10 tips voor het onderzoeken van SpeakUp-meldingen

Onderzoek doen kan lastig zijn. Het omgaan met de rechten en de veiligheid van degenen die bij een onderzoek betrokken zijn en het afwegen van tegenstrijdige rechten en belangen is een ingewikkeld proces dat proportioneel en zorgvuldig moet worden afgehandeld. Dit geldt des te meer als er onderzoeken worden uitgevoerd als onderdeel van uw SpeakUp-programma: vertrouwelijkheid, veiligheid en betrouwbaarheid zijn essentiële pijlers van elk doeltreffend SpeakUp-programma. Eén slecht geleid onderzoek kan een verwoestend effect hebben op de reputatie en de doeltreffendheid van het programma.

In deze blog geven Ludo Block, onafhankelijk onderzoeksconsultant bij BLOCKINT, en Evita Slijper-Sips van People Intouch, specialist in het opbouwen van SpeakUp-programma’s, u 10 belangrijke tips om in gedachten te houden bij het organiseren van de onderzoeksfollow-up voor uw SpeakUp-programma.

U staat op het punt om het SpeakUp-programma in gebruik te nemen en bent klaar om informatie te ontvangen. Sommige informatie kan een onderzoek rechtvaardigen. Wat dan?

  1. Wees voorbereid

Zorg ervoor dat de organisatie voordat het SpeakUp-programma live gaat, ook goed is voorbereid op inkomende meldingen die een onderzoek rechtvaardigen. Voorbereiding begint met een onderzoeksprotocol waarin ten minste het volgende is vastgelegd: a) autoriteit en verantwoordelijkheid voor het onderzoek, b) onderzoeksprocedures en -methoden, c) rechten van de betrokkenen, d) toegang tot (persoons)gegevens, e) bijhouden van meldingen en f) rapportage. Begin vandaag nu met het opstellen van een protocol, want u kunt het morgen nodig hebben. Als u het nodig hebt, is er geen tijd om het op te stellen en het te laten goedkeuren door bijvoorbeeld de ondernemingsraad. Ook het vooraf in kaart brengen van de mogelijke beschikbare onderzoekers moet worden voorbereid, zodat u weet wie u moet bellen.

  1. Bekijk de noodzaak van een onderzoek kritisch

Wanneer u te maken krijgt met een SpeakUp-melding: bezint eer ge begint. Een onderzoek is niet het antwoord op alle meldingen, en misschien zelfs wel helemaal niet het beste antwoord. Probeer de melding te bekijken vanuit het perspectief van de persoon die de melding gedaan heeft; wat zit hem of haar werkelijk dwars en wat zou een bevredigend resultaat zijn? Is het mogelijk het probleem op te lossen zonder formele procedures? Soms voegt een oprecht en eerlijk gesprek van een HR-medewerker met de betrokken personen veel meer waarde toe dan een onderzoek. Met andere woorden: concentreer u eerst op het opbouwen van vertrouwen met de persoon die de melding doet, voordat u onmiddellijk in uw rol van onderzoeker springt.

  1. Organiseer een snel en doeltreffend initieel beoordelingsproces

Uniek aan het doen van onderzoek als onderdeel van uw SpeakUp-programma, is het streven naar bescherming van de klokkenluider. Hoe sneller u dus de basisfeiten van de SpeakUp-melding kunt verifiëren en vaststellen, des te sneller kan worden besloten of een onderzoek gerechtvaardigd is, hetgeen bijdraagt aan de bescherming van de persoon die de SpeakUp-melding heeft gedaan. En wanneer een onderzoek gerechtvaardigd is, zijn de basisfeiten al geverifieerd, zodat het onderzoek snel en zonder onnodige discussie van start kan gaan.

  1. Formuleer duidelijk het doel van een onderzoek

Wanneer de voorlopige beoordeling van een ingediend SpeakUp-rapport resulteert in een besluit om de zaak te onderzoeken, is het van belang dit besluit te documenteren, met inbegrip van de redenen en de centrale vraag en het doel van het onderzoek. Alleen een goed geformuleerde vraag en opdracht bieden de onderzoeker een toereikend kader om aan te werken, en daarin moet ook het doel van de melding worden opgenomen. Is het verslag alleen voor intern gebruik, of kan het ook worden gebruikt voor gerechtelijke stappen? Zal, of kan het worden doorverwezen naar de autoriteiten? 

  1. De ultieme “klokkenluidersbescherming”: het verwijderen van verwijzingen in een klokkenluidersmelding is mogelijk

Indien een eerste onderzoek van een ontvangen melding leidt tot concrete bewijzen die de SpeakUp-melding ondersteunen, overweeg dan om die bewijzen zelf als uitgangspunt voor het onderzoek te nemen. Het wegnemen van de betrokkenheid van de klokkenluider leidt tot de ultieme bescherming van hem/haar. Het spreekt vanzelf dat deze keuze moet worden besproken met de persoon die de SpeakUp-melding heeft gedaan.

  1. Overweeg wie onderzoek doet

Onderzoek vereist een mix van bepaalde vaardigheden die niet iedereen heeft. Bovendien vereisen niet alle zaken dezelfde vaardigheden of aanpak: een #metoo-zaak kan niet worden vergeleken met een fraudezaak. Hoewel de bedrijfsjurist, de interne auditor en de personeelsmanager de meest voor de hand liggende personen zijn om onderzoeken uit te voeren, garanderen hun opleiding of functie niet dat zij inderdaad over de vereiste vaardigheden beschikken.We raden af om de compliance officer(s) van de organisatie te betrekken bij interne onderzoeken, als u wilt dat zij doeltreffend blijven in het bevorderen van compliance.

