10 vinkkiä rikkomusilmoitusten tutkintaan

Tutkinnat voivat olla pulmallisia. Joudut huomioimaan tutkinnassa mukana olevien osapuolien oikeudet ja turvallisuuden sekä tasapainottelemaan ristiriitaisten oikeuksien ja etujen välillä. Tutkinta on monisyinen prosessi, joka vaatii tarpeeksi huomiota ja huolellisuutta. Tämä on totta etenkin silloin, kun tutkinta on osa SpeakUp-ohjelmaa: vaitiolo, turvallisuus ja luottamuksellisuus ovat jokaisen toimivan whistleblowing-alustan ominaisuuksia. Yhdenkin huonosti hoidetun tutkinnan seuraukset voivat olla tuhoisia ohjelman maineelle ja tehokkuudelle.

Tässä blogikirjoituksessa BLOCKINT in riippumaton selvittelykonsultti Ludo Block ja People Intouchin SpeakUp-ohjelmien kehitysasiantuntija Evita Slijper-Sips kertovat 10 vinkkiä siihen, mitä whistleblowing-ohjelmaan kuuluvassa tutkinnassa pitäisi huomioida.

Olet juuri lanseeraamassa SpeakUp-ohjelmaasi, ja olet valmis vastaanottamaan tietoa. Osa tiedoista saattaa johtaa tutkintaan. Mitä seuraavaksi?

  1. Valmistaudu huolella

Ennen kuin julkaiset SpeakUp-ohjelmasi, varmista, että organisaatiosi on valmis vastaanottamaan viestin, joka saattaa johtaa tutkintaan. Valmistautuminen alkaa tutkintaprotokollasta, joka määrittää vähintäänkin a) tutkinnan valtuutukset ja vastuut, b) tutkintajärjestelyt ja -käytännöt, c) mukana olevien oikeudet, d) (henkilö)tietoihin pääsyn, e) pöytäkirjanpidon ja f) raportoinnin. Luonnostele protokolla jo tänään, koska saatat tarvita sitä huomenna. Protokollaa ei voi ryhtyä luonnostelemaan ja hyväksyttämään esimerkiksi työneuvoston kanssa vasta siinä vaiheessa, kun sitä jo tarvitaan. Valmistautumiseen kuuluu myös mahdollisten tutkijoiden kartoittaminen etukäteen, jotta tiedät keneltä voit pyytää apua.

  1. Tarkastele tutkinnan tarvetta kriittisesti

Kun käsittelet rikkomusilmoitusta: mieti ennen kuin toimit. Tutkinta ei ole oikea tapa ratkaista kaikkia ilmoituksia, eikä välttämättä edes paras vaihtoehto. Yritä tarkastella ilmoitusta sen tekijän näkökulmasta: mikä on ongelman varsinainen ydin ja mikä olisi tyydyttävä lopputulos? Onko mahdollista ratkaista ongelma juuttumatta viralliseen käsittelyyn? HR-ammattilaisen johtama aito ja rehellinen keskustelu asiaan liittyvien henkilöiden välillä on joskus paljon parempi ratkaisu kuin tutkinta. Toisin sanoen: keskity luomaan luottamusta ilmoituksen tehneen henkilön kanssa, ennen kuin katsot asiaa tutkijan näkökulmasta.

  1. Järjestä tarkoituksenmukainen ja tehokas alustava arviointi

Tavoite suojella ilmoittajaa on ainutlaatuinen osa SpeakUp-ohjelmaa, jonka yhtenä osana on tutkinta. Mitä nopeammin voit todentaa ja vahvistaa SpeakUp-ilmoituksen perusfaktat, sitä nopeammin voit tehdä päätöksen siitä, onko tutkinta tarpeellinen. Tämä suojaa myös väärinkäytösilmoituksen tekijää. Siinä tapauksessa, että tutkinta on aiheellinen, olet jo tarkistanut perusfaktat, ja tutkinta voi alkaa nopeasti ilman turhaa keskustelua.

