Zehn Tipps zur Ermittlung bei SpeakUp-Meldungen

Die Ermittlung eines Falls kann eine heikle Angelegenheit sein. Die Gewährleistung der Rechte und Sicherheit der von einer Ermittlung betroffenen Personen und die Wahrung widerstreitender Rechte und Interessen sind ein komplexer Prozess, der mit Proportionalität und Sorgfalt gehandhabt werden muss. Dies trifft vor allem dann zu, wenn Ermittlungen im Rahmen des SpeakUp-Programms stattfinden: Geheimhaltung, Sicherheit und Vertrauenswürdigkeit sind die Grundpfeiler eines jeden effektiven SpeakUp-Programms. Eine schlecht durchgeführte Ermittlung kann verheerende Auswirkungen auf die Reputation und Effektivität des Programms haben.

In diesem Blog stellen Ludo Block, ein unabhängiger Ermittlungsberater bei BLOCKINT, und Evita Slijper-Sips von People Intouch, Spezialistin für den Aufbau von SpeakUp-Programmen, zehn wichtige Tipps zusammen, die Sie bei der Organisation von investigativen Nachfassaktionen für Ihr SpeakUp-Programm bedenken sollten.

Sie sind im Begriff, Ihr SpeakUp-Programm einzuführen, und bereit, Informationen zu empfangen. Einige Informationen erfordern möglicherweise eine Ermittlung. Was dann?

  1. Seien Sie bereit

Stellen Sie vor der Live-Schaltung Ihres SpeakUp-Programms sicher, dass die Organisation auf das Eintreffen einer Nachricht, die eine weitere Ermittlung erfordert, gut vorbereitet ist. Diese Bereitschaft setzt zunächst einmal voraus, dass Sie über ein Protokoll verfügen, das zumindest Folgendes festlegt: a) Verantwortung und Zuständigkeit für die Ermittlung, b) Ermittlungsverfahren und -methoden, c) Rechte der betroffenen Personen, d) Zugang zu (persönlichen) Daten, e) Dokumentation und f) Meldung. Beginnen Sie heute noch, ein Protokoll vorzubereiten, denn Sie könnten es morgen schon benötigen. Wenn Sie ein Protokoll benötigen, bleibt Ihnen keine Zeit mehr, eines zu verfassen und die Zustimmung des Betriebsrats (oder anderer Instanzen) einzuholen. Zur Vorbereitung ist es weiterhin sinnvoll, im Voraus eine Liste potenziell verfügbarer Ermittler zu führen, damit Sie wissen, an wen Sie sich wenden können.

  1. Kritische Prüfung, ob eine Ermittlung erforderlich ist

Wenn tatsächlich eine SpeakUp-Meldung eingetroffen ist: erst denken, dann handeln. Nicht für alle Meldungen ist eine Ermittlung die richtige Lösung, und in manchen Fällen nicht einmal die beste Lösung. Versuchen Sie, die Meldung aus der Perspektive der Person zu betrachten, die sie vorgebracht hat. Was beunruhigt diese Person wirklich und worin bestände ein zufriedenstellendes Ergebnis? Ist es möglich, das Problem ohne Einschränkungen durch förmliche Verfahren zu beheben? Manchmal ist ein offenes und ehrliches Gespräch zwischen einem Mitarbeiter der Personalabteilung und den betroffenen Personen hilfreicher als eine Ermittlung. Mit anderen Worten: versuchen Sie zuerst, das Vertrauen der Person, die sich gemeldet hat, zu gewinnen, bevor Sie gleich alle Register einer Ermittlung ziehen.

  1. Einführung einer sinnvollen und effektiven ersten Einschätzung

Das Einzigartige einer Ermittlung im Rahmen Ihres SpeakUp-Programms ist das Ziel, den Whistleblower zu schützen. Je schneller Sie also die grundlegenden Tatsachen in Bezug auf den Sachverhalt der SpeakUp-Meldung überprüfen und feststellen können, desto schneller kann entschieden werden, ob eine Ermittlung angebracht ist. Das wiederum trägt zum Schutz der Person bei, die die SpeakUp-Meldung vorgebracht hat. Und ist eine Ermittlung angemessen, so wurden die grundlegenden Tatsachen bereits verifiziert, damit die Ermittlung schnell und ohne unnötige Diskussionen beginnen kann.

