La liste de vérification des communications avec SpeakUp®

Prendre la parole n’est pas chose facile. Si vous voulez que votre personnel dénonce les fautes graves, vous devez instaurer un climat de confiance.

Comment y parvenir ? En adoptant un ton simple et positif ! 

Si vous souhaitez détecter le plus tôt possible une faute grave au sein de votre organisation, votre personnel doit se sentir encouragé à prendre la parole. Ne compliquez pas les choses et évitez le jargon juridique. Faites preuve de transparence. Le personnel doit savoir quand prendre la parole, comment le faire et ce qui se passe après un signalement.

C’est pourquoi la communication est un élément de réussite essentiel lorsque les organisations décident de mettre en place une procédure de dénonciation.

SpeakUp est une plateforme de signalement de fautes graves, conçue pour faciliter un véritable dialogue entre les employés et les professionnels de confiance de l’entreprise.

Nous aidons les organisations à communiquer efficacement sur SpeakUp en partageant notre expérience et les meilleures pratiques que nous avons développées au fil des ans.

Une chose est sûre : chaque organisation est différente et vous devez réfléchir à ce qui fonctionnera pour vos employés.

Liste de vérification

Avant de commencer

  • Reconnaissez qu’il n’est pas facile de prendre la parole… Surtout en Europe, avec ses antécédents culturels et historiques, où prendre la parole est toujours considéré comme quelque chose qui « ne se fait pas » dans de nombreux pays.
  • Les employés ne s’exprimeront pas s’ils ne savent pas qu’ils peuvent le faire. Des affiches aux vidéos en passant par les autocollants, qui peuvent être collés sur les miroirs dans les toilettes de l’entreprise. Tout est possible, tant que la méthode fonctionne sur le personnel de votre organisation. Pensez à votre stratégie de communication. Pourquoi ne pas engager un spécialiste de la communication dans votre équipe de projet ?

 La base des programmes SpeakUp efficaces

  • Expliquez aux employés pourquoi vous voulez qu’ils s’expriment : parce que vous vous souciez de votre personnel et que vous avez besoin de leur aide pour assurer leur bien-être !
  • Déterminez qui est votre public. Demandez-vous : est-ce que vous souhaitez vous concentrer sur vos employés, ou souhaitez-vous également communiquer avec vos fournisseurs et d’autres tiers ? Vos employés travaillent-ils dans un bureau ou sur un site ? Ont-ils tous accès à Internet ou à un téléphone ? Quelle langue parlent-ils ?
  • Communiquez clairement quels comportements sont à signaler. Les violations de votre code de conduite sont concernées : essayez donc de donner des exemples spécifiques de situations à signaler.
  • Et maintenant ? Les informateurs veulent savoir quand ils peuvent attendre une réponse, qui reçoit leur message et comment fonctionne la procédure de suivi. Dites-leur à quoi s’attendre (et ne leur faites pas attendre votre réponse plus d’une semaine). Faites preuve de transparence et montrez que tous les signalements reçus seront traités sérieusement par une équipe dédiée.
  • SpeakUp est un outil de dernier recours pour signaler les cas graves si les employés n’osent pas en parler autrement. Alors, informez le personnel des autres moyens de dénoncer des comportements contraires à l’éthique ! Parlez-en à votre responsable, au service RH ou à l’équipe de conformité, etc. Communiquez clairement tous les canaux de signalement disponibles à l’aide d’un organigramme ou un autre visuel.
  • Assurez le confort des employés. Faites-leur savoir qu’ils peuvent faire part de leurs inquiétudes en toute sécurité. Ils peuvent même envoyer un signalement anonyme avec le logiciel de dénonciation SpeakUp. Évitez le jargon juridique et ne compliquez pas les choses. Cela pourrait effrayer les informateurs et ils risqueraient même de ne pas signaler du tout la faute grave.
  • Mais n’oubliez toutefois pas l’aspect légal… Incluez des informations importantes dans votre politique d’utilisation du logiciel de conformité SpeakUp, concernant par exemple les droits à la vie privée des informateurs – et n’oubliez pas les droits de la personne accusée ! N’oubliez pas de préciser que les signalements ne peuvent pas déboucher sur une enquête s’ils sont entachés de mauvaise foi. Mais gardez à l’esprit que la plupart des gens ne comprennent pas le jargon juridique. Si les employés craignent des mesures disciplinaires ou des représailles, ils ne feront aucun signalement.

Instaurer un climat de confiance

  • Voudriez-vous être un « dénonciateur » ? Probablement pas. Évitez le terme « dénonciation » dans votre communication. Les alternatives sont : signaler des comportements contraires à l’éthique, faire part de ses préoccupations, signaler des problèmes d’intégrité et bien sûr prendre la parole !
  • On ne construit pas un climat de confiance du jour au lendemain. Les employés et les fournisseurs vont et viennent. Pensez à un plan de sensibilisation en continu.
  • Les employés prennent la parole si quelque chose ne va pas, vous devez donc également regagner leur confiance !

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