SpeakUp®-viestinnän tarkistuslista

Väärinkäytöksistä ilmoittaminen ei ole helppoa. Jos haluat henkilöstösi ilmoittavan väärinkäytöksistä, sinun on ensin herätettävä heissä luottamusta.

Kuinka? Pidä asiat yksinkertaisina ja positiivisina! 

Jos haluat havaita organisaatiossasi esiintyvät väärinkäytökset mahdollisimman varhaisessa vaiheessa, henkilöstöä tulee kannustaa ilmoittamaan niistä. Älä mutkista asioita liikaa tai vedä mukaan liikaa juridisia seikkoja. Pyri läpinäkyvyyteen – henkilöstön on tiedettävä, milloin ja miten heidän tulee ilmoittaa väärinkäytöksistä sekä mitä sitten tapahtuu.

Sen vuoksi viestintä on onnistumisen kannalta avainasemassa, kun organisaatiot päättävät ottaa käyttöön väärinkäytösten ilmoitusprosessin.

SpeakUp on väärinkäytösten ilmoitusalusta, joka on suunniteltu helpottamaan aitoa keskusteluyhteyttä työntekijöiden ja luotettavien ammattilaisten välillä.

Autamme organisaatioita viestimään tehokkaasti SpeakUp-järjestelmästä kertomalla omista kokemuksistamme ja parhaista käytännöistä, joita olemme vuosien varrella kehittäneet.

Yksi asia on varma: kukin organisaatio on erilainen, ja sinun pohdittava, mikä toimii juuri oman organisaatiosi henkilöstön kannalta.

Tarkistuslista

Ennen kuin aloitamme

  • Tunnusta, ettei väärinkäytöksistä ilmoittaminen ole helppoa. Erityisesti Euroopassa on useita maita, joissa väärinkäytöksistä ilmoittaminen on kulttuurisista ja historiallisista syistä yhä edelleen jotakin, mitä ”ei tehdä”.
  • Kukaan ei ilmoita väärinkäytöksistä, mikäli hän ei tiedä voivansa tehdä niin. Julisteista aina videoihin ja infotarroihin, jotka voidaan kiinnittää kylpyhuoneen peiliin – kaikki tiedotustavat ovat mahdollisia, mutta valitsemasi tavan tulee toimia oman organisaatiosi henkilöstön kannalta. Mieti viestintästrategiaasi. Miksi et sisällyttäisi projektitiimiisi viestintäasiantuntijaa?

 

Tehokkaiden SpeakUp-ilmianto-ohjelmien perusteet

  • Kerro henkilöstölle, miksi haluat heidän ilmoittavan väärinkäytöksistä: koska välität heistä ja tarvitset heidän apuaan oikeiden asioiden tekemisessä!
  • Päätä, kuka yleisösi on – kysy itseltäsi, haluatko huolehtia vain työntekijöistäsi vai haluatko tavoittaa myös alihankkijat ja muut kolmannet osapuolet? Työskentelevätkö työntekijäsi toimistossa vai työmaalla? Onko jokaisella käytettävissään puhelin tai internetyhteys? Mitä kieltä he puhuvat?
  • Viesti selkeästi, mistä väärinkäytöksistä tulee tehdä ilmoitus. Kyse on toimintaohjeiden rikkomuksista, joten yritä antaa tarkkoja esimerkkejä tapauksista, joista tulee tehdä ilmoitus.
  • Mitä nyt? Henkilöstö haluaa tietää, milloin he voivat odottaa vastausta ilmoitukseensa, kuka vastaanottaa heidän viestinsä ja kuinka seurantaprosessi toimii. Kerro henkilöstölle, mitä he voivat odottaa järjestelmältä (äläkä anna heidän odottaa vastausta ilmoitukseen yli viikkoa). Pyri läpinäkyvyyteen ja osoita, että erityinen tiimi käsittelee kaikki annetut ilmoitukset tarvittavalla vakavuudella.
  • SpeakUp on viimeinen keino ilmoittaa vakavista tapauksista, mikäli ihmiset eivät uskalla tehdä ilmoitusta muiden kanavien kautta. Kerro sen vuoksi henkilöstölle myös muista tavoista ilmoittaa väärinkäytöksistä. Puhu esimiehellesi, henkilöstöosastolle tai vaatimustenmukaisuustiimille jne. Tiedota kaikista ilmoituskanavista selkeästi vuokaavion tai muun visuaalisen kaavion avulla.
  • Tarjoa mielenrauhaa. Kerro henkilöstölle, että huolenaiheesta ilmoittaminen on turvallista. Huolenaiheet voi ilmoittaa jopa nimettömästi SpeakUp-järjestelmän kautta. Älä vedä mukaan liikaa juridisia seikkoja tai mutkista asioita liikaa. Tämä voi pelästyttää ilmoittajia, ja he saattavat jättää ilmoituksen kokonaan tekemättä.
  • Ei kuitenkaan unohdeta juridisia seikkoja kokonaan… Sisällytä viestintään tärkeitä SpeakUp-käytäntöä koskevia tietoja, kuten tietoja ilmoittajan tietoturvasta – äläkä unohda mainita syytösten kohteena olevan oikeuksia! Mainitse myös, että ilmoituksia ei tutkita, jos ne on tehty kiusaamistarkoituksessa. Muista, että suurin osa ihmisistä ei ymmärrä lakikieltä. Jos he pelkäävät kurinpito- tai kostotoimia, he eivät edes ilmoita väärinkäytöksistä.

Luottamuksen rakentaminen

  • Haluatko olla ”ilmiantaja”? Todennäköisesti et. Vältä käyttämästä viestinnässäsi sanaa ”ilmianto”. Vaihtoehtoisia ilmauksia ovat väärinkäytöksistä ilmoittaminen, huolenaiheiden esiin tuominen tai epäeettisen käytöksen ilmoittaminen.
  • Luottamuksen rakentaminen ei onnistu yhdessä yössä. Työntekijät ja alihankkijat tulevat ja menevät. Ajattele tätä jatkuvana tiedotuskampanjana.
  • Henkilöstö ilmoittaa, mikäli jokin seikka on pielessä, joten myös sinun täytyy palauttaa luottamus väärinkäytösten havaitsemisen jälkeen!

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa

Haluatko oppia lisää, keskustella ideoista tai jakaa näkemyksiä?

Ota yhteyttä

Share this page