SpeakUp®-kommunikationstjekliste

Det er ikke nemt at stå frem. Hvis man vil have folk til at stå frem i forbindelse med upassende adfærd, skal man opbygge tillid.

Hvordan? Hold det enkelt og positivt! 

Hvis organisationen skal kunne registrere upassende adfærd så tidligt som muligt, skal folk føle sig opfordret til at stå frem. Lad være med at gøre tingene alt for komplicerede eller juridiske. Vær gennemsigtige. Folk skal være klar over, hvornår og hvordan de kan stå frem, og hvad der sker bagefter.

Det er grunden til, at kommunikation er så vigtigt, når organisationer beslutter sig for at etablere en klageprocedure.

SpeakUp er en platform til rapportering af upassende adfærd, der er designet til at fremme en ægte dialog mellem medarbejderne og betroede eksperter.

Vi hjælper organisationer med at kommunikere effektivt om SpeakUp ved at dele vores erfaringer og de bedste praksisser, vi har udviklet i løbet af årene.

En ting er helt sikkert: Alle organisationer er forskellige, og I er nødt til at tænke over, hvad der vil fungere for jeres medarbejdere.

Tjekliste

Inden vi går i gang

  • Se i øjnene, at det ikke er nemt at stå frem. Der er mange lande, særligt i Europa, hvor den kulturelle og historiske baggrund betyder, at det stadig ikke ses som noget, man gør.
  • Ingen vil stå frem, hvis de ikke er klar over, at det er en mulighed. Fra plakater og videoer til klistermærker på spejlene i toiletterne. Alt er muligt, men det skal fungere for personerne i organisationen. Tænk over kommunikationsstrategien. Hvorfor ikke inddrage en kommunikationsspecialist i projektteamet?

 

Grundlæggende elementer i effektive SpeakUp-programmer

  • Lad folk vide, hvorfor I som virksomhed vil have dem til at stå frem: Fordi virksomheden sætter pris på sine medarbejdere og har brug for deres hjælp til at handle korrekt!
  • Beslut jer for, hvem målgruppen er: Omfatter den kun jeres egne medarbejdere, eller vil I også have fat i leverandører og andre tredjeparter? Arbejder jeres folk på et kontor eller i marken? Har alle adgang til internettet eller en telefon? Hvilket sprog taler de?
  • Kommuniker tydeligt, hvad man bør rapportere. Det handler om brud på adfærdskodekset, så prøv at give specifikke eksempler på situationer, der bør rapporteres.
  • Hvad nu? Folk vil gerne vide, hvornår de kan forvente at få svar, hvem der modtager deres meddelelse, og hvordan opfølgningsproceduren fungerer. Lad dem vide, hvad de kan forvente (og sørg for at svare inden for en uge). Vær transparent – vis dem, at alle rapporter tages seriøst og behandles af et dedikeret team.
  • SpeakUp er en sidste udvej til at rapportere alvorlige sager, hvis folk ellers ikke føler sig trygge ved at stå frem. Derfor skal de også informeres om andre rapporteringsmetoder. De kan tale med chefen, HR-afdelingen, compliance-teamet osv. Kommuniker alle rapporteringskanaler tydeligt via et diagram eller andre visuelle hjælpemidler.
  • Giv folk tryghed. Lad dem vide, at det er sikkert for dem at rapportere en bekymring. De kan endda indgive en anonym rapport via SpeakUp. Lad være med at gøre det for juridisk eller alt for kompliceret. Det skræmmer folk væk og øger risikoen for, at de slet ikke rapporterer problemet.
  • Men lad os ikke glemme den juridiske side. Medtag vigtige oplysninger i SpeakUp-politikken, f.eks. rapportørens privatlivsrettigheder – og glem ikke den anklagedes rettigheder! Det bør også nævnes, at rapporter ikke kan undersøges, hvis de er indgivet i ond tro. Men husk på, at det er de færreste, der forstår juridisk sprog. Hvis folk frygter for disciplinære sanktioner eller gengældelse, rapporterer de slet ikke.

Opbygning af tillid

  • Er der nogen, der har lyst til at være en “whistleblower“? Sandsynligvis ikke. Det er bedst helt at undgå udtrykket “whistleblowing” i kommunikationen. Brug i stedet f.eks. “rapportere upassende adfærd”, “udtrykke bekymring”, “indberette problemer med integritet” og “stå frem”.
  • Tillid kan ikke opbygges fra den ene dag til den anden. Medarbejdere og leverandører kommer og går. Tænk over en kontinuerlig plan for bevidstgørelse.
  • Folk står frem, hvis der er noget galt, så man skal også gendanne det tillidsbrud!

Tal med vores eksperter

Vil du lære mere, diskutere idéer eller dele tanker?

Kontakt os

Share this page