10 suggerimenti per l’indagine delle segnalazioni di illeciti

Le indagini possono essere una cosa complicata. Giostrare i diritti e la sicurezza delle persone coinvolte e bilanciare diritti e interessi contrastanti è un processo delicato che va gestito in modo proporzionale e diligente. Ciò è ancora più vero quando le indagini vengono portate avanti nell’ambito del vostro programma di segnalazione di comportamenti scorretti: riservatezza, sicurezza e affidabilità sono pilastri essenziali per l’efficacia di un tale programma. Un’indagine mal gestita può avere un effetto devastante sulla reputazione e sull’efficacia del programma.

In questo blog, Ludo Block, consulente indipendente in campo di indagini presso BLOCKINT, ed Evita Slijper-Sips di People Intouch, specializzata nell’ideazione di programmi di segnalazione di comportamenti scorretti, condividono 10 suggerimenti chiave da prendere in considerazione durante l’organizzazione dell’approfondimento investigativo.

State per lanciare il vostro programma di segnalazione di illeciti e siete pronti a ricevere informazioni, alcune delle quali potrebbero richiedere maggiori indagini. Che fare?

  1. Preparazione

Prima di lanciare il programma, accertatevi che l’organizzazione sia pronta a gestire eventuali messaggi che potrebbero giustificare un’indagine più approfondita. La preparazione ha inizio con la messa a punto di un protocollo investigativo che definisca come minimo: a) autorità e responsabilità per l’indagine, b) procedure e metodi investigativi, c) diritti dei soggetti coinvolti, d) accesso a dati (personali), e) tenuta dei registri e f) reportistica. Iniziate ad abbozzare un protocollo oggi stesso, poiché potrebbe servirvi già da domani. Quando sarà necessario, non avrete più tempo di redigerlo e di farlo approvare, ad esempio, dal comitato aziendale. Inoltre, la mappatura anticipata dei potenziali investigatori disponibili è un preparativo essenziale, che permette di sapere a chi rivolgersi.

  1. Valutazione critica della necessità di un’indagine

Quando vi ritrovate effettivamente davanti a una segnalazione di illeciti, riflettete prima di agire. Un’indagine non è la soluzione per ogni segnalazione e, probabilmente, neanche la migliore in assoluto. Provate a esaminare la segnalazione dal punto di vista della persona che l’ha presentata: cosa la preoccupa realmente e quale sarebbe un esito soddisfacente? È possibile risolvere la questione senza dover districarsi tra procedure formali? Talvolta, una discussione onesta e sincera tra un responsabile dell’ufficio Risorse Umane e gli individui coinvolti è molto più vantaggiosa di un’indagine. In altre parole: puntate innanzitutto a costruire fiducia con la persona interessata prima di indossare il cappello da investigatore.

  1. Processo di valutazione iniziale rapido ed efficace

Un aspetto essenziale delle indagini in seno al programma di segnalazione di illeciti è l’obiettivo di proteggere chi segnala. Pertanto, se verificate e appurate rapidamente i fatti basilari inerenti la segnalazione, sarete in grado di decidere con la massima prontezza se un’indagine è giustificata, proteggendo così la persona che ha segnalato il comportamento scorretto. E quando stabilite che l’indagine è giustificata, i fatti basilari saranno già stati verificati e, pertanto, si potrà avviare prontamente l’indagine senza inutili discussioni.

  1. Obiettivo dell’indagine chiaro

Quando la valutazione preliminare di una segnalazione di comportamenti scorretti fa decidere di indagare la questione, è importante documentare tale decisione, includendo le motivazioni, nonché l’interrogativo centrale e la finalità dell’indagine. Solo un interrogativo e un incarico formulati come si deve danno vita a un quadro adeguato per l’investigatore, che dovrebbe includere anche lo scopo dell’eventuale denuncia. La denuncia è solo per uso interno o può essere usata per procedimenti legali? Sarà o potrà essere deferita alle autorità? 

  1. Protezione dei “segnalanti” per eccellenza: eliminazione di ogni riferimento a una segnalazione

Se la rassegna preliminare di una segnalazione ricevuta si traduce in prove concrete della sua effettiva sussistenza, potreste usare tali prove come punto di partenza dell’indagine. Eliminare il coinvolgimento di chi segnala promuove un maggior livello di protezione per tale persona. Ovviamente, è una scelta che deve essere discussa con l’individuo che ha presentato la denuncia di illeciti.

  1. Competenze dell’investigatore

Un’indagine richiede un misto di competenze che non tutti posseggono. Inoltre, non tutti i casi necessitano le stesse capacità o lo stesso approccio: un caso #MeToo, ad esempio, non può essere paragonato a un caso di frode. Benché il consulente legale interno, il revisore aziendale e il responsabile di Risorse Umane siano i soliti sospetti a occuparsi di un’indagine, il loro addestramento o il loro ruolo non garantiscono che abbiano effettivamente le abilità necessarie.

Nota: non è consigliabile coinvolgere il Responsabile di conformità dell’organizzazione nelle indagini interne se preferite che continui a concentrarsi sulla promozione della conformità.

