Sechs Gründe, warum Sie keinen Ombudsmann hinzuziehen sollten – und ein Grund, warum dies die beste Lösung ist

Einige Unternehmen beauftragen einen externen Ombudsmann zur Einrichtung des internen Systems für den Umgang mit Fehlverhalten. Ziel einer solchen Vorgehensweise ist es generell, Fälle effizient und gleichzeitig professionell abzuwickeln. Obwohl sich dies auf dem Papier gut macht, ist die Effektivität des Modells eher beschränkt. Hier sind einige wichtige Vorbehalte, die bedacht werden sollten:

1: Anonyme Meldungen sind nicht möglich

Arbeitnehmer, die Zeuge eines firmeninternen Fehlverhaltens werden und etwas dagegen unternehmen möchten, haben nichts davon außer ihr eigenes reines Gewissen. Sie erhalten keinen materiellen Vorteil durch die Meldung eines Fehlverhaltens und haben möglicherweise alles zu verlieren: Sich selbst zu identifizieren kann zu Vergeltungsmaßnahmen durch Kollegen oder die Geschäftsleitung – oder sogar zur Kündigung – führen. Es gibt nur eine Möglichkeit, ihre Stellung abzusichern: eine anonyme Meldung. In der Praxis ist dies etwas, was ein Ombudsmann nicht bieten kann. Er oder sie trifft sich persönlich mit den Hinweisgebern oder verlangt von ihnen zumindest, dass sie ihre Identität preisgeben. Natürlich kann zunächst ein Versprechen zur Geheimhaltung gegeben werden, unter Druck verwischen sich die Grenzen jedoch leicht. Wenn für das Unternehmen genug auf dem Spiel steht oder die Rechtslage es verlangt, wird ein vorheriges Versprechen zur Geheimhaltung möglicherweise nicht gehalten. Viele Arbeitnehmer wissen dies oder vermuten es zumindest, und beschließen daher eventuell, überhaupt nichts zu melden, selbst wenn es sich um einen ersten Fall handelt und ihr Beitrag von unschätzbarem Wert wäre. Etwa nach dem Motto „Vorbeugen ist besser als Heilen“.

2: Es ist so gut wie unmöglich, allmählich Vertrauen aufzubauen

Selbst wenn ein Ombudsmann anonyme Meldungen ermöglicht und Anrufe von Personen entgegennimmt, die ihren Namen vorenthalten, verfügt er/sie nicht über die Mittel, den Beschwerdeführer zu einem späteren Zeitpunkt zu kontaktieren. Nach dem ersten Anruf gibt es keine weitere Gesprächsmöglichkeit oder nachfolgende Kommunikation, was bedeutet, dass der Ombudsmann und der Anrufer von Anfang an mit einer Alles-oder-Nichts-Situation konfrontiert sind. In der Praxis benötigen Arbeitnehmer Zeit und Sicherheit, bevor sie ihr Wissen rückhaltlos preisgeben. Sie wollen nicht unter Druck gesetzt werden. Sie teilen mit, was sie möchten und wann sie es möchten; sie möchten die Kontrolle wahren. Es kann einige Zeit dauern, eine Vertrauensbasis für eine vollständige Offenlegung und die Bereitschaft aufzubauen, die Anonymität aufzugeben. Wahrscheinlich nimmt dies mehr Zeit in Anspruch, als ein einziger, schneller, ergebnisorientierter Anruf bieten kann.

3: Eingeschränkte Verfügbarkeit von Ombudsmännern schreckt ab

Der typische Ombudsmann ist während der Geschäftszeit erreichbar – und das ist genau die Zeit, die Arbeitnehmer vermeiden möchten. Sie würden eine Kontaktaufnahme außerhalb der Geschäftszeit oder am Wochenende bevorzugen, um neugierige Kollegen in unmittelbarer Nähe im Großraumbüro zu vermeiden. Diese Kollegen befinden sich eventuell in Hörweite des Gesprächs oder wundern sich über Außentermine, die sich nicht ohne weiteres erklären lassen. Außerdem ist der Umstand, dass ein externer Ombudsmann andernorts tätig ist, oft ein schwacher Trost für einen Arbeitnehmer, besonders wenn dieser Ombudsmann gleichzeitig für eine Anwaltskanzlei arbeitet.

4: Ein weiteres Hemmnis: Kontakt mit einer Anwaltskanzlei

„Alles, was Sie sagen, kann bei Gericht gegen Sie verwendet werden.“ Ein Arbeitnehmer hat im Laufe seines Lebens generell nur ein selten mit Rechtsanwälten zu tun, meistens aus einer Notwendigkeit heraus oder zumindest unter Umständen, die alles andere als ideal sind. Bei allem Respekt gegenüber Juristen fühlen sich die meisten Menschen beim Kontakt mit Rechtsanwälten unsicher, misstrauen ihnen möglicherweise sogar. Kann ich festgenagelt werden für alles, was ich sage? Kann alles, was ich sage, wirklich gegen mich verwendet werden? Auf welcher Seite steht der Rechtsanwalt im Ernstfall? Auf meiner Seite oder auf Seite des Unternehmens? Was geschieht bei einem Interessenskonflikt? Leitet mein Arbeitgeber meine Meldung an eine externe Partei weiter, die ihre eigenen und nicht meine Interessen verfolgt? Oft gibt es keine eindeutigen und ermutigenden Antworten auf diese Fragen. Arbeitet also der Ombudsmann zufällig auch für eine Anwaltskanzlei, kann dies einer der Gründe sein, warum sich ein Arbeitsnehmer nicht Gehör verschafft.

