Die SpeakUp® Kommunikations-Checkliste

Sich Gehör zu verschaffen ist nicht einfach. Wenn Sie Fehlverhalten zu Tage bringen möchten, müssen Sie zuerst eine Vertrauensbasis schaffen.

Wie? Einfach und positiv, das ist der Schlüssel! 

Soll Fehlverhalten in Ihrer Organisation so früh wie möglich erkannt werden, müssen Ihre Arbeitnehmer ermutigt werden, sich frei zu äußern. Komplizieren Sie die Verfahren nicht zu sehr und vermeiden Sie juristischen Jargon. Seien Sie transparent. Ihre Arbeitnehmer müssen wissen, wann sie sich äußern können, wie sie sich äußern können und was als nächstes geschieht.

Aus diesem Grund ist Kommunikation bei der Einführung eines Meldesystems ein Schlüsselelement des Erfolgs.

SpeakUp ist eine Plattform zum Melden von Fehlverhalten, die einen echten Dialog zwischen Arbeitnehmern und Vertrauenspersonen ermöglicht.

Wir helfen Organisationen, effektiv über SpeakUp zu kommunizieren, indem wir unsere Erfahrungen und die im Verlauf der Jahre entwickelten Best Practices mit ihnen teilen.

Denn eines ist sicher: Jede Organisation ist anders und Sie müssen überlegen, was für Ihre Mitarbeiter angebracht ist.

Checkliste

Bevor wir beginnen

  • Erkennen Sie an, dass es nicht einfach ist, ein Fehlverhalten zu melden …. Insbesondere in Europa mit seinem kulturellen und historischen Hintergrund gibt es viele Länder, in denen es sich einfach nicht gehört, sich zu beschweren.
  • Keiner wird sich melden, wenn nicht bekannt ist, dass diese Möglichkeit existiert: Informieren Sie mit Postern über Videos bis hin zu Spiegelaufklebern in den Waschräumen. Alles ist möglich, aber es muss für die Mitarbeiter in Ihrer Organisation geeignet sein. Überdenken Sie Ihre Kommunikationsstrategie. Warum erweitern Sie Ihr Projektteam nicht durch einen Kommunikationsspezialisten?

 

Die Grundlagen effektiver SpeakUp-Programme

  • Lassen Sie die Mitarbeiter wissen, warum Sie etwas melden sollen: Weil Ihnen Ihre Mitarbeiter wichtig sind und Sie ihre Hilfe benötigen, um richtig zu handeln!
  • Bestimmen Sie Ihre Zielgruppe. Fragen Sie sich, ob Sie nur Ihre Arbeitnehmer ansprechen oder auch Lieferanten und andere Drittparteien einbeziehen möchten. Sind Ihre Arbeitnehmer in einem Büro oder im Betrieb tätig? Verfügt jeder Arbeitnehmer über Zugang zum Internet oder Telefonnetz? Welche Sprache sprechen sie?
  • Teilen Sie ihnen eindeutig mit, was gemeldet werden soll. Es geht hier um Verstöße gegen Ihre Verhaltensregeln. Versuchen Sie also, Beispiele für Situationen anzuführen, die gemeldet werden sollten.
  • Was nun? Ihre Mitarbeiter möchten wissen, wann sie mit einer Antwort rechnen können, wer ihre Meldung liest und wie das Follow-up-Verfahren aussieht. Teilen Sie ihnen mit, was sie erwarten können (und lassen Sie sie nicht länger als eine Woche auf Ihre Antwort warten). Seien Sie transparent und beweisen Sie, dass jede eingegangene Meldung von einem dedizierten Team gründlich geprüft wird.
  • SpeakUp ist eine letzte Instanz zur Meldung schwerwiegender Fälle, wenn Mitarbeiter keine andere Möglichkeit sehen, sich Gehör zu verschaffen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter also auch über andere Meldeoptionen! Beispielsweise ein Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten, der Personalabteilung oder dem Compliance-Team. Machen Sie alle Meldekanäle bekannt und verdeutlichen Sie sie mithilfe eines Ablaufdiagramms oder einer ähnlichen visuellen Darstellung.
  • Mitarbeiter müssen sich sicher fühlen. Lassen Sie Mitarbeiter wissen, dass es risikofrei ist, Fehlverhalten zu melden. Über SpeakUp können Beschwerden sogar anonym vorgebracht werden. Vermeiden Sie starken juristischen Jargon und komplizieren Sie die Verfahren nicht zu sehr. Dadurch werden Hinweisgeber abgeschreckt, und es besteht die Möglichkeit, dass sie sich erst gar nicht melden.
  • Okay, der juristische Aspekt darf nicht vergessen werden … Nehmen Sie wichtige Informationen in Ihre SpeakUp-Richtlinien auf, z. B. über Persönlichkeitsrechte der Hinweisgeber – und bedenken Sie auch die Rechte der Beschuldigten! Oder dass Meldungen nicht untersucht werden können, wenn sie in böser Absicht erfolgen. Bedenken Sie dabei jedoch Folgendes: Die meisten Menschen verstehen juristische Formulierungen nicht. Wenn Mitarbeiter Disziplinarverfahren oder Vergeltungsmaßnahmen zu befürchten haben, meldet sich niemand.

Aufbau von Vertrauen

  • Möchten Sie ein „Whistleblower“ sein? Wahrscheinlich nicht. Vermeiden Sie den Begriff „Whistleblowing“ vollkommen in Ihrer Kommunikation. Alternativen sind: Fehlverhalten oder Integritätsverstöße melden, Bedenken oder Anliegen vorbringen und natürlich (unser persönlicher Favorit) SpeakUp!
  • Vertrauen lässt sich nicht über Nacht aufbauen. Arbeitnehmer und Lieferanten kommen und gehen. Sie benötigen ein kontinuierliches Sensibilisierungsprogramm.
  • Arbeitnehmer melden sich nur, wenn etwas schiefgelaufen ist, Sie müssen also diesen Vertrauensbruch wiedergutmachen.

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