Das Dilemma der Vertrauensperson

Anonymität bildet zwar die Voraussetzung für ein niedrigschwelliges Meldesystem, lässt sich in der Realität aber nicht immer wahren. Außergerichtliche und gerichtliche Verfahren können dazu führen, dass die Vertrauensperson gezwungen ist, die Identität des Hinweisgebers preiszugeben. Dadurch werden nicht nur die Rechte des Hinweisgebers verletzt – das Vertrauen in das interne Meldesystem insgesamt wird erschüttert. Dies schlägt sich dann auch darin nieder, dass die Zahl der Meldungen abnimmt.

Praktische Einschränkungen erhöhen zudem die Meldeschwelle. Dies ist beispielweise dann der Fall, wenn Meldungen nur während der Arbeitszeit gemacht werden können, Besprechungen ausschließlich nach Vereinbarung möglich sind und Kollegen zu kurzfristig von einem anberaumten Termin erfahren.

Eine Organisation hat hier verschiedene Möglichkeiten, wie sie ein Verfahren zur Meldung von Fehlverhalten einrichten kann. Entscheidend für den Erfolg eines Meldeverfahrens ist, die Meldeschwelle möglichst niedrig zu halten. Etwaige Hürden können bewirken, dass eine Meldung gar nicht erst erfolgt und die Unternehmensleitung demnach nicht reagieren kann. Viele Organisationen berufen eine Vertrauensperson, die Hinweise zu Fehlverhalten entgegennimmt. Dies bringt jedoch eine Reihe von Nachteilen mit sich und stellt daher keine geeignete niedrigschwellige Option dar.

Sehen wir uns einige Einschränkungen an, innerhalb derer eine Vertrauensperson agiert: Die Rolle der Vertrauensperson wird oft in Teilzeit von Kolleginnen oder Kollegen ausgeführt, die darüber hinaus für andere Aufgaben zuständig sind. Eine Meldung geht in der Regel unerwartet und oftmals auch zu einem ungünstigen Zeitpunkt ein. Auch kann von einer Vertrauensperson nicht erwartet werden, dass sie über das breite Wissen verfügt, um alle Meldungen – von sexueller Belästigung bis zu komplexen Betrugsfällen – angemessen zu behandeln.

Hinzu kommen Beeinträchtigungen der Vertraulichkeit: Die Berufung zur Vertrauensperson ist oft befristet und die Position wird häufig gewechselt. Möglicherweise ist also die Person, der Sie im vergangenen Monat noch einen vertraulichen Hinweis übermittelten, bereits nicht mehr in einer Position, in der sie diese Information sachgerecht behandeln kann.

Vertrauenspersonen stehen dem Hinweisgeber überdies häufig „zu nah“: Sie arbeiten in derselben Firma, in derselben Abteilung und haben nicht die nötige Distanz zu Unternehmen und Management.

Teilweise auch aus diesem Grund entscheiden Organisationen mitunter, auf eine externe Vertrauensperson zurückzugreifen. So ist zwar für eine größere Distanz zum Hinweisgeber gesorgt, die Meldeschwelle aber kann sich wiederum erhöhen. Zudem müssen sich externe Vertrauenspersonen immer zuerst an Ansprechpartner innerhalb der Organisation wenden, da ihnen die erforderliche interne Detailkenntnis fehlt.

Aus diesen Gründen halten wir den Einsatz einer Vertrauensperson – im Hinblick auf potenzielle Hinweisgeber wie auch Organisationen – für keine optimale Lösung. Um diese Nachteile aus dem Weg zu räumen, hat People Intouch das SpeakUp-System® entwickelt. Diese interne Hotline ist zu 100 Prozent anonym, rund um die Uhr verfügbar und stellt sicher, dass Meldungen an den jeweiligen Verantwortlichen innerhalb der Organisation gesendet werden und sich keine weiteren Personen einmischen können.