10 råd til efterforskning af SpeakUp-rapporter

Efterforskning kan være en svær størrelse. Balancegangen mellem at håndtere rettighederne og sikkerheden af de pågældende individer og modstridende rettigheder og interesser er en kompliceret proces, som bør varetages med passende flid. Dette gør sig endnu mere gældende, når efterforskninger er foretaget som en del af jeres SpeakUp-program: Fortrolighed, sikkerhed og tillid er altafgørende hjørnesten i ethvert effektivt SpeakUp-program. Én dårligt håndteret efterforskning kan have katastrofale konsekvenser for programmets omdømme og virkning.

I dette indlæg giver Ludo Block, selvstændig efterforskningskonsulent ved BLOCKINT og Evita Slijper-Sips, specialist indenfor opbygning af SpeakUp-programmer ved People Intouch, jer ti vigtige råd til at have i mente, når I organiserer den opfølgende efterforskningsdel af jeres SpeakUp-program.

I skal til at lancere jeres SpeakUp-program og er klar til at tage imod oplysninger. Nogle oplysninger berettiger måske til en efterforskning. Hvad så?

  1. Vær forberedt

Inden lanceringen af jeres SpeakUp-program, skal I være sikre på, at organisationen er velforberedt på at modtage en besked, som eventuelt kunne berettige til en efterforskning. At være velforberedt starter med at have en efterforskningsprotokol på plads, hvilket som minimum definerer a) hvem har autoritet over og ansvar for efterforskningen, b) processer og fremgangsmåder ved efterforskning, c) de pågældendes rettigheder, d) adgang til (person)data, e) føring af logbøger og f) rapportering. Begynd allerede i dag med at tegne en protokol, da I kunne få brug for den i morgen. Når I skal bruge den, vil der ikke være tid til at tegne den og få den godkendt af, f.eks, virksomhedsnævnet. Desuden er det en nødvendige del af forberedelserne at kortlægge potentielle ledige efterforskere med det samme, så I ved, hvem I kan tage fat i.

  1. Vær kritisk i vurdering af behovet for efterforskning

Når I faktisk sidder med en SpeakUp-rapport, skal I tænke jer om, inden I springer ud i det. En efterforskning er ikke svaret på alle rapporter og er måske overhovedet ikke det bedste svar. Prøv at se på rapporten fra perspektivet af den rapporterende person: Hvad er det egentlig, der går vedkommende på og, hvad ville være et tilfredsstillende udfald? Er det muligt at løse problemet uden at blive nødt til at gå igennem officielle kanaler? Nogle gange giver en oprigtig og ærlig samtale mellem en HR-ansvarlig og de pågældende individer meget mere af værdi end en efterforskning. Med andre ord: Fokuser først på at opbyde tillid med den person, som har bedt om hjælp, i stedet for at gå direkte til at være i efterforskningstankesættet.

  1. Opbyg en hensigtsmæssig og effektiv indledende vurderingsproces.

Det særlige ved at foretage efterforskninger, som en del af jeres SpeakUp-program er målet med at beskytte whistlebloweren. Derfor, jo hurtigere I kan bekræfte og klarlægge de basale oplysninger i forhold til SpeakUp-rapporten, desto hurtigere kan I beslutte om en efterforskning er passende, hvilet øger sikkerheden for den rapporterende. Og når en efterforskning er berettiget, er de grundlæggende oplysninger allerede blevet indsamlet, så efterforskningen kan starte hurtigt uden unødvendig diskussion.

  1. Formuler efterforskningens formål klart og tydeligt

Når den indledende vurdering af en indgivet SpeakUp-rapport, resulterer i en beslutning om at efterforske sagen, er det vigtigt, at man dokumenterer beslutningen, herunder årsagerne, det centrale spørgsmål og formålet ved efterforskningen. Kun et korrekt formuleret spørgsmål og opgave danner et tilstrækkelig grundlag for efterforskeren at udføre sit arbejde og dette bør indeholde formålet med den eventuelle rapport. Er rapporten kun til intern brug eller kunne den også blive brugt i et sagsanlæg? Bliver den –eller kan den blive– overleveret til myndighederne? 

  1. Den ultimative »whistleblower«-beskyttelse: fjern henvisninger til en whistleblower-rapport hvis muligt.

Hvis den indledende gennemgang af en modtaget rapport fører til konkrete beviser, som underbygger SpeakUp-rapporten, overvej da at bruge de beviser, som udgangspunktet for selve efterforskningen. At lade være med at inddrage whistlebloweren, resulterer i den ultimative beskyttelse af ham/ hende. Selvfølgeligt skal dette valg diskutteres med personen, som indgav SpeakUp-rapporten.

  1. Overvej, hvem der skal efterforske

Efterforskning kræver en vis kombination af færdigheder, som ikke alle er udrustet med. Derudover kan de samme kompetencer eller fremgangsmåder ikke bruges til alle slags sager: En #metoo-sag kan ikke sammenlignes med en svigsag. Selvom det almindeligvis vil være den interne jurist, den interne revisor eller den HR-ansvarlige, som vil foretage efterforskninger, garanterer deres uddannelse eller stilling faktisk ikke, at de har de nødvendige kompetencer. Det frarådes at involvere organisations compliance-ansvarlig(e), hvis de skal forblive effektive i at fremme overholdelse af regler.

