewerkers zich uitspreken over wangedrag, moet u vertrouwen opbouwen.
Hoe? Hou het simpel en positief!
Als u wangedrag in uw organisatie zo vroeg mogelijk wilt opsporen, moeten mensen zich aangemoedigd voelen om zich te laten horen. Maak het niet te ingewikkeld of te juridisch. Wees transparant. Mensen moeten weten wanneer ze zich moeten uitspreken, hoe ze zich moeten uitspreken en wat er daarna gebeurt.
Daarom is communicatie een belangrijk onderdeel van het succes als organisaties besluiten een meldingsprocedure op te zetten.
SpeakUp is een platform voor het melden van wangedrag, ontworpen om een echte dialoog mogelijk te maken tussen medewerkers en vertrouwde bedrijfsprofessionals.
Wij helpen organisaties om effectief te communiceren over SpeakUp door het delen van onze ervaring en de best practices die we in de loop der jaren hebben ontwikkeld.
Eén ding is zeker: elke organisatie is anders en u moet nadenken over wat voor uw mensen zal werken.
Checklist
Voordat we beginnen
- Erken dat uitspreken niet gemakkelijk is. Vooral in Europa, met zijn culturele en historische achtergrond, zijn er veel landen waar uitspreken nog steeds als ‘not done’ wordt beschouwd.
- Niemand zal zich uitspreken als men niet weet dat dit kan. Van posters tot video’s tot spiegelstickers die op toiletspiegels kunnen worden geplakt. Alles is mogelijk, maar het moet wel werken voor de mensen in uw organisatie. Denk na over uw communicatiestrategie. Waarom betrekt u geen communicatiespecialist bij uw projectteam?
De basis voor effectieve SpeakUp-programma’s
- Laat uw medewerkers weten waarom u wilt dat ze zich uitspreken: omdat u om uw mensen geeft en hun hulp nodig hebt om het juiste te doen!
- Beslis wie uw publiek is. Vraag u af of u zich alleen op uw medewerkers wilt richten of ook op uw leveranciers en andere derde partijen? Werken uw medewerkers op kantoor of op locatie? Heeft iedereen toegang tot internet of telefoon? Welke taal spreken ze?
- Communiceer duidelijk wat er gemeld moet worden. Het gaat om overtredingen van uw gedragscode, dus probeer specifieke voorbeelden te geven van situaties die gemeld moeten worden.
- Wat nu? Mensen willen weten wanneer ze een antwoord kunnen verwachten, wie hun bericht ontvangt en hoe de follow-upprocedure gaat. Laat hen weten wat ze kunnen verwachten (en laat ze niet langer dan een week wachten op uw antwoord). Wees transparant en laat zien dat elke melding serieus wordt behandeld door een speciaal team.
- SpeakUp is een laatste redmiddel om ernstige gevallen te melden als mensen zich niet op hun gemak voelen om zich op een andere manier uit te spreken. Dus informeer mensen ook over de andere mogelijkheden om een melding te doen! Praat met uw manager, de HR-afdeling of het compliance-team, enz. Communiceer alle meldingskanalen duidelijk aan de hand van een schema of andere visualisatie.
- Zorg voor comfort. Laat mensen weten dat ze veilig een melding kunnen doen. Ze kunnen met SpeakUp zelfs anoniem een melding doen. Maak het niet te juridisch en maak het niet te ingewikkeld. Dit zal melders afschrikken met als mogelijkheid dat ze helemaal geen melding meer doen.
- Oké, laten we het juridische aspect niet vergeten Neem. belangrijke informatie op in uw SpeakUp-beleid, bijvoorbeeld over de privacyrechten van de melder en vergeet ook de rechten van de beschuldigde niet! Of dat meldingen niet kunnen worden onderzocht als ze te kwader trouw worden gedaan. Maar houd in gedachten: de meeste mensen spreken geen ‘juridische taal’. Als mensen bang zijn voor straf of vergelding, zullen ze helemaal geen melding doen.
Vertrouwen opbouwen
- Wilt u een “klokkenluider” zijn? Waarschijnlijk niet. Vermijd de term “klokkenluiden” in uw communicatie. Alternatieven zijn: het melden van wangedrag, het uiten van zorgen, het melden van integriteitskwesties en natuurlijk (onze persoonlijke favoriet) uitspreken!
- Vertrouwen opbouwen gaat niet van de ene op de andere dag. Werknemers en leveranciers komen en gaan. Denk aan een voortdurend bewustwordingsplan.
- Mensen spreken zich uit als er iets mis is, dus u moet ook die vertrouwensbreuk herstellen!