  1. Obbligo di diligenza

Nella maggioranza di indagini scaturite da una segnalazione di comportamenti scorretti, sono coinvolte anche persone accusate in qualche modo di irregolarità. L’enfasi attuale della società sull’agevolazione di chi segnala potrebbe risultare in una situazione in cui l’accusato viene rapidamente ritenuto colpevole. Generalmente, si pensa che se una persona che segnala un illecito ha bisogno di un tale livello di protezione, vuol dire che sta dicendo la verità. Tuttavia, l’organizzazione non solo ha un obbligo di diligenza nei confronti di chi segnala, ma indubbiamente anche verso la persona accusata dell’irregolarità.

Le segnalazioni di illeciti, anche se fatte in buona fede, non sempre potrebbero risultare veritiere o accurate. I fatti segnalati potrebbero essere stati osservati in modo incompleto o non corretto e, cosa che si verifica ancora più spesso, la persona che ha presentato la denuncia potrebbe aver interpretato erroneamente i fatti come un illecito.

La presunzione di innocenza è un principio importante del diritto penale e dovrebbe rivestire la stessa importanza in qualsiasi indagine in cui persone fisiche sono sospettate di cattiva condotta. Dopo aver accertato i fatti, quindi, l’accusato dovrebbe avere l’opportunità non solo di rilasciare una dichiarazione (rispondendo alle accuse), ma anche il diritto di commentare sulle conclusioni emerse. L’esperienza in campo di indagini insegna che solo quando l’esito viene contestualizzato, la storia completa rivela tutte le sue sfumature.

  1. Delegare o non delegare?

Quando si deve decidere se affidare a terzi l’indagine di una segnalazione, sono due gli elementi chiave da prendere in considerazione. Il primo è il potenziale conflitto di interessi. Se una segnalazione afferma che l’illecito è attribuibile a membri del direttivo di alto livello, l’organizzazione deve valutare se un’indagine interna portata avanti sotto l’autorità del medesimo direttivo possa costituire un conflitto (percepito) di interessi. Un’indagine delegata a terzi ordinata dal consiglio di sorveglianza eviterebbe un tale conflitto (percepito).

Il secondo elemento della decisione di affidamento o meno dell’indagine a terzi è la disponibilità di capacità investigativa, in termini quantitativi e qualitativi. Non tutte le organizzazioni dispongono di risorse investigative interne, dal momento che talvolta è più efficiente fare ricorso a dipendenti esterni.

Ma anche in quei casi in cui l’organizzazione usufruisca di una capacità investigativa al suo interno, c’è comunque da chiedersi se siano in grado di indagare un’ampia gamma di accuse diverse. Occuparsi di molestie sul lavoro è abbastanza diverso dal districare un sistema di frodi ed entrambe le situazioni richiedono capacità specializzate ed esperienza.

  1. Circolazione limitata della relazione conclusiva

Per natura, le relazioni delle indagini contengono dettagli specifici sulle persone coinvolte, nonché informazioni riservate di proprietà dell’organizzazione. Ha senso comunicare anticipatamente ai soggetti coinvolti, compresa la persona che ha presentato la denuncia, se riceveranno una relazione completa sull’indagine. Un riepilogo indicante la questione indagata, le conclusioni principali e le azioni intraprese dall’organizzazione per rettificare e/o migliorare la situazione può essere una forma adeguata e sufficiente di riscontro per la persona che ha segnalato l’illecito. Avere in essere chiari orientamenti sul feedback può contribuire a evitare malintesi e a gestire le aspettative.

  1. Uso saggio della terminologia

Un programma di segnalazione di comportamenti scorretti si propone di promuovere la trasparenza sin all’inizio mediante la segnalazione al fine di prevenire o rilevare prontamente gli atti illeciti. In tale ottica, offrire un ambiente di cui i dipendenti si fidino e che li incoraggi a segnalare illeciti è estremamente importante. Per tale motivo, consigliamo che le comunicazioni sul programma di segnalazione di comportamenti scorretti evitino termini legali, fasi di procedure formali complicate, eccezioni, restrizioni complesse sul campo di applicazione, diritti e doveri ed etichette inquietanti quali “informatore”. In tale contesto, valutate se il termine “indagine” o “investigatore” sia appropriato nelle vostre comunicazioni, nel programma, nelle procedure e durante il follow-up. Possibilmente, un termine come ‘esame’, ‘accertamento dei fatti’ o ‘richiesta’, al posto di ‘indagine’ rispecchierebbe meglio la vostra cultura organizzativa (o nazionale).

Ci auguriamo che i suggerimenti summenzionati possano fungere da punto di partenza per l’organizzazione del follow-up investigativo del vostro programma di segnalazione di illeciti. Sappiamo bene che ciascuna organizzazione è diversa e che i vari territori potrebbero richiedere approcci differenti e leggi diverse da rispettare. Pertanto, in caso di domande, non esitate a mettervi in contatto con gli autori. Rivolgetevi a Evita (evitasips@peopleintouch.com) per quesiti sull’introduzione e l’organizzazione del vostro programma di segnalazione di comportamenti scorretti e contattate Ludo (BLOCKINT.nl) per domande su ogni aspetto legato alle indagini (protocolli, formazione, supporto e indagini vere e proprie).

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