  1. Deutliche Formulierung des Ermittlungsziels

Führt die Ersteinschätzung einer eingetroffenen SpeakUp-Meldung zu der Entscheidung, in der Angelegenheit zu ermitteln, muss diese Entscheidung unbedingt dokumentiert werden. Dazu gehören die Begründung wie auch die Hauptfragen und Ziele der Ermittlung. Nur eine genau formulierte Frage und Aufgabenzuteilung schaffen ein angemessenes Rahmenwerk für die Vorgehensweise des Ermittlers, und dazu gehört der Zweck des Abschlussberichts. Ist dieser Bericht nur zum internen Gebrauch bestimmt oder könnte er in einem Gerichtsverfahren Anwendung finden? Ist es abzusehen oder möglich, dass er an die Behörden weitergegeben wird?

  1. Der ultimative „Whistleblowing“-Schutz: Verweise auf eine Whistleblowing-Meldung können gestrichen werden

Deckt die erste Prüfung einer empfangenen Meldung konkrete Beweise auf, die die SpeakUp-Meldung stützen, überlegen Sie, ob die Beweise an sich als Grundlage für die Ermittlung genutzt werden können. Indem Sie die Beteiligung des Whistleblowers verschweigen, bieten Sie ihm oder ihr den ultimativen Schutz. Selbstverständlich müssen Sie diese Entscheidung mit der Person besprechen, die die SpeakUp-Meldung vorgebracht hat.

  1. Wer sollte die Ermittlung durchführen?

Eine Ermittlung setzt bestimmte Fähigkeiten voraus, über die nicht jeder verfügt. Des Weiteren erfordern nicht alle Fälle dieselben Fähigkeiten oder denselben Ansatz: ein #metoo-Fall kann nicht mit einem Betrugsfall verglichen werden. Während Unternehmensjuristen, interne Revisoren und Leiter der Personalabteilung die „üblichen Verdächtigen“ zur Durchführung von Ermittlungen sind, gewährleisten ihre Ausbildung oder Stellung nicht, dass sie wirklich über die erforderlichen Fähigkeiten verfügen.

Hinweis: Es ist nicht zu empfehlen, einen oder mehrere Compliance-Beauftragte der Organisation zu internen Ermittlungen heranzuziehen, wenn Sie ihre Effektivität bei der Einhaltung von Richtlinien zu wahren beabsichtigen.

  1. Sorgfaltspflicht gegenüber betroffenen Personen

In die meisten auf einer SpeakUp-Meldung basierenden Ermittlungen sind auch Personen verwickelt, denen irgendein Fehlverhalten vorgeworfen wird. Die derzeitige Fokussierung auf die Unterstützung von Whistleblowern könnte eine Situation schaffen, in der der Beschuldigte sogleich als schuldig angesehen wird. Menschen kommen schnell zu dem Schluss, dass, wenn ein Whistleblower so viel Schutz benötigt, er oder sie Recht haben muss. Eine Organisation muss jedoch nicht nur ihrer Sorgfaltspflicht gegenüber dem Whistleblower, sondern auch gegenüber den Personen nachkommen, die eines Fehlverhaltens beschuldigt wurden.

SpeakUp-Meldungen, selbst wenn sie in gutem Glauben vorgebracht werden, sind nicht immer wahr und genau. Die gemeldeten Sachverhalte wurden eventuell falsch oder unvollständig beobachtet und – was noch häufiger der Fall ist – der Verfasser der Meldung könnte diese Sachverhalte fälschlicherweise als Fehlverhalten ausgelegt haben.

Die Unschuldsvermutung ist ein wichtiges Prinzip der Strafjustiz und sollte eine wichtige Rolle in jeder Ermittlung spielen, in der natürliche Personen eines Fehlverhaltens verdächtigt werden. Im Anschluss an die Tatsachenermittlung sollte den Beschuldigten also nicht nur die Gelegenheit geboten werden, eine Erklärung abzugeben (und zu den Anschuldigungen Stellung zu nehmen), sondern sie sollten auch das Recht haben, sich zu den vorläufigen Ermittlungsergebnissen zu äußern. Ermittlungserfahrungen zeigen, dass die gesamte Geschichte nur dann all ihre Nuancen enthüllt, wenn Ergebnisse im richtigen Kontext betrachtet werden.

