10 consejos para investigar los informes de SpeakUp

Investigar puede resultar una tarea complicada. Lidiar con los derechos y la seguridad de las partes implicadas en una investigación y equilibrar derechos e intereses contradictorios es un proceso complejo que se debería gestionar de forma proporcional y diligente. Y más aún cuando se llevan a cabo investigaciones como parte de su programa de SpeakUp: la confidencialidad, la seguridad y la fiabilidad representan pilares fundamentales de cualquier programa efectivo de SpeakUp. Una investigación mal gestionada puede tener un efecto demoledor en la reputación y la efectividad del programa.

En este artículo del blog, Ludo Block, consultor independiente de investigaciones en BLOCKINT, y Evita Slijper-Sips de People Intouch, especialista en elaborar programas de SpeakUp, le darán 10 consejos clave que tener en mente cuando organice el seguimiento investigativo para su programa de SpeakUp.

Está a punto de lanzar su programa de SpeakUp y todo está listo para recibir información. Cierta información puede justificar que se lleve a cabo una investigación. ¿Qué ocurre entonces?

  1. Prepárese

Asegúrese de que, antes de implementar su programa de SpeakUp, la organización también está bien preparada para recibir mensajes que puedan justificar que se lleve a cabo una investigación. La preparación comienza con la implementación de un protocolo de investigación que, como mínimo, defina a) la autoridad y responsabilidad de la investigación, b) los procesos y métodos de investigación, c) los derechos de las partes implicadas, d) el acceso a los datos (personales), e) el mantenimiento de registros y f) la generación de informes. Comience a elaborar el borrador del protocolo hoy, porque puede que lo necesite mañana. Cuando llegue el día que lo necesite, ya no tendrá tiempo de elaborarlo y hacer, por ejemplo, que el comité de la empresa lo apruebe. Además, es necesario planificar de antemano los posibles investigadores disponibles para saber a quién llamar.

  1. Analice de forma crítica la necesidad de llevar a cabo una investigación

Cuando gestione un informe de SpeakUp, piense antes de actuar. Una investigación no es la respuesta para todos los informes y quizás incluso no sea para nada la respuesta ideal. Intente enfocar el informe desde la perspectiva de la persona que lo realizó; ¿qué es lo que verdaderamente le resulta molesto y cuál sería un resultado satisfactorio? ¿Es posible resolver el problema sin verse sujeto a procedimientos formales? A veces una conversación franca y sincera por parte de un profesional de recursos humanos con las personas implicadas aporta mucho más valor que una investigación. En otras palabras: céntrese primero en fomentar la confianza con la persona que envía el informe antes de ponerse en la piel del investigador.

  1. Organice un proceso de evaluación inicial efectivo y apropiado

Lo que hace únicas las investigaciones como parte de su programa de SpeakUp es el objetivo de proteger al denunciante. Por lo tanto, cuanto antes pueda comprobar y establecer hechos básicos en relación con el objeto del informe de SpeakUp, más rápido podrá tomar la decisión de si se justifica llevar a cabo una investigación, lo cual añade protección a la persona que envió el informe de SpeakUp. Y, cuando realmente sea necesaria una investigación, los hechos básicos ya se habrán comprobado, lo cual permitirá que la investigación comience con rapidez y sin ninguna deliberación innecesaria.

  1. Formule con claridad el objetivo de una investigación

Cuando la evaluación preliminar de un informe presentado de SpeakUp concluye que es necesario investigar el asunto, es importante documentar esta decisión, incluidos los motivos, al igual que la cuestión central y el objetivo de la investigación. Solo una evaluación y una cuestión formuladas debidamente ofrecen un marco de trabajo suficiente dentro del cual el investigador podrá desempeñar su función, y esto debería incluir el propósito del informe definitivo. ¿Es el informe exclusivamente para uso interno o se podrá utilizar para emprender una acción judicial? ¿Se remitirá o se podrá remitir a las autoridades?

  1. La protección definitiva para el «denunciante»: es posible eliminar las referencia a un informe de denuncia

Si la revisión preliminar de un informe presentado conduce a una prueba concreta que respalda el informe de SpeakUp, considere utilizar esta prueba en sí como punto de partida de la investigación. Eliminar la implicación del denunciante constituye la protección definitiva para este. No cabe duda de que esta decisión se deberá deliberar con la persona que envió el informe de SpeakUp.

  1. Considere quién realizará la investigación

Investigar requiere un conjunto de habilidades específicas con las que no todo el mundo cuenta. Además, no todos los casos requieren el mismo conjunto de habilidades o enfoque: un caso relacionado con el movimiento #metoo no se puede comparar con un caso de fraude. Aunque el consejo interno, el auditor interno y el director de recursos humanos son las personas más comunes para llevar a cabo investigaciones, sus formaciones o cargos no garantizan que cuentan con las habilidades requeridas.