5: Auslagerung ist gleichzusetzen mit beschränkter Reichweite und längeren Wartezeiten

Im Vergleich mit einer internen Compliance-Abteilung arbeitet der Ombudsmann getrennt vom Unternehmen – nicht nur physisch, sondern auch in Bezug auf das Know-how und Know-who des Unternehmens. Während er oder sie sich zweifellos im Hinblick auf juristische oder Compliance-Belange auskennt, weiß ein externer Ombudsmann in der Regel nicht im Detail über die Zusammenhänge oder die Kultur des Unternehmens, seine Mitarbeiter und Verfahren Bescheid, die für eine schnelle und effektive Handlungsweise in diesen Fällen erforderlich sind. Er oder sie kann die Situation nicht im gleichen Ausmaß im Griff haben wie eine interne juristische oder Compliance-Fachkraft. In der Praxis bedeutet dies, dass selbst bei einem Outsourcen der Melde- und Fallbearbeitungsfunktionen umfangreiche Kommunikationen zwischen dem Ombudsmann und dem Kundenunternehmen erforderlich sind. Dies wiederum führt wahrscheinlich zu einem zeitaufwändigen Hinzuziehen von juristischen und Compliance-Mitarbeitern des Unternehmens. Diese zusätzliche Kommunikationsebene erschwert es, die Anzahl der Personen, die nach dem Need-to-Know-Prinzip über den Fall informiert werden, zu minimieren.

6: Es ist schwierig, eine erstklassige Bearbeitung von Meldungen weltweit anzubieten

Ein multinationales Unternehmen beauftragt in der Regel einen Ombudsmann aus einer Anwaltskanzlei, mit dem es in seinem eigenen Land auf Partnerebene gute Kontakte unterhält. Die meisten Anwaltskanzleien, auch wenn sie Teil einer internationalen Kette sind, pflegen jedoch inländisch orientierte Partnerschaften. Mit anderen Worten, gute Kontakte und der Einsatz von Spitzenkräften im Land A bietet wenig Gewähr dafür, dass auch bei einem Fall im Land B, C oder D Toptalente zum Einsatz kommen. Es ist möglich, dass die Partnerschaft in diesen Ländern andere Prioritäten verfolgt und weniger Kompetenz in diesem Bereich hat. Hinzu kommt, dass die meisten Anwaltskanzleien nicht in allen Ländern der Welt vertreten sind. Stattdessen unterhalten sie eine Reihe lockerer Verbindungen in den Ländern, in denen sie selbst nicht tätig sind. Dies führt selbstverständlich zu Schwankungen hinsichtlich des Engagements für den Kunden und der Qualität der Dienstleistungen. Außerdem werden Meldungen in verschiedenen Sprachen eingehen. Jedes Land hat seine eigenen Sprachanforderungen und die Qualität und Quantität der im jeweiligen Land verfügbaren lokalen Sprachoptionen verstärken diese Schwankungen noch weiter. Dies ist ein wichtiger Faktor, wenn man bedenkt, dass Meldungen über Fehlverhalten häufig auf Ebene eines lokalen Tochterunternehmens und nicht am Hauptsitz des Unternehmens erfolgen. Es ist daher von grundlegender Bedeutung, dass der Umgang mit lokalen Meldungen überall in der Welt von höchstem Standard ist. In der Praxis erfüllen die meisten Anbieter von Ombudsmann-Dienstleistungen diese Anforderungen nicht.

Effektiver Kontakt zwischen Hinweisgebern und Ombudsmann

Alles in allem ist das Ombudsmann-Modell zwar nicht immer so einfach wie allgemein angenommen wird, aber auch nicht unmöglich.

Eine Einbindung in ein zugängliches, anonymes und zuverlässiges Melde- und Kommunikationssystem bietet sich daher an. Eine gut durchdachte SpeakUp-Hotline mit globaler Reichweite und lokaler Relevanz kann zur Entgegennahme von Meldungen eingesetzt werden, die anschließend ggf. in eine beliebige Sprache übersetzt und dann (entweder über Compliance oder direkt) an den Ombudsmann weitergeleitet werden können. Im Anschluss daran kann der Ombudsmann einige oder alle Meldungen weiterverfolgen. Indem wir den Hinweisgebern als ersten Kontaktpunkt eine Integrity-Hotline anbieten, wird Fehlverhalten u. U. häufiger gemeldet. Auch kann das Kommunikationsverfahren zwischen Hinweisgebern und Ombudsmann so strukturiert werden, dass es für die Hinweisgeber zugänglich, praktisch und nicht einschüchternd ist. Der Ombudsmann profitiert ebenfalls von diesem System, da die Kommunikation mit dem Hinweisgeber vereinfacht wird und er bzw. sie bessere Optionen zur Fallbearbeitung erhält. Eine gute Erkennung auf lokaler Ebene erleichtert auch eine zentrale Abwicklung von Fällen, da eine lokale Präsenz des Anbieters von Ombudsmann-Dienstleistungen sich weitgehend erübrigt. Insgesamt ist es möglich, die Vorteile eines Ombudsmann-Systems zu nutzen und gleichzeitig die gewöhnlichen Vorbehalte zu vermeiden, solange das richtige System eingeführt wurde. Sie haben inzwischen wahrscheinlich erraten, welches System wir empfehlen!

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