  1. Muotoile selkeä tutkinnan tavoite

Jos SpeakUp-ilmoituksen alustava arviointi johtaa tutkinnan aloittamiseen, on tärkeää kirjata tämä päätös, syyt sekä tutkinnan keskeinen aihe ja tavoite muistiin. Vain huolella muotoiltu kysymys ja tehtävä antavat tutkijalle työhön tarvittavan kehyksen, johon kuuluu myös mahdollisen raportin tarkoitus. Onko raportti tarkoitettu vain sisäiseen käyttöön, vai onko mahdollista, että sitä käytetään lakitoimiin? Esitetäänkö se mahdollisesti viranomaisille?

  1. Äärimmäinen ilmoittajan suojelu: viittaukset whistleblowing-ilmoitukseen voidaan poistaa

Jos saadun ilmoituksen alustavan tarkastelun perusteella löydetään konkreettisia todisteita, jotka tukevat SpeakUp-ilmoitusta, voit harkita näiden todisteiden käyttämistä tutkinnan lähtökohtana. Ilmoittajan mukanaolosta kertovien tietojen poistaminen on parasta mahdollista suojelua. Tästä vaihtoehdosta täytyy tietysti keskustella myös SpeakUp-ilmoituksen tehneen henkilön kanssa.

  1. Valitse tutkija huolella

Tutkintaan tarvitaan tiettyjä taitoja, joita ei ole kaikilla. Kaikkiin tapauksiin ei myöskään tarvita samoja taitoja tai lähestymistapaa: #metoo-tapausta ei voi verrata petokseen. Talon sisäinen lakimies, auditoija tai HR-päällikkö on tavanomainen valinta tutkinnan suorittajaksi, mutta koulutus tai rooli ei takaa tarvittavia kykyjä.

Huomaathan, ettei ole hyvä ottaa organisaation Compliance Officeria mukaan sisäisiin tutkintoihin, jos tämän uskottavuus vaatimustenmukaisuuden edistämisessä halutaan säilyttää.

  1. Varovaisuusvaatimus mukana olijoita kohtaan

Useimmissa SpeakUp-ilmoitukseen perustuvissa tutkinnoissa on mukana myös väärinkäytöksistä syytetty(jä) henkilö(itä). Koska yhteiskuntamme keskittyy ilmoitustenteon helpottamiseen, on helppo päätyä tilanteeseen, jossa syytettyjen todetaan hyvin nopeasti olevan syyllisiä. Usein ajatellaan, että jos ilmoittaja tarvitsee niin paljon suojelua, hänen täytyy olla oikeassa. Organisaatiolla ei kuitenkaan ole varovaisuusvaatimusta ainoastaan ilmoittajaa kohtaan, vaan myös syytetty(j)ä kohtaan.

Vaikka SpeakUp-ilmoitus olisi tehty hyvässä uskossa, se ei välttämättä ole todenmukainen. Ilmoitetut faktat on saatettu tunnistaa väärin tai epätäydellisesti ja sitäkin tavallisemmin ilmoituksen tekijä on saattanut olla väärässä tulkitessaan faktat väärinkäytökseksi.

Syyttömyysolettama on tärkeä rikosoikeudellinen periaate, ja sen pitäisi olla yhtä tärkeä jokaisessa tutkinnassa, jossa luonnollisia henkilöitä epäillään väärinkäytöksistä. Faktojen määrittämisen jälkeen syytetyllä pitäisikin olla mahdollisuus antaa lausunto (jossa vastataan syytöksiin) ja kommentoida alustavia löydöksiä. Kokemuksemme tutkinnoista osoittaa, että koko tarinan ja sen yksityiskohdat näkee vasta, kun tutkimuksen tulokset on asetettu oikeaan kontekstiinsa.

  1. Kannattaako ulkoistaminen?

Huomioi kaksi tärkeää asiaa, kun teet päätöstä ilmoituksen tutkinnan ulkoistamisesta. Ensimmäinen asia on ristiriitaiset edut. Jos ilmoituksessa vihjataan ylimmän johdon jäsenten väärinkäytöksiin, organisaatiossa täytyy pohtia, syntyisikö saman johdon suorittamasta sisäisestä tutkinnasta osapuolten (oletettu) eturistiriita. Valvontatoimikunnan tilaaman ulkoistetun tutkinnan avulla vältyttäisiin tämänkaltaiselta (oletetulta) eturistiriidalta.