  1. Outsourcen oder nicht outsourcen?

Zwei wichtige Aspekte spielen eine Rolle bei der Entscheidung, ob die Prüfung einer Meldung outgesourct werden sollte oder nicht. Der erste Aspekt ist der potenzielle Interessenkonflikt. Wird in einer Meldung Mitgliedern der Unternehmungsführung ein Fehlverhalten unterstellt, sollte sich die Organisation die Frage stellen, ob eine interne Ermittlung unter Leitung eben dieser Unternehmensführung nicht einen (vermeintlichen) Interessenkonflikt darstellt. Eine vom Aufsichtsrat in Auftrag gegebene outgesourcte Ermittlung würde einem solchen (vermeintlichen) Interessenkonflikt vorbeugen.

Der zweite Aspekt bei der Entscheidung, ob eine Ermittlung outgesourct werden sollte oder nicht, ist die Verfügbarkeit der Ermittlungskapazität, sowohl im Hinblick auf Quantität als auch auf Qualität. Nicht jede Organisation ist in der Lage, interne investigative Ressourcen bereitzustellen. Manchmal sind Ermittlungskapazitäten auf Auftragsbasis  wesentlich effizienter.

Aber selbst wenn die Organisation über interne Ermittlungskapazitäten verfügt, stellt sich die Frage, ob eine breite Palette verschiedener Anschuldigungen untersucht werden kann. Eine Ermittlung von Mobbing am Arbeitsplatz ist etwas ganz anderes als die Aufdeckung eines Korruptionssystems – beide Situationen erfordern spezielle Fähigkeiten und Erfahrungen.

  1. Beschränkung der Verbreitung des Abschlussberichts

Ermittlungsberichte enthalten zwangsläufig wichtige Einzelheiten über die betroffenen Personen wie auch geschützte Informationen der Organisation. Es ergibt Sinn, vorab mit den betroffenen Personen zu besprechen (auch mit der Person, die die SpeakUp-Meldung eingeschickt hat), ob sie den vollständigen Bericht über die Ermittlung erhalten werden oder nicht. Eine Zusammenfassung, in der angegeben wird, was untersucht wurde, worin die wichtigsten Ermittlungsergebnisse bestehen und welche Maßnahmen die Organisation ergriffen hat, um die Situation zu beheben und/oder zu verbessern, sind eine angemessene und ausreichende Form von Feedback an den Verfasser der SpeakUp-Meldung. Die Einführung eines eindeutigen Feedback-Leitfadens kann dazu beitragen, Missverständnisse zu vermeiden und den Rahmen für Erwartungen festzulegen.

  1. Die Terminologie will überlegt sein

Der Zweck des SpeakUp-Programms besteht darin, frühzeitige Transparenz durch die Meldung von Fehlverhalten zu schaffen, damit ethisches Fehlverhalten vermieden oder so früh wie möglich erkannt werden kann. Daher ist es von so großer Bedeutung, eine Umgebung zu schaffen, der Ihre Arbeitnehmer vertrauen und die sie auffordert, sich zu Wort zu melden, wenn es sich um Wichtiges handelt. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen, bei Ihren Mitteilungen über das SpeakUp-Programm juristische Terminologie, komplizierte, förmliche Verfahrensschritte, Ausnahmen, komplizierte Geltungseinschränkungen, Rechte und Pflichten und beängstigende Bezeichnungen wie „Whistleblower“ zu vermeiden Bedenken Sie in diesem Zusammenhang, ob der Begriff „Ermittlung“ oder „Ermittler“ in Ihren Mitteilungen und Verfahren, in Ihrem Programm und bei Ihren Folgemaßnahmen angemessen ist. Vielleicht lässt sich ein Begriff wie ‚Untersuchung‘, ‚Sachverhaltsaufklärung‘ oder ‚Nachforschung‘ besser mit Ihrer organisatorischen (oder nationalen) Kultur vereinbaren.

Wir hoffen, dass diese Tipps Ihnen Anhaltspunkte zur Einrichtung der investigativen Nachfassaktionen für Ihr SpeakUp-Programm geben. Wir wissen, dass jede Organisation ihre Eigenheiten hat und dass unterschiedliche Gerichtsbarkeiten unterschiedliche Ansätze erfordern und unterschiedliche Gesetze einhalten müssen. Weitere Fragen können Sie gerne an die Verfasser richten. Kontaktieren Sie bitte Evita (evitasips@peopleintouch.com) für alle Ihre Fragen bezüglich der Einführung und Organisation Ihres SpeakUp-Programms und Ludo (BLOCKINT.nl) für alle Fragen über Ermittlungen (Protokolle, Training, Support und tatsächliche Ermittlungen).

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