EU:n uuden ilmiantajadirektiivin edellytykset

Tässä muistiossa annetaan ohjeita tulevan ilmiantajien suojelua koskevan eurooppalaisen direktiivin (jäljempänä ”direktiivi”) noudattamiseen sekä kerrotaan sen suhteesta SpeakUp®-järjestelmään.

Direktiivin tavoite
Tarjota ihmisille turvallinen ja varma tapa ilmoittaa työympäristönsä väärinkäytöksistä.

Tärkeät päivämäärät

  • Voimaantulopäivä: 17. joulukuuta 2019
  • Saattaminen osaksi kansallista lainsäädäntöä: 17. joulukuuta 2021 mennessä
  • Käyttöön yli 249 työntekijän organisaatioissa: 17. joulukuuta 2021
  • Käyttöön 50–249 työntekijän organisaatioissa: 17. joulukuuta 2023

Ketä koskee?

  • Yksityinen sektori: yli 50 työntekijän organisaatiot
  • Julkiset organisaatiot: kaikki organisaatiot; poikkeuksen voivat muodostaa kunnat, joissa on alle 10 000 asukasta tai alle 50 työntekijää

Soveltamisala
Kaikki ilmoitukset Euroopan unionin lain rikkomuksista tai mahdollisista rikkomuksista.

Ketä suojataan?
Kaikkia ilmoittajia, olivatpa nämä anonyymeja tai ei, suojataan kostotoimilta sekä tuetaan. Ilmoittajat voivat olla esimerkiksi työntekijöitä, harjoittelijoita, itsensä työllistäviä, alihankkijan työntekijöitä, entisiä työntekijöitä, liikekumppaneita tai jopa kolmansia osapuolia, jotka ovat tiiviissä vuorovaikutuksessa ilmoittajan kanssa, kuten työtovereita tai perheenjäseniä.

Vaadittavat ilmoituskanavat
Organisaatioiden on tiedotettava mahdollisille ilmoittajille asianmukaisesti (eli selkeällä, helposti saavutettavalla ja ymmärrettävällä tavalla) seuraavista menettelyistä ja kanavista:

  • Sisäinen ilmoituskanava: SpeakUp®. Tehokas ja nopea kanava valveutuneelle työntekijälle ilman pelkoa kostotoimista.
  • Ulkoinen ilmoituskanava: pätevä kansallinen tai EU:n viranomainen, esim. Alankomaiden ”House for Whistleblowers”. Erillinen ja autonominen kanava työntekijälle tai entiselle työntekijälle, joka ei luota sisäisiin kanaviin tai jolla ei ole pääsyä sisäisiin menettelyihin ja kanaviin.
  • Julkinen ilmoittaminen: esim. media. Sopii (a) työntekijälle, joka on tyytymätön ilmoituksen sisäiseen/ulkoiseen seurantaan, (b) työntekijälle, joka haluaa ilmoittaa yleistä etua koskevasta uhkaavasta tai ilmeisestä vaarasta tai (c) kostotoimia pelkäävälle työntekijälle.

Täytäntöönpano
Jäsenvaltiot määrittävät rangaistukset oikeushenkilöille ja luonnollisille henkilöille, jotka esimerkiksi estävät ilmoittamisen tai kostavat ilmoittajille.

SpeakUp®: vaatimukset täyttävä sisäinen ilmoituskanava
SpeakUp® tarjoaa turvallisen ympäristön (anonyymiin) raportointiin ja luotettavaan väärinkäytöksistä ilmoittamiseen.

Vaatimukset Eurooppalainen väärinkäytösdirektiivi
  • Turvallisella tavalla suunniteltu, toteutettu ja toimiva (art. 9.1.a)
    SpeakUp®-järjestelmän suunnittelu sekä tietojen minimointi takaavat yksityisyyttä koskevien periaatteiden täyttymisen. Tämä tarkoittaa, ettei ilmoittavasta henkilöstä kerätä tarkoituksella henkilötietoja. Henkilötiedot pysyvät aina turvatussa ympäristössä. Yksilöllinen SpeakUp®-menetelmä on täysin sertifioitu, ja se tarkastetaan neljännesvuosittain: ISAE 3000 tyypin II varmennus, perustuu ISO27001/2-standardeihin.
  • Ilmoituksen vastaanottokuittaus 7 päivän kuluessa (art. 9.1.b)
    SpeakUp®-järjestelmässä ilmoittajalle voidaan lähettää kuittaus ilmoituksen vastaanottamisesta välittömästi.
  • Määritetyt henkilöt/osasto (art. 9.1.c)
    SpeakUp®-järjestelmässä voidaan määrittää henkilö/osasto, joka vastaa kokonaan ilmoitusten käsittelystä ja seurannasta.
  • Anonyymien ja ei-anonyymien ilmoitusten huolellinen seurantam(art. 9.1.d-e)
    SpeakUp® toteuttaa huolellisen seurannan valtuutettujen käyttäjien avulla, jotka voivat viestiä suoraan ilmoittajien kanssa riippumatta siitä, haluavatko nämä pysyä anonyymeina.
  • Oikea-aikainen palaute, 3 kuukauden sisällä (art. 9.1.f)
    SpeakUp® mahdollistaa oikea-aikaisen palautteen ilmoittajalle ja jopa ilmoittaa, jos 3 kuukautta on kulunut ilman toimintoa (esim. tutkimuksesta tai tapauksen päättämisestä ilmoittaminen).
  • Tiedot ulkoisesta ilmoittamisesta (art. 9.1.g)
    SpeakUp®-käytänteisiin voidaan sisällyttää ulkoista ilmoittamista koskevat tiedot (jäsenvaltion tai unionin tasolla).
  • Kirjallinen ja/tai suullinen ilmoitus (art. 9.2)
    Sekä verkko- että puhelinilmoitukset ovat mahdollisia SpeakUp®-järjestelmässä.
  • Luottamuksellisuuden varmistaminen (art. 16)
    SpeakUp® perustuu tiukkaan valtuutusmalliin ja tarjoaa ilmoittajille luottamuksellisen ja anonyymin kanavan ilmoittaa väärinkäytöksistä ja viestiä valtuutettujen käyttäjien kanssa.
  • Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR:n) mukainen (art. 17)
    SpeakUp® vastaa 100-prosenttisesti GDPR:n vaatimuksia. SpeakUp® on saanut European Privacy Seal -laatumerkin.
    SpeakUp® poistaa automaattisesti henkilötiedot, joita ilmoituksen käsittely ei edellytä.
  • Ilmoitusten kirjaaminen (art. 18)
    SpeakUp®-järjestelmässä ilmoitukset voidaan kirjata. Ilmoitukset merkitään muistiin ja käytössä on tietojen säilytysajasta varoittava järjestelmä.

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa

Haluatko oppia lisää, keskustella ideoista tai jakaa näkemyksiä?

Ota yhteyttä