Checklist della comunicazione su SpeakUp®

Denunciare non è facile. Se volete che i vostri dipendenti segnalino i comportamenti scorretti, dovete instaurare un rapporto di fiducia.

Come? Rendendo le cose semplici ed efficienti! 

Se volete identificare quanto prima i comportamenti scorretti sul posto di lavoro, i dipendenti devono sentirsi incoraggiati a segnalarli. Non rendete lo cose troppo complicate o troppo “legali”. Siate trasparenti. Le persone devono sapere quando e come segnalare e cosa succederà dopo.

Per questo la comunicazione è fondamentale per garantire il successo di una procedura di segnalazione.

SpeakUp è una piattaforma di segnalazione di comportamenti scorretti pensata per favorire un dialogo reale tra dipendenti e professionisti fidati delle aziende.

Aiutiamo le organizzazioni a parlare di SpeakUp in modo efficace condividendo la nostra esperienza e le best practice sviluppate nel corso degli anni.

Una cosa è certa: ogni organizzazione è diversa e bisogna valutare cosa può funzionare con i propri dipendenti.

Checklist

Prima di iniziare

  • Rendetevi conto che denunciare non è facile. Soprattutto in Europa, con il suo contesto storico e culturale, sono molti i Paesi in cui la denuncia è ancora considerata una cosa da evitare.
  • Nessuno denuncia se non sa di poterlo fare. Dai manifesti e i video agli adesivi da attaccare sugli specchi nei bagni, tutto è possibile, ma deve funzionare con i dipendenti della vostra organizzazione. Pensate alla vostra strategia di comunicazione. Perché non coinvolgere uno specialista della comunicazione nel vostro team di progetto?

 

Le basi di programmi SpeakUp di successo

  • Fate sapere ai dipendenti perché volete che segnalino: ci tenete a loro e vi serve il loro aiuto per fare la cosa giusta!
  • Decidete chi sono i destinatari. Chiedetevi se volete rivolgervi solo ai vostri dipendenti o anche a fornitori e terzi. Domandatevi se i vostri dipendenti lavorano in ufficio o sul campo, se tutti hanno accesso a Internet o al telefono e in che lingua parlano.
  • Spiegate chiaramente cosa bisogna segnalare. Si tratta di violazioni al vostro codice di condotta, quindi cercate di fornire esempi specifici di situazioni che dovrebbero essere segnalate.
  • E ora? Le persone vogliono sapere quando possono aspettarsi una risposta, chi riceve il loro messaggio e cosa succede dopo la segnalazione. Spiegate ai dipendenti cosa devono aspettarsi (e rispondete ai loro dubbi entro una settimana). Siate trasparenti e dimostrate che tutte le segnalazioni pervenute saranno gestite seriamente da un team specializzato.
  • SpeakUp è un’ultima risorsa per segnalare i casi gravi se qualcuno non si sente a suo agio a denunciare in altri modi. Quindi, condividete anche le altre opzioni disponibili! Parlate al vostro manager, al reparto Risorse umane, al team per la conformità, ecc. Illustrate chiaramente tutti i canali di segnalazione usando diagrammi di flusso o altri supporti visivi.
  • Trasmettete tranquillità. Spiegate ai dipendenti che non corrono rischi se condividono una preoccupazione. E, con SpeakUp, possono persino segnalare anonimamente. Non rendete lo cose troppo “legali” o troppo complicate. Spaventereste chi vuole segnalare, con il rischio che non denunci affatto.
  • Ok, non dimentichiamoci della legalità. Includete informazioni importanti nella vostra politica SpeakUp: ad esempio, spiegate i diritti alla tutela della privacy di chi segnala (parlando anche dei diritti di chi viene accusato!) o che non è possibile indagare sulle segnalazioni fatte in cattiva fede. Ma tenete a mente che la maggior parte delle persone non parla “legalese”. Se i dipendenti temono misure disciplinari o ritorsioni, non segnalano.

Instaurare un rapporto di fiducia

  • Vorreste essere “informatori”? Probabilmente no. Evitate completamente il termine “informatori” nelle vostre comunicazioni. In alternativa, potete parlare di “segnalazione di comportamenti scorretti, condivisione delle preoccupazioni, segnalazione di questioni relative all’integrità e denuncia”!
  • La fiducia non si guadagna dal giorno alla notte. Dipendenti e fornitori vanno e vengono. Pensate a un piano di sensibilizzazione continua.
  • Le persone segnalano se qualcosa non va, quindi dovete anche restaurare la fiducia incrinata!

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