Le dilemme du confident

L’anonymat, une exigence pour un système de génération de rapports à bas seuil, n’est pas toujours réalisable. Les démarches et les procédures judiciaires peuvent forcer le confident à révéler l’identité du rapporteur. Cela ne porte pas seulement préjudice au rapporteur en tant que tel, mais ça a aussi un effet dévastateur sur la confiance dans le système de génération de rapports interne. En conséquence, moins de rapports seront réalisés.

Les contraintes pratiques augmentent le seuil de génération de rapports, telles que l’accessibilité seulement pendant les heures de travail, des réunions sur rendez-vous et le fait que les collègues ne soient informés qu’à la dernière minute d’un rendez-vous programmé.

Une organisation a plusieurs options pour établir une procédure visant à générer des rapports sur les mauvaises conduites. Pour qu’une procédure de génération de rapports soit efficace, il est crucial que le seuil de génération de rapports soit le plus bas possible. Après tout, toute résistance peut empêcher une notification importante d’être réalisée, et la direction ne peut par conséquent pas répondre. Beaucoup d’organisations ont désigné un confident pour recevoir les notifications. Cependant, la mise en place d’un confident a de nombreux inconvénients qui ne permettent pas de l’envisager comme une option de génération de rapports à bas seuil :

Les contraintes avec lesquelles le confident opère : un confident a généralement un poste à mi-temps. Il s’agit souvent d’un employé déjà responsable d’un autre ensemble de tâches. Une notification arrive en général de manière imprévue et inopportune. De plus, on ne peut pas attendre du confident qu’il ait les connaissances pour traiter les rapports allant du harcèlement sexuel aux fraudes complexes de façon appropriée.

Un préjudice certain pour la vie privée : être désigné confident est souvent temporaire ; les postes évoluent souvent. Cela signifie que la personne à qui vous avez réalisé un rapport confidentiel le mois dernier pourrait ne plus être dans une situation où cette information pourrait être traitée convenablement.

Les confidents sont souvent « trop proches » du rapporteur : Ils sont dans la même organisation, dans le même service et ne sont pas suffisamment séparés de l’organisation et de la direction.

Parfois, en partie à cause du point précédent, il est décidé d’employer un confident externe à l’organisation. Bien que cela augmente la distance entre eux et le rapporteur, ça peut aussi impacter négativement le seuil de génération de rapports. Par ailleurs, un confident externe doit toujours avoir un premier contact avec des individus de l’organisation car ils ont un déficit de connaissances spécifiques à l’organisation.

Nous ne considérons pas que la mise en place d’un confident soit la meilleure solution que ce soit pour des rapporteurs éventuels ou pour l’organisation. Pour faire face à ces inconvénients, People Intouch a développé le système SpeakUp®. Cette hotline interne est entièrement anonyme, disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et assure que les notifications soient envoyées à la bonne personne directement au sein de l’organisation, sans nécessiter l’intervention d’autrui.