Sei ragioni per non rivolgersi ai mediatori… e un modo perfettamente logico di collaborare con loro

Alcune aziende nominano un mediatore esterno per organizzare la procedura interna relativa ai comportamenti scorretti. In questo modo, mirano solitamente a combinare professionalità nella gestione dei casi ed efficienza. Tuttavia, benché all’apparenza valido, il modello presenta delle limitazioni pratiche in termini di efficacia. Ecco alcune importanti puntualizzazioni da prendere in considerazione:

1: la segnalazione anonima non è possibile

Per i dipendenti che assistono a comportamenti scorretti sul posto di lavoro e vogliono che si intervenga, l’unico premio è avere la coscienza pulita. Denunciando, non ci guadagnano niente di materiale e magari hanno tutto da perdere: se si identificassero, rischierebbero ritorsioni da parte di colleghi o superiori o persino il licenziamento. C’è solo un modo per proteggere in tutto e per tutto la loro posizione: la segnalazione anonima. In pratica, qualcosa che i mediatori non possono offrire. I mediatori dovranno incontrare i dipendenti di persona o vorranno almeno che i dipendenti si identifichino. Sì, inizialmente potrebbero promettere di mantenere la riservatezza, ma le cose tendono a cambiare sotto pressione. Se la posta in gioco per l’azienda fosse abbastanza alta o la situazione legale lo richiedesse, l’iniziale promessa di riservatezza potrebbe non essere mantenuta. I dipendenti sono abbastanza svegli da saperlo, o quantomeno da sospettarlo, e potrebbero quindi decidere di tenersi alla larga dal segnalare, anche quando i casi sono tra i più gravi e il loro contributo sarebbe preziosissimo. La prudenza non è mai troppa, dopotutto.

2: instaurare gradualmente un rapporto di fiducia è praticamente impossibile

Anche accettando segnalazioni anonime e telefonate da persone che non vogliono identificarsi, i mediatori non avrebbero alcun modo per contattare nuovamente chi segnala. Non ci sarebbe possibilità di dialogo, oltre alla chiamata iniziale, né comunicazioni successive, quindi sia i mediatori che chi denuncia si ritroverebbero bloccati fin dall’inizio in una situazione “o tutto o niente”. In pratica, i dipendenti hanno bisogno di tempo e tranquillità per farsi avanti e dire quello che sanno. Non vogliono sentirsi sotto pressione. Dicono quello che vogliono quando vogliono; vogliono pensare di avere il controllo della situazione. Potrebbe volerci del tempo per instaurare la fiducia necessaria per far sì che si aprano completamente ed eventualmente rinuncino all’anonimato. Probabilmente, molto più tempo di quello offerto da una singola telefonata veloce e orientata ai risultati.

3: la disponibilità limitata dei mediatori non è rassicurante

Solitamente, i mediatori possono essere contattati durante gli orari di ufficio: esattamente la parte della giornata in cui i dipendenti vorrebbero evitarlo. Questi ultimi preferirebbero farsi sentire in serata o nei fine settimana per evitare i colleghi indiscreti in ufficio, che potrebbero ascoltare la telefonata o incuriosirsi per le riunioni fuori sede non previste. Inoltre, il fatto che i mediatori esterni lavorano altrove, e magari anche per uno studio legale, potrebbe non rassicurare affatto i dipendenti.

4: un ulteriore ostacolo: contattare uno studio legale

“Tutto quello che dirà potrà essere usato contro di lei in tribunale.” Solitamente, i dipendenti hanno a che fare con gli avvocati solo un paio di volte in tutta la loro vita e soprattutto per necessità o in circostanze non proprio ideali. Con tutto il dovuto rispetto per la professione legale, la maggior parte delle persone non è impaziente di contattare gli avvocati e potrebbe persino diffidare di loro. Possono inchiodarmi per quello che dico? Quello che dico potrà veramente essere usato contro di me? Da che parte sta l’avvocato? La mia o quella dell’azienda? E se ci fosse un conflitto di interessi? Il datore di lavoro inoltra il mio messaggio a esterni nell’interesse mio o suo? Spesso, non esistono risposte inequivocabili o rassicuranti a queste domande. Quindi, per i dipendenti, l’eventualità che i mediatori appartengano a uno studio legale potrebbe essere un altro motivo per non farsi avanti.

