So erfüllen Sie die Anforderungen der EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern

In diesem Merkblatt erfahren Sie mehr dazu, wie Sie die neue EU-Richtlinie zum Schutz von Whistleblowern („die Richtlinie“) einhalten und was SpeakUp® in diesem Zusammenhang leistet.

Ziel der Richtlinie
Eine sichere und gefahrlose Möglichkeit schaffen, um Fehlverhalten in der Arbeitsumgebung zu melden.

Wichtige Termine

  • Inkrafttreten: 17. Dezember 2019
  • Umsetzung in nationales Recht: bis zum 17. Dezember 2021
  • Verpflichtende Einhaltung für Organisationen > 249 Beschäftigte: 17. Dezember 2021
  • Verpflichtende Einhaltung für Organisationen 50-249 Beschäftigte: 17. Dezember 2023

Welche Organisationen?

  • Privatsektor: Organisationen mit mehr als 50 Beschäftigten
  • Öffentliche Organisationen: Alle Organisationen; Ausnahmen für Gemeinden mit weniger als 10 000 Einwohnern oder Organisationen mit weniger als 50 Beschäftigten sind möglich

Anwendungsbereich
Jede Meldung eines Verstoßes oder eines potenziellen Verstoßes gegen EU-Recht.

Wer wird geschützt?
Alle potenziellen Hinweisgeber, anonyme wie nicht anonyme, werden vor Vergeltungsmaßnahmen geschützt und müssen Unterstützung erhalten. Hinweisgeber können u. a. die folgenden Personen sein: Arbeitnehmer, Praktikanten, freie Mitarbeiter, ehemalige Angestellte, Geschäftspartner oder sogar Dritte, die in einer engen Beziehung zu einem Hinweisgeber stehen, wie etwa Kollegen oder Familienmitglieder.

Erforderliche Meldekanäle
Organisationen sind verpflichtet, potenzielle Hinweisgeber über die folgenden Verfahren und Kanäle angemessen in Kenntnis zu setzen (u. a. in klarer, leicht zugänglicher und verständlicher Weise):

  • Interner Meldekanal: z. B. SpeakUp®. Ein wirksamer und effizienter Kanal für einen gut informierten Arbeitnehmer, der keine Vergeltungsmaßnahmen befürchten muss.
  • Externer Meldekanal: Eine kompetente nationale oder EU-Behörde, z. B. das niederländische „Haus für Whistleblower“. Ein unabhängiger und autonomer Kanal für einen Arbeitnehmer oder ehemaligen Arbeitnehmer, der internen Kanälen misstraut oder dessen Organisation über keine internen Verfahren/Kanäle verfügt.
  • Öffentliche Meldung: z. B. in den Medien. Für (a) einen Arbeitnehmer, der mit den internen/externen Folgemaßnahmen zu einer Meldung unzufrieden ist, (b) einen Arbeitnehmer, der eine unmittelbare oder offenkundige Gefahr für das öffentliche Interesse melden möchte oder (c) einen Arbeitnehmer, der Vergeltungsmaßnahmen befürchten muss.

Durchsetzung
Die Festlegung von Strafen für natürliche und juristische Personen, die beispielsweise die Meldung behindern oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen, obliegt den Mitgliedstaaten.

SpeakUp®: konformer interner Meldekanal
SpeakUp® stellt eine sichere Umgebung für die (anonyme) Meldung von Fehlverhalten und die diesbezügliche vertrauliche Kommunikation bereit.

Anforderungen der Richtlinie
  • Sicher konzipiert, eingerichtet und betrieben (Art. 9.1.a)
    SpeakUp® entspricht den Prinzipien des Datenschutzes durch das zugrunde liegende Konzept und die Datenminimierung. Es werden also keine personenbezogenen Daten der meldenden Person mit Vorsatz erhoben. Die personenbezogenen Daten bleiben stets innerhalb der gesicherten Umgebung. Das einzigartige Verfahren von SpeakUp® ist vollständig zertifiziert und unterliegt einer vierteljährlichen Prüfung: Prüfungsstandard ISAE 3000 Typ II, basierend auf der Norm ISO27001/2.
  • Bestätigung des Eingangs der Meldung innerhalb von sieben Tagen (Art. 9.1.b)
    Über SpeakUp® kann dem Hinweisgeber direkt nach Eingang der Meldung eine Bestätigung gesendet werden.
  • Benennung einer Person oder Abteilung (Art. 9.1.c)
    SpeakUp® ermöglicht die Benennung einer Person bzw. einer Abteilung, die für die Bearbeitung der Meldung und die diesbezüglichen Folgemaßnahmen die volle Verantwortung trägt.
  • Ordnungsgemäße Folgemaßnahmen in Bezug auf anonyme und nicht anonyme Meldungen (Art. 9.1.d-e)
    SpeakUp® ist so konzipiert, dass die berechtigten Nutzer ordnungsgemäße Folgemaßnahmen ergreifen können. Sie können mit den Hinweisgebern direkt kommunizieren, auch wenn diese sich entscheiden, anonym zu bleiben.
  • Zeitnahe Rückmeldung, innerhalb von drei Monaten (Art. 9.1.f)
    SpeakUp®  ermöglicht die zeitnahe Rückmeldung an den Hinweisgeber und benachrichtigt Sie, wenn nach Ablauf der dreimonatigen Frist keine Maßnahme ergriffen wurde (z. B. Informationen zum Stand der Untersuchung oder Abschluss des Falls).
  • Informationen für externe Meldungen (Art. 9.1.g)
    Informationen für externe Meldungen (auf Ebene des Mitgliedstaates oder der Union) können in Ihre SpeakUp®-Richtlinie aufgenommen werden.
  • Meldung in schriftlicher und/oder mündlicher Form (Art. 9.2)
    Mit SpeakUp® sind Meldungen per Internet und Telefon möglich.
  • Gewährleistung der Vertraulichkeit (Art. 16)
    SpeakUp® beruht auf einem strengen Berechtigungsmodell und stellt Hinweisgebern einen vertraulichen und anonymen Kanal bereit, über den sie Fehlverhalten melden können. Die Kommunikation erfolgt dabei ausschließlich mit berechtigten Nutzern.
  • Konformität mit der DSGVO (Art. 17)
    SpeakUp® ist 100 % DSGVO-konform. SpeakUp® ist mit dem europäischen Datenschutz-Gütesiegel zertifiziert.
    SpeakUp® löscht automatisch personenbezogene Daten, die für die Bearbeitung einer Meldung nicht relevant sind.
  • Dokumentation der Meldungen (Art. 18)
    SpeakUp® ermöglicht die Dokumentation von Meldungen. Die Meldungen werden protokolliert; ein Warnsystem zu den Datenaufbewahrungsfristen ist ebenfalls vorhanden.

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