Cómo cumplir con la directiva europea relativa a las denuncias internas

Cómo cumplir con la directiva europea relativa a las denuncias internas

Esta circular facilita más información sobre cómo cumplir con la próxima directiva europea relativa a las denuncias internas (la «Directiva») y su relación con SpeakUp®.

Objetivo de la Directiva
Proporcionar y promover una forma segura para que las personas se pronuncien sobre conductas indebidas en el entorno laboral.

Fechas relevantes

  • Entrada en vigor: 17 de diciembre de 2019
  • Incorporación a la legislación nacional: 17 de diciembre de 2021, como fecha límite
  • Cumplimiento para organizaciones de más de 249 empleados: 17 de diciembre de 2021
  • Cumplimiento para organizaciones de 50-249 empleados: 17 de diciembre de 2023

¿Qué entidades?

  • Sector privado: organizaciones de más de 50 empleados
  • Organizaciones públicas: todas las organizaciones, con posibles excepciones para municipios con menos de 10 000 habilitantes o menos de 50 empleados

Ámbito
Cualquier denuncia sobre incumplimiento o posible incumplimiento de la legislación de la Unión Europea.

¿Quién estará protegido?
Todo tipo de posibles denunciantes, independientemente de si son anónimos o no, están protegidos contra represalias y deben recibir apoyo. Los denunciantes pueden ser, a modo de ejemplo, empleados, becarios, autónomos, empleados de un proveedor, antiguos empleados, socios empresariales o incluso terceros vinculados estrechamente a un denunciante, como compañeros de trabajo o familiares.

Canales de denuncias requeridos
Las organizaciones deben informar a posibles denunciantes adecuadamente (p. ej., de forma clara, fácilmente accesible y fácil de entender) sobre los siguientes procesos y canales:

  • Canal interno de denuncias: p. ej., SpeakUp®. Un canal efectivo y eficiente para un empleado bien informado sin miedo a represalias.
  • Canal externo de denuncias: autoridad nacional o de la Unión Europea competente, p. ej., Dutch House for Whistleblowers (autoridad para denunciantes de los Países Bajos). Un canal independiente y autónomo para un empleado o antiguo empleado que no confíe plenamente en los canales internos o debido a la no disponibilidad de canales o procesos internos.
  • Denuncias públicas: p. ej., medios de comunicación. Para (a) un empleado que no esté satisfecho con el seguimiento interno o externo de una denuncia, (b) un empleado que quiere denunciar acerca de un caso inminente o expresar un peligro para el interés público o (c) un empleado con miedo a represalias.

Aplicación
Forma parte de la competencia de los Estados miembros definir las sanciones para personas jurídicas y físicas que, por ejemplo, dificulten las denuncias o tomen represalias contra los denunciantes.

SpeakUp®: canal interno de denuncias que cumple con la Directiva
SpeakUp® ofrece un entorno seguro para denuncias (anónimas) y comunicación de confianza sobre conductas indebidas.

Requisitos de la Directiva directiva europea relativa
  • Diseñado, establecido y operado de forma segura (artículo 9.1.a)
    SpeakUp® se ha diseñado para cumplir con los principios de privacidad por su diseño y la minimización de datos. Esto implica que no se recopilan datos personales acerca del denunciante de manera intencional. Los datos personales nunca se gestionan fuera de un entorno seguro. El método exclusivo de SpeakUp® está completamente certificado y auditado trimestralmente. ISAE 3000 Type II Assurance (estándar internacional del correcto funcionamiento de las medidas de seguridad), en función de los estándares de ISO 27001/2.
  • Acuse de recibo de la denuncia en un plazo de 7 días (artículo 9.1.b)
    Se puede enviar un acuse de recibo de la denuncia al denunciante de forma directa e inmediata a través de SpeakUp®.
  • Departamento/personas asignadas específicamente con este fin (artículo 9.1.c)
    En SpeakUp®, puede asignar a personas o un departamento para que sean los responsables exclusivos de la gestión y el seguimiento de las denuncias.
  • Seguimiento diligente de denuncias anónimas y no anónimas (artículo 9.1.d-e)
    SpeakUp® se ha diseñado para facilitar un seguimiento diligente por parte de los usuarios autorizados que pueden comunicarse directamente con los denunciantes.
  • Comentarios de respuesta a la denuncia en un plazo de 3 meses (artículo 9.1.f)
    SpeakUp® permite enviar comentarios de respuesta a una denuncia de forma puntual e incluso le enviará una notificación cuando hayan pasado 3 meses sin que se haya adoptado ninguna acción (p. ej., informar sobre una investigación o el cierre de un caso).
  • Información sobre el método de denuncias externas (artículo 9.1.g)
    Puede incluir información sobre el método de denuncias externas (a nivel de Estado miembro o Unión Europea) en su política de SpeakUp®.
  • Denunciar por escrito y/o de forma oral (artículo 9.2)
    SpeakUp® permite denunciar a través de la página web o una llamada telefónica.
  • Garantizar la confidencialidad (artículo 16)
    SpeakUp® se basa en un modelo de autorización estricto y facilita a los denunciantes un canal anónimo y confidencial para denunciar conductas indebidas y comunicarse exclusivamente con usuarios autorizados.
  • Cumplimiento con el RGPD (artículo 17)
    SpeakUp® cumple plenamente con el RGPD. SpeakUp® está certificado a tenor del sello europeo de privacidad.
    SpeakUp® elimina automáticamente datos personales que no son relevantes para tramitar una denuncia.
  • Registro de denuncias (artículo 18)
    SpeakUp® permite el registro de denuncias. Se registrarán las denuncias y se implementa un sistema de advertencias sobre los plazos de retención de datos.

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