5: posizioni esterne si traducono in minore disponibilità e tempi tecnici più lunghi

Rispetto a un reparto conformità interno, i mediatori esterni sono separati dall’azienda, non solo fisicamente, ma anche in termini di conoscenza delle dinamiche e del personale dell’azienda stessa. Quindi, benché abbiano indubbiamente eccezionali competenze in materia di legge e conformità, i mediatori esterni potrebbero non avere abbastanza informazioni dettagliate sull’azienda e non comprenderne sufficientemente la cultura, il personale e le procedure per essere in grado di gestire i casi in modo efficiente e repentino. Non possono essere all’altezza della situazione alla stessa stregua di professionisti interni addetti alla conformità e alle questioni legali. In pratica, anche qualora la gestione dei casi e delle segnalazioni venisse affidata a esterni, aziende e mediatori dovrebbero comunicare parecchio. Quindi, probabilmente il coinvolgimento del personale dell’azienda addetto alla conformità e alle questioni legali sarebbe dispendioso in termini di tempo. E questo ulteriore livello di comunicazione renderebbe più difficile la riduzione al minimo del numero delle persone informate sul caso, come previsto dal principio della “necessità di sapere”.

6: la difficoltà di garantire una gestione dei messaggi di prim’ordine in tutto il mondo

Solitamente, le multinazionali assumono mediatori di studi legali con cui collaborano e hanno buoni rapporti nel proprio Paese. Ma molti studi legali, benché abbiano sedi in tutto il mondo, hanno collaborazioni focalizzate sul mercato nazionale. In altre parole, ottimi contatti e professionisti di talento nel Paese A non garantiscono lo stesso talento nel Paese B, C o D, dove la partnership potrebbe avere altre priorità e quindi, magari, garantire meno esperienza. Inoltre, la maggioranza di studi legali non ha rappresentanti in tutti i Paesi del mondo. In quelli in cui non operano direttamente, hanno piuttosto un certo numero di legami più deboli. Ovviamente, ciò rende più variabili la dedizione al cliente e la qualità del servizio. Tra l’altro, le segnalazioni verranno presentate in lingue diverse. Ciascun Paese avrà i suoi requisiti in termini di lingua e anche la qualità e quantità delle lingue offerte in ogni Paese potrebbero influire su questa variabilità. Questo fattore è importante, considerando che le segnalazioni di comportamenti scorretti vengono presentate alla società sussidiaria locale e non alla sede centrale dell’azienda. È, quindi, fondamentale che i messaggi siano gestiti nel migliore dei modi a livello locale, ovunque nel mondo. Nella realtà, la maggior parte dei fornitori di servizi di mediazione avrà difficoltà a garantirlo.

Creazione di collegamenti efficaci tra dipendenti e mediatori

A conti fatti, lavorare con i mediatori non è sempre facile come si pensa, ma è possibile.

La scelta migliore è fornire un collegamento diretto con una piattaforma di comunicazione e segnalazione che sia accessibile, anonima e affidabile. Una linea SpeakUp ben strutturata, di portata globale e legata alla realtà locale sarebbe utile per ricevere i messaggi che possono poi essere eventualmente tradotti in qualsiasi lingua e inoltrati ai mediatori (direttamente o tramite il reparto conformità). Dopodiché, i mediatori possono dare seguito ad alcuni messaggi o a tutti. Avere come primo punto di contatto una linea per l’integrità potrebbe incoraggiare i dipendenti a segnalare. Inoltre, il processo di comunicazione tra mediatori e dipendenti può essere strutturato in un modo accessibile, pratico e non intimidatorio per questi ultimi. Questo sistema ha vantaggi anche per i mediatori, dal momento che semplifica la comunicazione con i dipendenti e permette di gestire meglio i casi. Una buona identificazione a livello locale agevola anche la gestione centralizzata dei casi, riducendo la necessità per i fornitori di servizi di mediazione di avere una presenza locale in tutto il mondo. Tutto sommato, con la giusta piattaforma, è possibile sfruttare i vantaggi dei servizi di mediazione, evitando al contempo la maggior parte delle riserve che si hanno solitamente. Probabilmente avrete già intuito quale piattaforma consigliamo!

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