Fünf Tipps dazu, was Sie in Bezug auf ein Meldesystem für Fehlverhalten tun und lassen sollten

Unser Geschäftssinn lehrt uns, dass Erfahrung ein kostbares Gut ist, wenn es darum geht, Entscheidungen zu treffen. Im Hinblick auf Meldesysteme und -verfahren für Fehlverhalten mangelt es meist an dieser Erfahrung, bevor ein derartiges Verfahren eingeführt wurde. Beachten Sie bei der Einführung von Verfahren also die folgenden Tipps:

Was Sie tun sollten: Stellen Sie sicher, dass die Kommunikation bezüglich des Meldeverfahrens für Fehlverhalten vom CEO ausgeht, der die Richtlinien und deren Grundprinzip unterstützt.

Was Sie vermeiden sollten: Gehen Sie unabhängig von der Kommunikation seitens des CEO nicht davon aus, dass das Verfahren auf allgemeine Zustimmung trifft. Unzählige Wiederholungen, Geduld und vor allem Takt sind im Umgang mit Geschäftseinheiten erforderlich.

Was Sie tun sollten: Stellen Sie sicher, dass das Verfahren von zahlreichen E-Mails, Flyern, Postern und Internetseiten begleitet wird. Es ist einfach nicht möglich, um dieses Thema zu viel Aufhebens zu machen.

Was Sie vermeiden sollten: Treten Sie in diesen Angelegenheiten nicht als Richter und Jury auf. Richten Sie eine Clearingstelle für Meldungen ein, lassen Sie diese professionell prüfen und befolgen Sie dann Ihr vorhandenes Disziplinarverfahren zur Prüfung der Untersuchungsergebnisse.

Es gibt verschiedene Schlüsselelemente für den Erfolg eines Meldesystems für Fehlverhalten.

Was Sie tun sollten: Erkennen Sie die kulturelle Vielseitigkeit Ihres Geschäfts und den Umstand, dass Beschwerden aufgrund kultureller Normen aus manchen Bereichen häufiger eingehen als aus anderen. Begrüßen Sie diese Vielfalt und prangern Sie die Geschäftsführung in Bereichen mit geringen Meldequoten nicht öffentlich an, solange Ihnen die Fakten nicht bekannt sind.

Was Sie vermeiden sollten: Verbringen Sie die Anfangsphase des Verfahrens nicht damit, die Ergebnisse oder Ursprünge der Fälle, geschweige denn die scheinbare Grundursache zu analysieren. Lassen Sie das Verfahren effektiv arbeiten, bevor Sie mit der Analyse beginnen.

Was Sie tun sollten: Beauftragen Sie die richtigen Personen zur Prüfung und Interaktion mit Beschwerdeführern. Ein Drittunternehmen zur Handhabung der ersten Meldung ist der Schlüssel für Objektivität. Nach Eingang einer Beschwerde ist eine angemessene Prüfung zur Bestimmung der nächsten Schritte unerlässlich. Emotionale Intelligenz, Kenntnis des Geschäfts und Führungsqualitäten sind für diese Rolle besonders wichtig.

Was Sie vermeiden sollten: Gehen Sie nicht davon aus, dass Sie das Verfahren über eine Kalkulationstabelle steuern können. Starten Sie Ihr Verfahren unter der Voraussetzung, dass das Meldevolumen vom ersten zum zweiten Jahr um 50 Prozent (Anzahl an Beschwerden insgesamt) ansteigen wird. Führen Sie angemessene Aufzeichnungen, um sicherzustellen, dass dem Schutz der Daten und der Privatsphäre Rechnung getragen wird.

Was Sie tun sollten: Prüfen und ändern Sie das Verfahren kontinuierlich auf der Grundlage Ihrer Erkenntnisse, unabhängig davon, ob sie im ersten oder im fünften Jahr auftreten. Seien Sie immer offen und flexibel gegenüber Verbesserungen.

Was Sie vermeiden sollten: Stufen Sie eingehende Beschwerden nicht als „Dringend“ oder „Sofortmaßnahme“ ein. Derartige Bewertungen machen Ihnen später das Leben schwer, wenn sich Ihre Vorgehensweise nicht mit dieser Einstufung deckt. Anfangs sollten alle eingehenden Beschwerden gleichbehandelt werden. Erst nach Beginn einer Untersuchung, wenn alle Fakten bekannt sind, kann eine richtige Klassifizierung vorgenommen und die zuständige Geschäftsführung informiert werden, soweit dies erforderlich ist.

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