SpeakUp® のコミュニケーションチェックリスト

声を上げるのは簡単なことではありません。人々が不正行為を通報できるようになるには、信頼を築く必要があります。

その方法は、 シンプルかつ前向きになることです。 

組織内の不正行為のできるだけ早い段階での検知を望むならば、声を上げることを奨励する必要があります。手順を必要以上に複雑化させたり、合法性を徹底しすぎたりしてはなりません。また、明確な情報を提供して透明性を維持します。人々が、どんな時に相談すべきか、その通知する方法、およびその後のステップについて理解しいる必要があります。

通報手順の構築を決めた組織がそれを成功に導く上で、コミュニケーションが重要な要素になるのは、このためです。

SpeakUpは、従業員と信頼の置ける専門担当者との間での真の対話を促進する不正行為通報プラットフォームです。

当社における長年にわたり培われた経験とベストプラクティスを共有することで、組織がSpeakUpについて効果的に伝達することができるためのサポートを提供します。

一つ確実に言えることは、すべての組織は同じではなく、それぞれの組織で何が適しているかを検討する必要があるということです。

チェックリスト

はじめに

  • 声を上げるのは簡単ではないことを理解する必要があります。特にヨーロッパでは、その文化的・歴史的背景のために、未だに多くの国で通報することはタブー視されています。
  • 通報するすべがなければ、声を上げる人はいないでしょう。ポスターやビデオ、トイレの鏡に貼れるシールまで、周知のために使用できるものは多くありますが、組織の人々に適したものである必要があります。通報チャンネルについてのコミュニケーション戦略についてはよく検討してくだい。プロジェクトチームにコミュニケーションスペシャリストを含めるという方法もあります。

効果的なSpeakUpプログラムの基本

  • なぜ声を上げてほしいのか、つまり組織が人々を大切にしており、正しい行動のためには一人ひとりのサポートを必要としていることを理解してもらいます。
  • コミュニケーションの対象を定めます。その際、従業員のみを対象とするのか、サプライヤーやその他の第三者も含めるのかを検討します。従業員がオフィス勤務か、現場勤務かでも違いが出てきます。全員がインターネットまたは電話を使用できる環境なのか、使用言語はどれか、なども考慮に入れます。
  • 何を報告すべきかを明瞭に伝えます。行動規範に対する違反を通報するものであるため、通報すべき状況を具体的な例を挙げて説明します。
  • 次のステップは? いつ回答が得られるのか、誰がメッセージを受け取るのか、フォローアップ手順がどのように機能するかが明らかであることを人々は望んでいます。そのため、通報後に行われるべき手順について説明します(また、返答は1週間以内に行われるものとします)。明瞭な情報を提供し、いずれの通知も専任チームが慎重に取り扱うことを伝えます。
  • SpeakUpは、人々が重大なケースについて他の手段で相談できない場合に使用する最後の手段です。そのため、上司、人事部、コンプライアンス部門など、他の通報オプションがあることについても理解してもらいましょう。フローチャートやその他のビジュアルを使い、すべての通報l経路について明瞭に説明します。
  • 安心感を提供します。懸念事項を報告しても安全であることを伝えます。SpeakUpでは、匿名で通報することができます。必要以上に合法性を強調したり、過剰に複雑化することは避けます。通報者が怖気づき、通報をあきらめることにつながりかねません。
  • とはいえ、法令をおろそかにすることはできせん。通報者のプライバシー権などの重要な情報をSpeakUpのポリシーに盛り込むと同時に、被疑者の権利も忘れてはなりません。また通報が悪意で行われた場合は、調査することができないことも通知します。しかし、誰もが法律用語に精通しているわけではないことは留意してください。懲戒処分や報復を恐れるならば、人々は通報することをあきらめてしまうでしょう。

信頼の構築

  • 内部告発を行いたいかと聞かれたら、ほとんどの人はいいえと答えることでしょう。通知を行う際は、「内部告発」という言葉は一切使用しないようにします。その代わりに、不正行為の報告、懸念事項の相談、インテグリティレポート、また、「声を上げる」といった表現を使用できます。
  • 信頼の構築は1日で終了するということはありません。新しい従業員やサプライヤーが加わったり、去ったりすることがあるため、継続的に啓発プランを実施することを検討します。
  • 人々は何か問題がある場合に声を上げるため、失った信頼を回復することも必要になります。

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