Tip til, hvad man skal og ikke skal i forbindelse med et program til rapportering af upassende adfærd

Vores forretningssans fortæller os, at det er værdifuldt at have erfaring, når vi skal træffe beslutninger. Men i forbindelse med systemer til rapportering af upassende adfærd er det sjældent, at vi har erfaring med at etablere en sådan proces. Derfor kan det være en god ide at have følgende i baghovedet ved etablering af processerne:

: Sørg for, at den CEO, der støtter politikken og rationalet bag den, har udsendt tydelig kommunikation om processen for rapportering af upassende adfærd.

: Uanset kommunikationen fra CEO’en må det ikke antages, at alle bakker op om processen. Der kræves utallige gentagelser, tålmodighed og frem for alt takt, når man har med forretningsenheder at gøre.

: Sørg for, at processen understøttes i form af gentagne e-mails, løbesedler, plakater og websider. Der kan simpelthen ikke gøres for meget i den retning.

: Døm ikke selv i klagesager. Nedsæt en clearingcentral, der tager sig af rapporter. Få dem undersøgt professionelt, og følg derefter den gældende disciplinærproces for at gennemgå resultaterne af undersøgelsen.

Succesfuld rapportering af upassende adfærd har flere nøgleelementer

: Anerkend virksomhedens kulturelle diversitet, og vær forberedt på, at der muligvis kommer flere klager fra visse dele af organisationen end andre som følge af forskellige kulturelle normer. Accepter denne diversitet, og henled ikke den øverste ledelses opmærksomhed på områder med lav rapporteringsfrekvens, medmindre omstændighederne er kendt.

: Tilbring ikke de tidlige stadier i processen med at analysere sagsresultater eller -kilder – eller for den sags skyld “de grundlæggende årsager” til upassende adfærd. Lad processen blive håndteret effektivt først, inden der analyseres.

: Ansæt de rette folk til at gennemgå klager og tage kontakt til de personer, der har indgivet klagerne. En tredjepart, der behandler rapporterne i starten, er nøglen til uvildighed. Når klagen er modtaget, er det afgørende at have en passende gennemgang for at afgøre de næste trin. Denne rolle kræver følelsesmæssig intelligens, kendskab til virksomheden og lederskab.

: Gå ikke ud fra, at der kan holdes styr på processen på et regneark. Når processen startes, skal man være klar over, at den vokser med 50 % (det samlede antal klager) fra det første til det andet år. Hold papirarbejdet opdateret for at sikre, at regler om databeskyttelse og privatliv følges.

: Sørg for at udføre løbende gennemgange og justeringer af processen afhængigt af resultaterne, uanset om det er i det første eller det femte år. Vær åben over for forbedringer, og vær fleksibel.

: Lad være med at give indledende klager betegnelser som “haster” eller “kræver omgående handling”, da sådanne kun tjener til at give dårlig samvittighed, hvis anvisningerne ikke blev fulgt. Alle indledende klager bør behandles ens. Det er først, når undersøgelsen er startet, og kendsgerningerne ligger på bordet, at man kan klassificere klagerne korrekt og oplyse den relevante ledelse herom, hvis det er nødvendigt.

Tal med vores eksperter

Vil du lære mere, diskutere idéer eller dele tanker?

Kontakt os

Share this page