B. No se recomienda involucrar al director de cumplimiento de la empresa en una investigación interna si desea que siga ejerciendo con eficacia su cargo de promover el cumplimiento.

  1. Deber de cuidar de las personas implicadas

En la mayoría de las investigaciones basadas en un informe de SpeakUp, también hay una o varias personas que de alguna forma están acusadas de haber cometido una infracción. El enfoque actual de la sociedad de dar facilidades a los denunciantes puede traducirse en una situación en la que se presupone con demasiada rapidez que el acusado es culpable. La gente enseguida piensa que, si un denunciante necesita tanta protección, es porque debe de tener razón. No obstante, la empresa no solo tiene el deber de cuidar del denunciante, sino también de la/s persona/s acusada/s de cometer una infracción.

Puede que los informes de SpeakUp, incluso si se realizan de buena fe, no siempre sean verídicos y precisos. Puede que los hechos denunciados no se hayan observado correctamente o por completo y el denunciante puede haber interpretado estos hechos como infracciones, lo cual ocurre incluso con mayor frecuencia.

La presunción de inocencia es un principio importante en la justicia penal y deberá ser igual de importante en cualquier investigación en la que se sospecha que personas físicas están cometiendo una infracción. Una vez que se determinen los hechos, se debería brindar una oportunidad al acusado no solo para declarar (responder a la acusación), sino también para ejercer su derecho a opinar sobre las conclusiones del borrador. La experiencia de las investigaciones demuestra que solo se revela la historia con todos sus matices cuando las conclusiones se ponen en el contexto adecuado.

  1. ¿Delegar o no delegar?

Se deberán de tener en cuenta dos elementos clave a la hora de decidir si delegar la investigación de un informe. El primer elemento es la posibilidad de que haya un conflicto de interés. Si en el informe se incluyen alegaciones sobre una infracción cometida por la alta dirección, la empresa deberá considerar si una investigación interna bajo la autoridad de la misma no constituiría un (presunto) conflicto de interés. Una investigación delegada ordenada por la junta supervisora evitaría dicho (presunto) conflicto.

El segundo elemento en la decisión de delegar o no una investigación es la disponibilidad de capacidad investigativa, en lo que respecta tanto a la cantidad como la calidad. No todas las empresas pueden mantener recursos internos de investigación; a veces, resulta más eficiente contar con capacidad investigativa bajo demanda.

Sin embargo, incluso si la empresa pudiera mantener capacidad investigativa interna, la cuestión es si esta es capaz de investigar una amplia variedad de diferentes acusaciones. Lidiar con casos de acoso en el lugar de trabajo es muy diferente a desentrañar una trama de corrupción y ambas situaciones requieren experiencia y habilidades especializadas.

  1. Limite la circulación del informe final

Los informes de la investigación, por naturaleza, contienen una cantidad considerable de información sobre las personas implicadas, al igual que información de propiedad que pertenece a la empresa. Tiene sentido informar con antelación a las personas implicadas, incluida la persona que presentó el informe de SpeakUp, sobre si recibirán o no un informe completo de la investigación. Un resumen que detalle lo que se ha investigado, las conclusiones clave y las medidas que ha adoptado la empresa para corregir y/o mejorar la situación puede ser una respuesta suficiente y adecuada para la persona que presentó el informe de SpeakUp. Tener unas pautas claras sobre las respuestas a los informes puede ayudar a evitar malentendidos y gestionar expectativas.

  1. Considere detenidamente la terminología

El propósito del programa de SpeakUp es fomentar la transparencia desde el principio por medio de denuncias internas, de forma que las infracciones éticas se puedan prevenir o detectar lo antes posible. Teniendo esto en mente, fomentar un entorno en el que sus empleados confíen y que les anime a denunciar es extremadamente importante. Por este motivo, aconsejamos que su comunicación sobre el programa de SpeakUp evite terminología jurídica, fases procesales formales y complejas, excepciones, restricciones complicadas del ámbito, derechos y deberes y etiquetas intimidantes, como «denunciante». En este contexto, considere si «investigación» o «investigador» son términos adecuados en sus comunicaciones, programa, procesos y durante la fase de seguimiento. Quizás un término como «examinación», «reconocimiento de los hechos» o «consulta», en vez de «investigación» corresponda mucho mejor con su cultura empresarial (o nacional).

Esperamos que estos consejos le hayan ofrecido un punto de partida para establecer el proceso de seguimiento de investigaciones para su programa de SpeakUp. Entendemos que cada empresa es diferente y que puede que las distintas jurisdicciones requieran distintos enfoques y leyes que respetar. No dude en ponerse en contacto con los autores si tiene alguna pregunta adicional. Póngase en contacto con Evita (evitasips@peopleintouch.com) si tiene preguntas en relación con la presentación y organización de su programa de SpeakUp y póngase en contacto con Ludo (BLOCKINT.nl) si tiene alguna consulta sobre cualquier asunto relacionado con las investigaciones (protocolos, formación, asistencia y la investigación en sí).

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