Toinen ulkoistukseen liittyvä päätös on sekä määrällisen että laadullisen tutkintakapasiteetin saatavuus. Kaikki organisaatiot eivät pysty ylläpitämään talon sisäisiä tutkintaresursseja. Toisinaan on paljon tehokkaampaa hankkia tutkintaresursseja ennakkopalkkiolla.

Vaikka organisaatio pystyisikin ylläpitämään omaa tutkintakapasiteettia, kyse on siitä, pystytäänkö sen voimin tutkimaan erilaisia syytöksiä. Työpaikkahäirinnän käsitteleminen on huomattavasti erilaista verrattuna korruptiojuonen selvittämiseen. Kummassakin tapauksessa vaaditaan erikoisasiantuntijuutta ja kokemusta.

  1. Rajoita loppuraportin jakelua

Tutkintaraporteissa on luonnollisestikin tarkkoja yksityiskohtia siihen liittyvistä osapuolista ja organisaation luottamuksellisia tietoja. Mukana oleville osapuolille, mukaan lukien SpeakUp-ilmoituksen tekijä, on hyvä ilmoittaa etukäteen, tulevatko he saamaan tutkinnasta täyden raportin. SpeakUp-ilmoituksen tekijälle riittävä palaute saattaa olla yksityiskohtainen kuvaus siitä, mitä on tutkittu, mitkä olivat tärkeimmät löydökset sekä mitä toimia organisaatiossa on tehty tilanteen oikaisemiseksi ja/tai kehittämiseksi. Selkeät palautteenanto-ohjeistukset voivat auttaa välttämään väärinymmärryksiä ja hallitsemaan odotuksia.

  1. Määritä terminologia huolella

SpeakUp-ohjelman tarkoituksena on luoda varhaista läpinäkyvyyttä ilmoittamisen keinoilla, jotta eettiset väärinkäytökset voidaan ehkäistä tai havaita mahdollisimman aikaisin. Tämän valossa onkin äärimmäisen tärkeää tarjota työntekijöillesi luottamuksellinen ympäristö, joka rohkaisee heitä tekemään ilmoituksia. Neuvomme onkin, että SpeakUp-ohjelmaan liittyvässä viestinnässä pitäisi välttää lakitermejä, monimutkaisia muodollisia toimintatapoja, poikkeuksia, mutkikkaita laajuuteen liittyviä rajoituksia, oikeuksia ja velvollisuuksia sekä pelottavia nimikkeitä kuten ”ilmiantaja”. Tähän liittyen voitkin miettiä, sopivatko käsitteet ”tutkinta” tai ”tutkija” viestintään, ilmoitusohjelmaan, menettelyihin ja seurantaan. Tutkinnan sijaan sellaiset käsitteet kuin ”selvittely”, ”tietojen etsiminen” tai ”kysely” voivat sopia paremmin organisaatiosi (tai kansalliseen) kulttuuriin.

Toivomme, että ylläolevat vinkit auttavat sinut alkuun, kun määrität SpeakUp-ohjelmasi tutkinnallista seurantaa. Ymmärrämme, että jokainen organisaatio on erilainen ja että eri lainkäyttöalueilla saatetaan vaatia erilaisia lähestymistapoja ja erilaisten lakien noudattamista. Ota yhteyttä artikkelin kirjoittajiin, mikäli sinulle jäi vielä kysymyksiä. Evita (evitasips@peopleintouch.com) vastaa kysymyksiin, jotka liittyvät SpeakUp-ohjelman esittelyyn ja järjestelyyn. Ludo (BLOCKINT.nl) vastaa puolestaan tutkintaan liittyviin kysymyksiin (protokollat, koulutus, tuki ja itse tutkinnat).

Keskustele asiantuntijoidemme kanssa

Haluatko oppia lisää, keskustella ideoista tai jakaa näkemyksiä?

Ota yhteyttä

Share this page