Warum ist diese Frage so wichtig? Hier steht nicht nur die Reputation des Unternehmens auf dem Spiel. Die Mitglieder Ihres Aufsichtsrats sind (persönlich) haftbar, wenn Fälle von Fehlverhalten zu Skandalen werden. Hat der Aufsichtsrat dies nicht unter Kontrolle, drohen den Mitgliedern möglicherweise Gefängnis- und Geldstrafen.
Was bedeutet „unter Kontrolle“ in diesem Zusammenhang also? Denken Sie an einen schweren Fall sexueller Belästigung, der eine Führungskraft involviert und sich außer Sicht der Hauptverwaltung des Unternehmens abspielt. Unter diesen Umständen ist es dringend notwendig, dass die Mitglieder des Aufsichtsrats die relevanten Informationen schnellstmöglich erhalten, damit sie die Verantwortung übernehmen und entsprechend handeln können.
Wie können Sie Fehlverhaltens unter Kontrolle haben?
Zunächst einmal müssen Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit bieten, Fehlverhalten zu melden, um so die relevanten Informationen zu erhalten. Die meisten Unternehmen verfügen über verschiedene Meldekanäle: Die Mitarbeiter können sich an ihre Vorgesetzten oder an die Compliance-/Rechts-/Personalabteilung wenden. In besonders sensiblen Fällen können sie (anonym) über ein Meldesystem Bericht erstatten. Insbesondere überaus sensible Fälle sollten der Hauptverwaltung direkt gemeldet werden.
Die wirkliche Arbeit beginnt, nachdem eine Nachricht über Meldesystem eingegangen ist. Wie können Sie sicherstellen, dass sensible Informationen an die richtige Stelle weitergeleitet werden?
Wir empfehlen die Einrichtung einer Triage oder, wie wir es nennen „zentraler Eingang – dezentrale Bearbeitung“‘.
Kurz gesagt funktioniert es wie folgt: Alle Meldungen gehen zunächst bei einem dedizierten, kleinen (bestehend aus zwei oder drei Mitarbeitern) Empfangsausschuss in der Hauptverwaltung ein. Hier erfolgt die erste Einschätzung: Kann der Fall auf lokaler Ebene bearbeitet werden oder ist er so sensibel, dass eine unverzügliche Eskalation an die Geschäftsführung oder an eine Ethikkommission erforderlich ist?
Zurück zu einer #metoo-Beschwerde über eine Führungskraft: Sensible, geschäftskritische Informationen dürfen nicht für alle Arbeitnehmer in Ihrer Organisation verfügbar sein. Sie müssen nach einem strengen Need-to-Know-Prinzip gehandhabt werden. Alles dreht sich um die Kontrolle von Informationen.
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