  1. Zorgplicht jegens de betrokkenen

Bij de meeste onderzoeken op basis van een SpeakUp-melding is er ook sprake van (een) betrokkene(n) die op de een of andere manier van misstanden wordt (worden) beschuldigd. De huidige aandacht in de samenleving voor het faciliteren van klokkenluiders kan leiden tot een situatie waarin de beschuldigden al snel schuldig worden geacht. Mensen denken al snel dat als een klokkenluider bescherming nodig heeft, hij of zij wel gelijk zal hebben. De organisatie heeft echter niet alleen een zorgplicht jegens de klokkenluider, maar zeker ook jegens de persoon of personen die van een misstand wordt of worden beschuldigd.

SpeakUp-meldingen zijn, zelfs als ze te goeder trouw zijn gemaakt, niet altijd waar en accuraat. De gemelde feiten kunnen onjuist of onvolledig zijn waargenomen en – wat nog vaker voorkomt – de melder kan die feiten verkeerd hebben geïnterpreteerd als een misstand.

Het vermoeden van onschuld is een belangrijk beginsel in het strafrecht en zou net zo belangrijk moeten zijn in elk onderzoek waarbij natuurlijke personen van misstanden worden verdacht. Nadat de feiten zijn vastgesteld, moet de beschuldigde daarom niet alleen de kans krijgen om een verklaring af te leggen (waarin hij reageert op de beschuldigingen), maar ook het recht krijgen om opmerkingen te maken over de voorlopige bevindingen. De ervaring met onderzoeken leert dat alleen wanneer bevindingen in de juiste context worden geplaatst, het volledige verhaal alle nuances onthult.

  1. Uitbesteden of niet?

Er spelen twee belangrijke elementen een rol bij de beslissing om het onderzoek van een melding al dan niet uit te besteden. Het eerste element is het potentiële belangenconflict. Indien in een rapport melding wordt gemaakt van wanpraktijken door leden van het hoger management, dan moet de organisatie nagaan of een intern onderzoek onder leiding van datzelfde management geen (vermeend) belangenconflict zou inhouden. Bij een uitbesteed onderzoek in opdracht van de raad van toezicht wordt een dergelijk (vermeend) conflict vermeden.

Het tweede element in het besluit om een onderzoek al dan niet uit te besteden, is de beschikbaarheid van de onderzoekscapaciteit, zowel in kwantitatief als in kwalitatief opzicht. Niet elke organisatie heeft onderzoeksmiddelen in eigen beheer; soms is het veel efficiënter om onderzoekscapaciteit in te huren.

Maar zelfs als de organisatie zelf onderzoekscapaciteit heeft, is het de vraag de organisatie in staat is een breed scala van verschillende aantijgingen te onderzoeken. Het aanpakken van pesterijen op het werk is iets heel anders dan het ontrafelen van corruptie en beide situaties vereisen gespecialiseerde vaardigheden en ervaring.

  1. Beperk de verspreiding van het eindrapport

Onderzoeksrapporten bevatten door hun aard veel details over de betrokken personen, alsmede vertrouwelijke informatie van de organisatie. Het is zinvol om vooraf aan de betrokkenen, met inbegrip van de persoon die een SpeakUp-melding heeft ingediend, mee te delen of zij al dan niet het volledige rapport van het onderzoek zullen ontvangen. Een samenvatting met een uiteenzetting van wat is onderzocht, wat de belangrijkste bevindingen waren en welke maatregelen de organisatie heeft genomen om de situatie te corrigeren en/of te verbeteren, kan een passende en toereikende vorm van feedback zijn voor de melder. Een duidelijke richtlijn voor feedback kan misverstanden helpen voorkomen en verwachtingen helpen managen.

  1. Denk goed na over uw woorden

Het doel van een SpeakUp-programma is om in een vroeg stadium transparantie te creëren door u uit te spreken, zodat ethische misstanden kunnen worden voorkomen of zo vroeg mogelijk kunnen worden ontdekt. Met dit in het achterhoofd is het uiterst belangrijk een omgeving te bieden die uw werknemers vertrouwen en die hen uitnodigt hun stem te laten horen. Daarom raden wij u aan om in uw communicatie over het SpeakUp-programma geen juridische bewoordingen, ingewikkelde formele processen, uitzonderingen, lastige reikwijdtebeperkingen, rechten en plichten en enge etiketten als “klokkenluider” te gebruiken. Overweeg in dit verband of de term “onderzoek” of “onderzoeker” op zijn plaats is in uw communicatie, programma, procedures en tijdens de follow-up. Misschien passen termen zoals “beoordeling”, “feiten zoeken” of “informatie” beter bij uw organisatiecultuur (of uw nationale cultuur) in plaats van “onderzoek”.

Wij hopen dat de bovenstaande tips u een eerste opzet geven voor het instellen van de onderzoeksfollow-up voor uw SpeakUp-programma. Wij begrijpen dat elke organisatie anders is en dat verschillende jurisdicties een verschillende aanpak hebben en verschillende wetten kunnen hebben waaraan moet worden voldaan. Voor verdere vragen kunt u altijd contact opnemen met de auteurs. Neem contact op met Evita (evitasips@peopleintouch.com) voor al uw vragen in verband met het invoeren en organiseren van uw SpeakUp-programma en met Ludo (BLOCKINT.nl) voor vragen over alles wat met onderzoeken te maken heeft (protocollen, training, ondersteuning en onderzoeken).

Praat met onze experts

Meer weten, ideeën bespreken of meningen delen?

Contact opnemen

Share this page