El dilema del confidente

Anonymity, a requirement for a low-threshold reporting system, is not always feasible. Procedures and legal proceedings can lead to the confidant being forced to reveal the identity of the reporter. This not only damages the rights of the reporter concerned, it also has a devastating effect on trust in the internal reporting system. Therefore, reports will be made less often. Practical limitations raise the reporting threshold, such as only being accessible during working hours, meetings often being by appointment, and colleagues being informed of the scheduled appointment last minute.

There are several ways in which an organisation can set up a procedure for reporting wrongdoings. For the success of a reporting procedure, it is crucial that the reporting threshold is kept as low as possible. After all, any resistance can prevent an important notification from being made, and management therefore cannot respond. Many organisations have appointed a confidant to receive notifications. However, the use of a confidant has a number of disadvantages that prevent this from being seen as a low-threshold reporting option:

  • The limitations within which the confidant works: A confidant often holds a part-time position, assigned to an employee who is already responsible for another set of duties. A notification usually comes unexpectedly and inconveniently. Moreover, the confidant cannot be expected to have the knowledge to handle reports appropriately, ranging from sexual harassment to complex frauds.
  • Further prejudice to confidentiality: Being appointed as a confidant is often temporary; positions often change. This means that the person to whom you made a confidential report last month may no longer be in a position where that information can be handled appropriately. Confidants are often “too close” to the reporter: They are in the same organisation, in the same department and are not separated enough from the organisation and management.

Sometimes, partly because of the latter, the choice is made to employ a confidant outside the organisation. Although this increases the distance between them and the reporter, it can also negatively affect the reporting threshold. In addition, an external confidant must always first contact people within the organisation because they lack the in-depth knowledge of the organisation.

We do not consider the use of a confidant to be the best solution for potential reporters or for the organisation. To deal with these disadvantages, People Intouch has developed the SpeakUp® system. This internal hotline is 100% anonymous, available 24/7 and ensures that notifications are sent to the relevant person within the organisation directly, without the intervention of others.

El anonimato, un requisito para cualquier sistema de denuncias accesible, no siempre es viable. Los procedimientos jurídicos y procesos pueden ocasionar que el confidente se vea obligado a revelar la identidad del denunciante. Esto no solo perjudica a los derechos del denunciante en cuestión, sino que también tiene un impacto devastador sobre la confianza en el sistema interno de denuncias. Por lo tanto, se denunciará con menos frecuencia.

Las limitaciones prácticas hacen que el sistema de denuncias sea menos accesible como, por ejemplo, poder denunciar exclusivamente durante las horas laborales, concertar reuniones habitualmente con cita previa e informar a compañeros de las citas programadas a última hora.

Existen varias formas en las que una organización puede configurar un proceso para denunciar conductas indebidas. Para que un proceso de denuncias tenga éxito, es fundamental que el sistema de denuncias sea lo más accesible posible. Al fin y al cabo, cualquier resistencia puede impedir que se realice una notificación importante y, por lo tanto, el equipo de dirección no podrá responder ante esta. Muchas organizaciones han asignado a un confidente para que reciba notificaciones. No obstante, el cargo del confidente representa ciertas desventajas que impiden que esta opción haga el proceso más accesible:

Las limitaciones con las que trabaja el confidente: a menudo el confidente ocupa un puesto a tiempo parcial; este cargo se asigna a un empleado que ya se responsabiliza de otro conjunto de deberes. Las notificaciones a menudo llegan en momentos inesperados y poco convenientes. Además, no se puede esperar que el confidente tenga conocimientos para gestionar denuncias adecuadamente, que pueden variar desde acosos sexuales a fraudes complejos.

Más prejuicios sobre la confidencialidad: ser nombrado confidente suele ser algo temporal; el cargo suele cambiar a menudo. Esto significa que la persona a la que denunció de forma confidencial hace un mes puede que ya no trabaje en un cargo en el que esta información se pueda gestionar adecuadamente.

Habitualmente, el confidente es «muy cercano» al denunciante: trabajan en la misma organización, en el mismo departamento y no son lo suficientemente independientes de la organización y el equipo de dirección.

A veces, parcialmente debido a esto último, se decide emplear a un confidente externo a la organización. Aunque esto aumenta la distancia entre el confidente y el denunciante, también puede repercutir negativamente en la accesibilidad del sistema de denuncias. Además, un confidente externo debe ponerse en contacto en primer lugar con gente de la organización, dado que no conoce la organización en profundidad.

No consideramos que nombrar a un confidente sea la mejor solución para posibles denunciantes ni para la organización. Para gestionar estas desventajas, People Intouch ha desarrollado el sistema SpeakUp®. Esta línea directa interna es completamente anónima y está disponible las 24 h del día, lo cual garantiza que la notificaciones se envíen a la persona relevante en la organización directamente, sin la intervención de terceros.

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