  1. Omsorgspligt overfor de involverede

I størstedelen af efterforskninger, baseret på SpeakUp-rapporter, er der også en person (eller personen), som er anklaget for at have gjort noget forkert. Det nuværende samfundssyn på håndtering af whistleblowere kunne betyde, at de anklagede hurtigt formodes at være skyldige. Folk er hurtige til at tro, at hvis en whistleblower har brug for så meget beskyttelse, så må han/hun have ret. Men organisationen har ikke kun en omsorgspligt overfor whistlebloweren men helt bestemt også overfor de(n) anklagede.

SpeakUp-rapporter, selv når de er indgivet i god tro, er ikke nødvendigvis altid sande og retvisende. De rapporterede oplysninger var måske forkert eller ufuldstændigt opfanget eller –som sker endnu oftere – har personen, som indgav rapporten, fejltolket oplysningerne som værende noget forkert.

Uskyldsformodningen er et vigtigt princip i kriminalret og bør være lige så vigtigt i enhver efterforskning, hvor fysiske personer mistænkes for at have gjort noget galt. Efter oplysningerne er fastlagte, bør de(n) anklagede derfor få mulighed for ikke kun at udtale sig (som svar på beskyldningerne), men også få retten til at kommentere på et udkast af afgørelsen. Erfaring viser, at det er kun ved at se oplysningen i den rigtige kontekst, at hele historien med alle sine nuancer udfolder sig.

  1. At outsource eller ikke at outsource?

Der er to hovedelementer, som spiller en rolle i beslutningen om at outsource efterforskningen af en rapport. Det første element er potentialet for en interessekonflikt. Hvis en rapport påstår, at ulovligheder bliver begået af direktionsmedlemmer, bør organisationen overveje, hvorvidt en intern efterforskning under autoriten af den samme direktion ville udgøre en (opfattet) interessekonflikt. Hvis bestyrelsesrådet outsourcer efterforskningen ville sådan en (opfattet) interessekonflikt kunne undgås.

Det andet element i beslutningen om at outsource en efterforskning er den tilgængelige efterforskningskapacitet både, hvad angår kvantitet og kvalitet. Det er ikke alle organisationer, som har mulighed for at have interne efterforskningsressourcer: Nogle gange er det langt mere effektivt at have efterforskere på kontrakt.

Selv hvis en organisation har en intern efterforskningskapacitet, er spørgsmålet så om de er i stand til at efterforske en bred vifte af påstand. Håndtering af chikane på arbejdspladsen er meget anderledes fra at udrede en korruptionsintrige, og begge situationer kræver specialiserede kompetencer og erfaringer.

  1. Begræns omdelingen af den endelige rapport

Af natur indeholder efterforskningsrapporter mange detaljer om de pågældende personer såvel som proprietære oplysninger, som tilhører organisationen. Det giver mening at være åben fra starten med alle de involverede, inklusive personen, som indgav SpeakUp-rapporten, omkring hvorvidt de modtager efterforskningens fulde rapport. En opsummering, som angiver detaljer om efterforskningens formål, de vigtige resultater og, hvilke handlinger organisationen har foretaget for at rette op på/ afhjælpe situationen, kan være en tilstrækkelig og passende form for tilbagemelding til den rapporterende person. At have klare retningslinjer på plads angående tilbagemeldinger kan hjælpe med at undgå misforståelser og styre forventninger.

  1. Tænk nøje over sprogbrug

Formålet med et SpeakUp-program er at skabe tidlig gennemsigtighed ved at få folk til at stå frem, således at etiske brud kan forhindres eller opfanges så tidligt som muligt. Med dette i mente, er det meget vigtigt at byde jeres medarbejdere en tillidsfult arbejdsplads, hvor de bliver opfordret til at stå frem. Af denne grund, råder vi til, at jeres kommunikation omkring SpeakUp-programmet undgår at bruge juridisk terminologi, indviklede formelle trin, undtagelser, indviklede omfangsbegrænsninger, rettigheder og pligter – og skræmmende navne som »whistleblower«. I denne kontekst bør i overveje, hvorvidt begrebet »efterforskning« eller »efterforsker« er passande at bruge i jeres kommunikation, procedurer og opfølgning. Fremfor «efterforskning« vil et begreb som ›undersøgelse« måske passe bedre til kulturen i jeres organisation (eller land).

Vi håber, at de overstående råd kan hjælpe jer med at komme i gang med at oprette den opfølgende efterforskningsdel af jeres SpeakUp-program. Vi forstår, at alle organisationer er forskellige og, at forskellige embedsområder muligvis kræver forskellige fremgangsmåder og har forskellige love at overholde. Tøv ikke med at kontakt skribenterne med yderlige spørgsmål. Kontakt Evita (evitasips@peopleintouch.com) med alle jeres spørgsmål angående at indføre og organisere jeres SpeakUp-program, og kontakt Ludo (BLOCKINT.nl) med spørgsmål angående efterforskninger (protokoller, uddannelse, støtte og selve efterforskninger).

Tal med vores eksperter

Vil du lære mere, diskutere idéer eller dele tanker?

Kontakt os

Share this page