Cinco cosas que se deben hacer y no hacer en un programa de denuncia de conductas inapropiadas

Nuestro sentido empresarial nos dice que la “experiencia” es un activo muy valioso a la hora de tomar decisiones. El problema es que casi nadie suele tener experiencia en procesos y sistemas de denuncia de conductas inapropiadas antes de implantarlos. Así pues, tenga en cuenta estos consejos sobre lo que debe y no debe hacer cuando cree sus procesos:

Le recomendamos que: se asegure de que el director general envíe un mensaje claro sobre el proceso de denuncia de conductas inapropiadas que respalde la política y la lógica sobre las que se sustenta.

No le recomendamos que: independientemente del mensaje del director general, no dé por hecho que todo el mundo apoyará el proceso. Será necesario repetir todo varias veces, paciencia y, sobre todo, sensibilidad cuando se trate con las unidades de negocio.

Le recomendamos que: se asegure de que el proceso se refuerce con múltiples correos informativos, folletos, pósteres y páginas de Internet. En este tema, nunca es demasiado.

No le recomendamos que: se convierta en juez de las quejas. Establezca un centro de referencia para las denuncias, haga que se investiguen de forma profesional y siga su proceso disciplinario actual para revisar los hallazgos encontrados.

Hay varios elementos clave que garantizan el éxito de la denuncia de conductas inapropiadas

Le recomendamos que: asuma que en su empresa participan varias culturas y que las quejas pueden fluir con mayor eficiencia de algunas partes que de otras por motivos culturales. Acepte esta diversidad y no dé por hecho que el sistema no funciona en las áreas que menos denuncien, salvo que tenga datos fiables.

No le recomendamos que: pase la primera fase del proceso analizando el resultado u origen de los casos, o las “causas iniciales” de la conducta inapropiada en cuestión. Deje que el proceso se gestione primero de forma efectiva antes de empezar a analizar.

Le recomendamos que: contrate al personal adecuado para revisar las denuncias e interactuar con sus autores. Es imprescindible contar con una compañía externa que gestione las denuncias iniciales para mantener la imparcialidad. Una vez que ha llegado la queja, es esencial revisarla correctamente para determinar los siguientes pasos. Para esta función se requieren inteligencia emocional, conocimiento del negocio y liderazgo.

No le recomendamos que: asuma que puede gestionar el proceso con una hoja de cálculo. Comience el proceso sabiendo que el volumen de quejas aumentará un 50 % entre el primer y el segundo año. Registre la información convenientemente para garantizar que se respeten la privacidad y la protección de los datos.

Le recomendamos que: lleve a cabo revisiones y ajustes constantes del proceso según sus hallazgos, independientemente si el sistema lleva un año implantado o cinco. Mantenga la predisposición a mejoras y sea flexible.

No le recomendamos que: clasifique las quejas iniciales como “urgentes” o de “acción inmediata”; estas etiquetas solo se volverán en su contra más adelante si no ha actuado según se indique en el proceso. Todas las quejas iniciales deben gestionarse del mismo modo. Solo cuando la investigación haya comenzado, y se sepan los hechos, podrá clasificar correctamente e informar al equipo de dirección adecuado si es necesario.

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