Lista de comprobación de comunicación de SpeakUp®

Hablar no es fácil. Si quiere que sus empleados denuncien una conducta inapropiada, primero debe ganarse su confianza.

¿Cómo? Con un sistema fácil y una actitud positiva 

Si desea detectar una conducta inapropiada en su organización lo antes posible, la gente debe animarse a hablar. No complique las cosas demasiado ni implique muchos aspectos legales. Sea transparente. La gente debe saber cuándo hablar, cómo decirlo y qué pasará después.

Por eso la comunicación es un elemento clave del éxito cuando las organizaciones deciden implantar un procedimiento de denuncias.

SpeakUp es una plataforma de denuncias de comportamientos no éticos, pensada para facilitar el diálogo real entre los empleados y profesionales de confianza de una empresa.

Ayudamos a las organizaciones a comunicarse mediante SpeakUp de forma efectiva compartiendo nuestra experiencia y las mejores prácticas que hemos desarrollado con los años.

Hay algo que no podemos negar: cada organización es diferente y deberá pensar qué funcionará mejor para sus empleados.

Lista de comprobación

Antes de empezar

  • Reconozcamos que hablar no es fácil… Sobre todo en Europa, donde hay muchos países en los que hablar aún se considera algo “impropio” por su pasado histórico y cultural.
  • Nadie hablará si no sabe que puede hacerlo. ya sea con pósteres, vídeos o incluso pegatinas de prueba que pueden pegarse en los espejos de los baños. Todo es posible, pero tiene que funcionar para el personal de su organización. Piense en su estrategia de comunicación. Quizás sea una buena opción nombrar a un especialista de comunicación en su equipo de proyecto.

Aspectos básicos de los programas SpeakUp efectivos

  • Haga saber a las personas por qué quiere que hablen: porque se preocupa por su gente y necesita su ayuda para hacer lo correcto.
  • Decida cuál es su audiencia. Pregúntese si solo va a cuidar de sus empleados o también quiere llegar a los proveedores y terceros. ¿Trabajan sus empleados en una oficina o en campo? ¿Tiene todo el mundo teléfono y acceso a Internet? ¿Qué idioma hablan?
  • Informe claramente qué se debe denunciar. Como todo está relacionado con infracciones del código de conducta, ponga ejemplos concretos del tipo de situaciones que se deben denunciar.
  • ¿Y ahora qué? La gente quiere saber cuándo recibirá una respuesta, a quién va dirigido el mensaje y cómo funciona el procedimiento de seguimiento. Facilíteles esta información (y no tarde más de una semana en responderles). Sea transparente y dígales que todas las denuncias se gestionarán con seriedad por parte de un equipo dedicado.
  • SpeakUp es una herramienta de último recurso para denunciar casos graves cuando la gente no se atreve a exponerlos verbalmente. Así pues, informe a las personas sobre otras opciones para exponer su caso, como hablar con su jefe, el departamento de RR. HH., el equipo de cumplimiento, etc. Comunique todos los canales de denuncia claramente con un diagrama de flujo u otro gráfico.
  • Transmita tranquilidad. Diga a las personas que pueden compartir sus preocupaciones con total seguridad, e incluso hacerlo de forma anónima con SpeakUp. No implique demasiados aspectos legales ni complique mucho las cosas. Esto asustará a los denunciantes e incluso puede que hasta no digan nada.
  • Vale, no nos olvidemos por completo de los aspectos legales… Incluya información importante en su política de SpeakUp, como los derechos de privacidad del denunciante, y no se olvide de los del acusado. O que las denuncias no se pueden investigar si se hacen de mala fe. Pero recuerde: la mayoría de la gente no entiende de “leyes”. Si la gente tiene miedo a represalias o a medidas disciplinarias, no hablarán de ninguna manera.

Generar confianza

  • ¿Quiere ser un “soplón”? Probablemente, no. Evite los términos “soplo” o “chivatazo” en sus comunicaciones. Puede utilizar: denuncia de conductas inapropiadas, compartir preocupaciones, informar de asuntos de integridad y, por supuesto, ¡hablar alto y claro!
  • Ganarse la confianza de alguien es un proceso lento. Los empleados y los proveedores van y vienen. Evalúe la posibilidad de implantar un programa continuo de concienciación.
  • La gente habla si algo está mal, por eso, también debe restaurar las bases de la confianza.

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